ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE ARCHIVOS PARA
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
ANALYSIS AND DESIGN OF A FILE MANAGEMENT
WEB SYSTEM FOR EDUCATIONAL INSTITUTIONS
Luis Angel Riano Calixto
Tecnológico Nacional de México, México
MTI. Uziel Trujillo Colón
Universidad Autónoma de Guerrero, México
pág. 4542
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v8i3.11666
Análisis y Diseño de un Sistema de Gestión de Archivos para
Instituciones Educativas
Luis Angel Riano Calixto
1
MM22320017@acapulco.tecnm.mx
https://orcid.org/0000-0002-6711-063X
Tecnológico Nacional de México
IT de Acapulco
México
MTI. Uziel Trujillo Colón
Uziel.trujillo@gmail.com
https://orcid.org/0009-0006-8238-6163
Universidad Autónoma de Guerrero
México
RESUMEN
En este artículo, se presenta el análisis y diseño de un sistema web que ayudé a la administración de
archivos en instituciones educativas, tanto de los alumnos como de la misma institución tales como
actas, constancias, certificados, diplomas, entre otros. Facilitando un respaldo digital, además un
módulo que ayude a la administración de préstamos de los archivos y otro módulo que ayude en la
administración de las migraciones que tienen estos archivos al cambiar de lugar físico. El proceso de
administración actual en algunas instituciones presenta ciertos inconvenientes tanto en el registro de los
archivos como en la búsqueda física de ellos. Por esta razón se hizo el análisis y diseño del sistema de
web, para tener una correcta administración de todos estos procesos que involucran a los archivos de la
institución. Este análisis proporciona una visión general que permite comprender cómo el sistema
beneficiaría a todos los usuarios involucrados, contribuyendo así a ofrecer un servicio de mayor calidad.
Palabras clave: cascada, educación, guerrero, gestión, sistema web
1
Autor principal
Correspondencia: MM22320017@acapulco.tecnm.mx
pág. 4543
Analysis And Design Of A File Management Web System For Educational
Institutions
ABSTRACT
In this article, the analysis and design of a web system aimed at assisting in file management within
educational institutions is presented. This system encompasses documents pertaining to both students
and the institution itself, such as records, certificates, diplomas, among others. Facilitating a digital
backup, in addition to a module that helps in the administration of file loans and another module that
helps in the administration of the migrations that these files have when changing physical location.
The current administrative process in some institutions presents certain drawbacks in both file
registration and physical retrieval. Hence, the analysis and design of the web system are proposed to
ensure proper management of all processes involving institutional files. This analysis provides an
overview that helps understand how the system would benefit all involved users, thereby contributing
to delivering a higher quality service.
Keywords: education, guerrero, management, web system, waterfall
Artículo recibido 20 mayo 2024
Aceptado para publicación: 08 junio 2024
pág. 4544
INTRODUCCIÓN
En el estado de Guerrero, las instituciones educativas enfrentan el desafío de gestionar una gran cantidad
de documentos generados por estudiantes, personal educativo y administrativo, tales como certificados,
declaraciones y registros académicos. Este proceso se lleva a cabo principalmente de forma manual o
mediante hojas de cálculo, lo cual es ineficiente y propenso a errores. La acumulación de documentos
en archivadores físicos dificulta su búsqueda y acceso, ralentizando las operaciones administrativas.
Para abordar estas limitaciones, se propone la creación de un Sistema Web de Gestión de Archivos para
agilizar los procesos y permitir la creación de copias de seguridad digitales. Esta solución mejora el
acceso a la información, reduce errores y ahorra tiempo al personal involucrado.
La digitalización de archivos ayudará a reducir el uso de espacio físico y los costos de mantenimiento
del lugar de almacenamiento. Al transitar gradualmente los archivos al formato digital, también se
mitigarán posibles daños como factores ambientales o pérdida de legibilidad con el tiempo.
El sistema está basado en la metodología de cascada, la cual ofrece un análisis exhaustivo del problema
y su resolución.
