Propuesta de sistema de control basado en método ABC para determinar el stock de mercaderías en kalito distribuciones, Jaén 2021

Gavidia Mondragón Lorenza

lgavidiamo@ucvvirtual.edu.pe

Mg. Roberto Carlos Oblitas Otero

roblitas@ucvvirtual.edu.pe

https://orcid.org/0000-0002-6541-7005

Universidad César Vallejo

Moyobamba - Perú

RESUMEN

OBJETIVO: Determinar si este sistema de control permitirá determinar adecuadamente el stock de mercaderías en la empresa. METODOLOGÍA: Fue de tipo aplicada, de nivel correlacional, la técnica empleada fue el análisis documental y entrevista procesados mediante un programa estadístico. RESULTADOS: Los 3 objetivos específicos si se relacionan, el cual se observa que los procesos relacionados con el control de inventario no están estandarizados, y los responsables del almacén y de los procesos logísticos se basan únicamente en su experiencia. CONCLUSIÓN: Va a permitir llevar a cabo la correcta clasificación y distribución de las mercaderías, administrando de manera racional sus inventarios, e identificando aquellos productos que tienen una mayor demanda.

Palabras clave: sistema de control; método ABC de gestión de inventarios; stock de mercaderías.

Proposal for a control system based on the ABC method to determine the stock of merchandise in kalito distribuciones, Jaén 2021

ABSTRACT

OBJECTIVE: To determine if this control system will allow to adequately determine the stock of goods in the company. METHODOLOGY: It was applied type, correlational level, the technique used was the documentary analysis and interview processed through a statistical program. RESULTS: The 3 specific objectives are related, which is observed that the processes related to inventory control are not standardized, and those responsible for the warehouse and logistics processes are based solely on their experience. CONCLUSION: It will allow the correct classification and distribution of goods to be carried out, rationally managing their inventories, and identifying those products that have a greater demand.

Keywords: control system; ABC method of inventory management; stock of merchandise.

Artículo recibido: 05 octubre. 2021

Aceptado para publicación: 02 noviembre 2021

Correspondencia: salycmjm@gmail.com

Conflictos de Interés: Ninguna que declarar

1. INTRODUCCIÓN

Cabe destacar que una de las mayores debilidades que más han caracterizado a las empresas, es poder determinar con exactitud el control de sus inventarios, ya que en más de una ocasión estos se realizaron sin los correspondientes criterios técnicos, al no tenerse implementado una correcta herramienta de administración de almacén que logre llevar de manera adecuada el control de sus inventarios, y como es natural, ha conllevado a que estos negocios no puedan determinar con exactitud el stock de mercaderías.

Problemática local, se debe señalar que desde el inicio de sus actividades, la empresa “Kalito Distribuciones S.R.L.” siempre ha tenido una serie de inconvenientes para implementar adecuadamente su sistema de gestión de inventarios, y que no le está permitiendo llevar de manera correcta el control de sus stocks de mercaderías, con los siguientes efectos adversos en el costo de sus servicios, que en más de una ocasión le ha venido afectando la determinación de sus precios, y observándose que el control de inventarios se hace de acuerdo al criterio de su propietario, sin los mínimos estudios técnicos que permitan establecer, si se están realizando de manera eficiente.

Tales negocios en su mayoría tienen que realizar de manera permanente, inventarios entre sus mercaderías adquiridas, recepcionadas, y comercializadas, a fin de establecer faltantes, mermas y desmedros, tanto por los generados en su almacenamiento, como en sus despachos. De la misma manera se puede mencionar que la problemática detectada en la Empresa Kalito Distribuciones, se circunscribe básicamente a las deficiencias en sus procesos logísticos y operativos, así como a la ineficiente infraestructura de su almacén.

El trabajo de investigación se ha enfocado en la importancia de determinar la pertinencia de proponer un Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, para determinar el stock de mercaderías en Kalito Distribuciones S.R.L., y que le permita llevar de manera eficaz el control de sus inventarios, y una vez obtenidos los resultados, ya estará en condiciones de demostrar las variables que más tendrán efecto en sus operaciones.