METODOLOGÍA
Para el desarrollo del sistema web se analizó de manera global la problemática que se tiene en las
instituciones para tener conocimiento de la magnitud del problema, gracias a esto se optó por el uso de
la metodología en cascada [1] por sus fases que son sencillas pero muy bien establecidas lo cual permite
analizar a fondo la problemática y darle una solución efectiva.
Desarrollada por Sommerville, la metodología de cascada [20] está compuesta por 5 fases las cuales
son:
▪ Definición de requerimientos
▪ Diseño del sistema
▪ Implementación
▪ Integración
▪ Manteamiento
Esta metodología es una de las más usadas en proyectos que necesitan tener un análisis profundo.
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A continuación, se desarrollarán las dos primeras etapas de la metodología, análisis y diseño, en la cual
se describen los procesos que se realizaron para diseñar el prototipo del Sistema Web.
Ilustración 1:Modelo de Cascada.
Fuente: Elaboración propia
Adquisición de Requisitos: Entrevista
Para recopilar los requisitos del sistema, se eligió un enfoque cualitativo para comprender
profundamente los procesos necesarios del sistema web. Con este propósito, se decidió utilizar la
entrevista no estructurada [23] como método de recolección de datos, debido a su flexibilidad y
capacidad para abordar en detalle los aspectos clave que serán relevantes en el diseño futuro del sistema.
Algunas de las ventajas de este enfoque incluyen:
▪ Flexibilidad y apertura, aunque orientadas por los objetivos de la investigación.
▪ El investigador controla las preguntas, su contenido, orden y formulación, pudiendo adaptarlas según
las situaciones y características de los sujetos estudiados.
▪ El entrevistado tiene la libertad de dar sus respuestas.
▪ Se emplea un instrumento guía que contiene las directrices de los temas a tratar.
▪ Es muy útil para estudios exploratorios, descriptivos y cualitativos.
▪ Adaptable y aplicable a todo tipo de sujetos en diversas situaciones.
▪ Permite profundizar en los temas de interés.
▪ Orienta posibles hipótesis y variables al explorar nuevas áreas.
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La población de estudio abarca a todas las personas que forman parte de nuestra investigación. En este
caso, incluye a usuarios de instituciones educativas como directores, ingenieros de sistemas y personal
administrativo. Se realizaron entrevistas tanto virtuales como presenciales.
Las primeras reuniones presenciales involucraron al ingeniero de sistemas encargado de los campus de
CECyTEG, quien tenía un entendimiento general de los objetivos del sistema web. Estas sesiones se
llevaron a cabo en el Campus Acapulco del TecNM, con una duración promedio de 1 hora cada una,
durante las cuales se identificaron los principales requisitos del sistema.
Posteriormente, se realizaron un par de reuniones virtuales con el ingeniero, el director y el encargado
de la gestión de archivos en las instalaciones centrales de CECyTEG ubicadas en Chilpancingo, Gro.
En estas reuniones, se obtuvieron requisitos adicionales, esta vez desde la perspectiva de los usuarios
finales del sistema, con una duración aproximada de 1 hora cada una.
Los requisitos obtenidos se dividieron en dos partes: requisitos funcionales y no funcionales [5]. Estos
fueron enumerados y presentados a las respectivas autoridades para su aprobación.
Tabla 1: Requerimientos Funcionales del Sistema [Modulo de Archivos] (Usuario: director general)
RF1.
El sistema debe contar con la sección para Registro de Archivos.
RF1.1
El usuario podrá dar de alta Archivos.
RF1.2.
El usuario podrá filtrar los registros por fechas.
RF1.3.
El usuario podrá consultar información de Archivos.
RF1.4.
El usuario podrá descargar el documento enlazado al registro.
RF1.5.
El usuario podrá descargar el listado de los Archivos.
Fuente: Elaboración propia
Tabla 2: Requerimientos Funcionales del Sistema [Modulo de Prestamos] (Usuario: director general)
RF2.
RF2.1.
RF2.2.
RF2.3.
RF2.6.
RF2.7.
Fuente: Elaboración propia
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Tabla 3: Requerimientos Funcionales del Sistema [Modulo de Migraciones] (Usuario: director general)
RF3.
RF3.1.