En tal sentido, la propuesta surge por la necesidad de estructurar un sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios para determinar el stock de mercaderías en la “Empresa Kalito Distribuciones S.R.L.” en la ciudad de Jaén en el periodo 2021, que vaya acorde con los re sultados que se esperan obtener. Cabe destacar que la empresa inició sus actividades en el año 2021 como una Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada, cuyo giro principal es la venta al por mayor de productos electrodomésticos y otros enseres para el hogar. El domicilio fiscal del negocio es en Pasaje Teniente Pinglo N° 151 Sector Pueblo Nuevo (Mercado 28 de Julio). Se encuentra inscrita con código CIIU N° 51414 y se encuentra empadronada en el Registro Nacional de Proveedores para hacer contrataciones con el Estado Peruano.

Problema General

§ ¿La Propuesta del Sistema de control basado en el método ABC para determinar el stock de mercaderías, le permitirá a la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., determinar adecuadamente el stock de sus mercaderías, Jaén 2021?

Problemas Específicos

§ ¿El Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, mejorará el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén en el año 2021?

§ ¿En qué medida el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, optimizará la gestión del almacén en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021?

§ ¿La Propuesta del Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, tendrá incidencia en la mejora de la información financiera en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021?

Objetivo General

§ Determinar si el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, permitirá determinar adecuadamente el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

Objetivos Específicos

§ Identificar si el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, mejorará el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

§ Establecer en qué medida el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, optimizará la gestión del almacén en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

§ Analizar si la Propuesta del Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, tendrá incidencia en la mejora de la información financiera en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

Hipótesis General

§ El Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, permitirá determinar adecuadamente el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

Hipótesis Específicas

§ El Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, mejorará el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L, Jaén 2021.

§ El Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, optimizará la gestión del almacén en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021

§ La Propuesta del Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, tendrá incidencia en la mejora de la información financiera en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

Antecedentes

(Alvarado, 2018). En su tesis “El método ABC en el control de inventarios y su efecto en la rentabilidad de una microempresa que distribuye insumos de manufactura”, en Ecuador, en la Universidad Técnica del Norte. La recomendación de la investigación es implementar el método de control de inventarios de clasificación ABC, en el cual se realiza el diagnóstico de situación técnica, de manera que se pueda determinar la situación actual de las microempresas. Esta investigación parte de un marco teórico en el que se conceptualiza la gestión de inventarios y el control que se debe dar.

Concluyó que, a través del manejo de la tecnología de recolección y proceso de datos, es posible determinar dónde se ubica el control de inventarios microempresariales, y los resultados obtenidos permiten la ejecución de los cálculos correspondientes para establecer los costos en donde incurrirá al mantener el control de inventarios a través de inventarios. Método de clasificación ABC.

En palabras de (Muñoz, 2017). En su tesis “Sistema de gestión de inventarios de platería La Isla E.U.”, en Colombia, en la Universidad Libre. Luego de analizar y diagnosticar la empresa, se constata que no existe tal sistema de gestión de inventarios en la empresa. Es por ello que no hay control o información insuficiente para comprar y reponer adecuadamente la gestión de productos agotados. Por falta de productos y baja demanda El inventario lento conduce a la pérdida de ventas, lo que conduce a grandes inversiones en productos almacenados.

Concluyó que, en base al método de clasificación de inventarios ABC se determinaron las referencias con mayor movimiento, estas referencias representaron solo el 20% del inventario y generaron el 80% de las ventas, y se estableció la forma más adecuada de administrarlas.

Teorías

Sistema de Control basado en Método ABC, según (Macías, León, & Limón, 2019) es un método que pretende asignar de manera correcta los costos indirectos para mejorar los procesos, aumentando la utilidad de la empresa, entre otros. El método ABC clasifica y examina los artículos más significativos en el inventario de la empresa, discriminándolos de acuerdo a su demanda o a su precio unitario por consumo, es decir, estudiando su porcentaje mayor en el inventario total. (pág.86)

En el método ABC se constituyen tres categorías que especifican los productos según sus preferencias, estableciéndose los Artículos A (mayor importancia), los B (importancia secundaria) y C (poca importancia). No obstante, lo más importante de la clasificación es la identidad de los artículos de mayor condición y los artículos de escasa condición en los extremos de las categorías, por lo cual, el número de clases es inestable, así como el porcentaje de artículos en cada una de ellas. (Macías, León, & Limón, 2019)

Los autores (Veloz Navarrete & Parada Gutiérrez, 2017), citan a Ballou (2004), quien afirma que: La logística está vinculada a la gestión del flujo de material e información a lo largo del proceso de producción para mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente; por ello, mencionó los factores distintivos de las empresas del siglo XXI. En este caso, la única ventaja competitiva que se puede mantener durante mucho tiempo. Integrarlo en una cadena de suministro puede lograr este objetivo, que es más eficaz en general que otras cadenas de suministro que compiten en el mismo mercado.

(Sierra y Acosta, Guzmán Ibarra, & García Mora, 2015) Sustentan que la gestión del almacén y el control de inventarios son habilidades y funciones que todo director de empresa debe alcanzar y distinguir para mejorar las operaciones logísticas de la empresa. El trabajo enfatiza la importancia de cada actividad y cuáles son las principales diferencias.

2. ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS O MATERIALES Y MÉTODOS

Tipo y Diseño de Investigación

La investigación es del tipo aplicada porque genera un análisis sobre un sistema de control en el método ABC de gestión de inventarios para determinar su stock de mercadería.

Su alcance es descriptivo correlacional, porque pretende identificar y precisar el stock de mercadería a través de un método con el objetivo de llevar un control real de inventario.

La investigación presenta un diseño no experimental, ya que solo se basó en recolección de información para responder una hipótesis.

Población

Según la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., la población está constituida por sus siete trabajadores.

Muestra

La muestra estudiada en el presente trabajo comprendió al Administrador y al Encargado del Almacén.

Técnica e Instrumento de Recolección de Datos

El instrumento utilizado para llevar a cabo un adecuado trabajo de campo, fue la guía de entrevista, esta se elaboró y aplicó al Administrador y al Encargado del Almacén.

Procedimientos

· Se realizó una reunión con el Administrador de la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., a quien se le presentó una carta solicitando autorización para realizar el estudio.

· Las entrevistas se realizaron al Administrador y al Encargado del Almacén individualmente, durante el horario de receso. El tiempo para la actividad fue de sesenta minutos.

· Se procederá a determinar los indicadores de gestión de inventarios a fin de establecer su rotación, su demanda por temporadas, de la misma manera se plante la aplicación del Método de Control de Inventarios ABC para identificar los productos con mayor demanda.

· Una vez terminado el trabajo de campo, se transfirió la información a un Excel, donde se ordenó y clasificó la información oportuna, con la finalidad de facilitar la lectura, también se realizó un análisis de los resultados, en donde se tuvo información total del estudio.

Método de Análisis de Datos

Para analizar los datos estadísticos de la técnica ejecutada se ha utilizado el software Microsoft Excel donde se realizó una tabla para tabular los datos recolectados y Gráfico para mostrar la cantidad representativa obtenida.

3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN

Resultados

De acuerdo a la aplicación de la entrevista al Administrador y Encargado del Almacén de empresa Kalito Distribuciones S.R.L., de la ciudad de Jaén, se dio a conocer lo siguiente:

DIMENSIÓN 1 - Identificar los datos exactos de inventarios.

¿La posición de la mercadería y falta de documentación generan un ineficiente control, y que incide de manera inadecuada en la gestión de los inventarios?

Escala

Frecuencia

Porcentaje

50%

Total

100%

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: Como se puede observar en la tabla 2 ante la pregunta; la posición de la mercadería y falta de documentación generan un ineficiente control, y que incide de manera inadecuada en la gestión de los inventarios, un 50% que representa al Encargado de almacén de la empresa indica que sí, ya que no se conoce con exactitud la posición de las mercaderías en todo momento y sobre todo la falta de documentación que refleje sus movimientos, por otro lado, el Administrador que representa el otro 50% indica que no, en razón de que el resultado de un ineficiente control se debe básicamente a la falta de herramientas informáticas que permita controlar los movimientos rutinarios de mercaderías, y sobre todo conocer adecuadamente su posición real dentro del almacén.

DIMENSIÓN 2 - Aplicar Método

¿Estarían dispuestos a implementar el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios?

Escala

Frecuencia

Porcentaje

100%

Total

100%

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: Como se puede observar en la tabla 7 ante la pregunta; está de acuerdo con implementar el método ABC de gestión de inventarios que se basa de manera implícita en la regla del 80/20, el 100% representado por el Administrador y Encargado de almacén asegura que sí, ya que la regla del 80/20 se considera un principio que permite determinar de manera puntual el esfuerzo realizado en la generación de las ventas, y su efecto en la determinación de los resultados, en otras palabras, el 20% de los productos que comercializa la empresa van a generar el 80% del movimiento de las mercaderías, en tanto que el 80% de las mercaderías, van a generar el 20% de estos movimientos.

DIMENSIÓN 3 - Determinación de Existencias

¿Se encuentra debidamente estructurado el almacén de la empresa?

Escala

Frecuencia

Porcentaje

100%

Total

100%

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: Como se puede observar en la tabla 10 ante la pregunta; Se encuentra debidamente estructurado el almacén de la empresa, el 100% representado por el Administrador y Encargado de almacén asegura que no, básicamente se encuentra estructurado para acoger las mercaderías que llegan a la empresa, conjuntamente con su descarga, control, manipulación, almacenaje, pesaje y picking, pero en más de una oportunidad se han presentado inconvenientes en su operatividad, debido a la ineficiente infraestructura de almacén.

DIMENSIÓN 4 - Valorización de Existencias

¿Se toman las medidas necesarias a fin de prevenir productos caducados o deteriorados?

Escala

Frecuencia

Porcentaje

100%

Total

100%

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: Como se puede apreciar en la tabla 14 ante la pregunta; se toman las medidas necesarias a fin de prevenir productos caducados o deteriorados, el 100% representado por el Administrador y Encargado de almacén sostiene que no se toman las medidas que se requieren a fin de prevenir que las mercaderías se deterioren o caduquen, demostrando que está ocasionando pérdidas y mermas, por lo que no se está en condiciones de poder vender los productos ya que se encuentran en mal estado o vencidos.

Discusión de los Resultados

En este capítulo, se presenta la discusión de dichos resultados encontrados tomando en cuenta a los objetivos planteados, con apoyo de los antecedentes y teorías describiendo los fenómenos encontrados en alineación con la problemática definida.

Objetivo específico 1: Identificar si el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, mejorará el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

De acuerdo a la entrevista realizada al Administrador y Encargado de almacén, frente a la pregunta N°02 ¿Se aplica un adecuado control de inventarios en la empresa?, se observó que la empresa carece de un adecuado control de inventarios, debido a que emplea controles simples que no refleja en detalle el movimiento de las mercaderías, y que como es natural, genera desorden y un acentuado desbalance financiero, así mismo, a causa de estos controles, no se conoce a profundidad la demanda de mercaderías, es decir, no se conoce con exactitud qué productos se comercializan más, y cuales se venden menos.

Objetivo específico 2: Establecer en qué medida el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, optimizará la gestión del almacén en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

De acuerdo a la pregunta N°09 ¿Se encuentra debidamente estructurado el almacén de la empresa?, se obtuvo que básicamente se encuentra estructurado para acoger las mercaderías que llegan a la empresa, conjuntamente con su descarga, control, manipulación, almacenaje, pesaje y picking, pero en más de una oportunidad se han presentado inconvenientes en su operatividad, debido a la ineficiente infraestructura de almacén.

Objetivo específico 3: Analizar si la Propuesta del Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, tendrá incidencia en la mejora de la información financiera en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

Realizando el análisis documental, se obtuvo información que las pérdidas generadas en los tres últimos años fueron por el inadecuado control y gestión de inventarios, ascendiendo aproximadamente al 6.3% del total de las mercaderías comercializadas, y a pesar de estos faltantes totalmente documentados, no se han tomado las medidas correctivas necesarias para evitar que estos faltantes se sigan sucediendo.

4. CONCLUSIÓN O CONSIDERACIONES FINALES

· Se llegó a determinar que el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, permite determinar adecuadamente el stock de mercaderías, así como sus actuales procesos de control y gestión en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., Jaén 2021.

· Se identificó que el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, mejorará el stock de mercaderías en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., a través de la aplicación de la propuesta la cual permitirá llevar a cabo el monitoreo periódico a cada producto comercializado, reduciendo por consiguiente las mermas que en más de una ocasión han sobrepasado el 2% de las mercaderías almacenadas.

· El Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, optimizará la gestión del almacén en la empresa Kalito Distribuciones S.R.L., si bien se observa que el almacén en más de una oportunidad se ha tenido inconvenientes en su operatividad, por lo que el método ABC de gestión de inventarios va a permitir llevar a cabo la correcta clasificación y distribución de las mercaderías, administrando de manera racional sus inventarios, e identificando aquellos productos que tienen una mayor demanda.

· Se analizó que el método ABC de gestión de inventarios tendrá incidencia en la mejora de la información financiera, en razón de que permitirá conocer debidamente los procesos de adquisiciones, almacenamiento, abastecimiento y ventas, y sobre todo va a procurar que los inventarios sean administrados de manera eficaz y eficiente.

Propuesta

La propuesta permitirá desarrollar un conjunto de herramientas con la finalidad de resolver los inconvenientes que actualmente tiene la empresa en materia de control de sus inventarios, y en la inadecuada determinación del stock de sus mercaderías, procurando asimismo, resolver dichos problemas, mejorando por consiguiente el desempeño de sus procesos logísticos.

El objetivo central de la propuesta es proporcionar a la empresa, los instrumentos necesarios para determinar de manera fehaciente el stock de sus mercaderías, así como llevar a cabo un eficaz control de su inventario.

En tal sentido, y con la finalidad de que se mantengan niveles óptimos del inventario de mercaderías, la empresa tendrá que cumplir necesariamente con los siguientes lineamientos:

§ Implementar el Sistema de control basado en el método ABC de gestión de inventarios, que le permita determinar adecuadamente su stock de mercaderías.

§ Llevar a cabo inventarios mensuales de sus inventarios, o en su defecto, realizar inventarios de manera inopinada, pero en tiempos bastante cortos.

§ El inventario no deberá ser realizado por personal del almacén, sino por personal del área de contabilidad.

§ Llevar un registro o reporte por cada inventario realizado, el mismo que contendrá toda la información requerida, como fecha del inventario, nombres, apellidos y firmas de los encargados del inventario, y en su caso, consignar debidamente los faltantes y sobrantes encontrados.

§ De encontrarse diferencias entre la información reportada por parte del almacén, y el inventario consignado por el área de contabilidad, estas inconsistencias deberán informarse oportunamente a la administración para que tome los correctivos necesarios.

Clasificación de los productos

La empresa Kalito Distribuciones S.R.L. ofrece más de 1,200 productos y para describir cada uno de ellos, hemos recurrido al ejemplo de Clasificación de las Mercancías que hace la SUNAT - Aduana Peruana, para poder englobar todos los productos en los siguientes grupos:

§ Por materia constitutiva.

§ Por uso y función.

Clasificación de los Productos - Materia Constitutiva

Serie	Denominación	Aporte porcentual
001	Productos plástico
002	Productos loza	64%
003	Productos de aluminio
004	Productos de acero	23%
005	Productos de vidrio

Clasificación de los Productos – división el uso y función

Serie	Denominación	Aporte porcentual
006	Artefactos: cocina a gas	13%

Distribución ABC de Familia de Artículos

Productos	% Del Total	% Acumulado	Aporte %	Clasificación ABC
Productos de plástico	37%	37%		A
Productos de loza	14%	51%	64%	A
Productos de aluminio	13%	64%		A
Productos de acero	12%	76%	23%	B
Productos de vidrio	11%	87%		B
Electrodomésticos	7%	94%	13%	C
artefactos: cocinas	6%	100%		C

§ En la clasificación “A”, se consignarán los productos que corresponden al grupo de familia de plásticos, loza y aluminio.

§ En la clasificación “B”, se consignarán los productos que corresponden al grupo de familia de acero y vidrios.

§ En la clasificación “C”, se consignarán los productos que corresponden al grupo de familia de televisores, refrigeradora, lavadora y cocinas a gas.

Una vez elaborada la clasificación “ABC”, se tendrá que hacer la redistribución de las mercaderías dentro del almacén:

§ Los productos catalogados como “A” deberán estar ubicados cerca de la puerta de ingreso.

§ Los productos catalogados como “B” deberán estar ubicados en puntos estratégicos.

§ En tanto los productos catalogados como “C” deberán estar ubicados de manera indistinta.

5. LISTA DE REFERENCIAS

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