RF3.2.
RF3.4.
RF3.6.
RF3.9.
Fuente: Elaboración propia
En las tablas anteriores se muestran algunos requerimientos funcionales (RF) del usuario con mayor
autoridad en el sistema (director general), este tiene todos los permisos y todas las opciones disponibles
de los tres módulos, además de este usuario existen dos usuarios con menor autoridad.
Tabla 4: Requerimientos no Funcionales
RNF1.
El sistema deberá mostrar los colores establecidos.
RNF2.
El sistema deberá presentar la tipografía establecida.
RNF8.
El sistema debe ser compatible con diversas plataformas con cambios
mínimos requeridos.
RNF9.
El sistema debe ser confiable y cumplir con los requisitos del usuario
de manera consistente.
RNF10.
El sistema debe ser interoperable con otros sistemas.
Fuente: Elaboración propia
En la tabla anterior se listan algunos de los RNF qué deben estar presentes en el sistema para darle un
mejor producto al cliente.
Selección de herramientas
Las tecnologías por utilizar serán: Laravel, MySQL, Ajax, GitHub y Laragon. Estas herramientas se
especificaron en las reuniones que se tuvieron para tener una armonía con el resto del sistema que se
tiene, para así facilitar su mantenimiento a futuro.
Selección de arquitectura
La arquitectura por utilizar es MVC por su forma de repartir las responsabilidades entre el modelo, la
vista y el controlador y la organización del código de manera estructurada.
Siguiendo las faces metodología de cascada a partir de los requerimientos RF y RNF obtenidos se
desarrollaron todos los diseños del sistema, mapas, modelo de negocios, diagramas, etc. Para comprobar
que realmente el sistema se va desarrollando conforme a lo que se necesita.
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RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Diseño
Modelos de negocio
Para comprender cómo se llevan a cabo los procesos, se utilizó el modelo de negocio y se crearon
representaciones gráficas detalladas. A continuación, se presentan estos modelos.
Ilustración 2: Modelo de negocios para el registro de archivos.
Fuente: Elaboración propia
Ilustración 3: Modelo de negocios para el registro de préstamos.
Fuente: Elaboración propia
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Ilustración 4: Modelo de negocios para la devolución de archivos prestados.
Fuente: Elaboración propia
Ilustración 5: Modelo de negocios para el registro de migraciones.
Fuente: Elaboración propia
Diagramas de caso de uso
Para darse una idea de cómo se van a repartir las responsabilidades se crearon diversos diagramas de
caso de uso, para ayudarnos de manera gráfica a captar todas las responsabilidades de los usuarios.
A continuación, se muestran los casos de uso de los módulos.
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Ilustración 6:Caso de uso del Módulo de Archivos.
Fuente: Elaboración propia
Ilustración 7: Caso de uso del Módulo de Prestamos.
Fuente: Elaboración propia
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Ilustración 8: Caso de uso del Módulo de Migración.
Fuente: Elaboración propia
Diagrama de arquitectura
Se elaboró un diagrama de arquitectura y componentes basado en los ejemplos de UML Distilled [8]
para representar la estructura de los módulos en el sistema. Los diagramas se muestran a continuación.
Ilustración 9: Diagrama de arquitectura.
Fuente: Elaboración propia
pág. 4552
Ilustración 10: Diagrama de componentes.
Fuente: Elaboración propia
Diagrama de navegación
Para tener una idea de cómo será la navegación por el sistema, se realizó un diagrama de navegación
para ilustrar gráficamente las rutas que tomaran los usuarios.
Ilustración 11: Mapa de navegación.
Fuente: Elaboración propia
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Diagramas de clases
Para tener una idea de cómo estará estructurada la Base de Datos, se crearon los diagramas de clases
con los módulos que se trabajarán. Esto ayudará a una mejor compresión y se podrá tener un mejor
resultado.
Ilustración 12: Diagrama de clases de los módulos de administración de archivos.
Fuente: Elaboración propia.
Diseño de interfaces
Como parte del análisis en las etapas iniciales de la metodología de cascada [20], los resultados
obtenidos incluyen los diseños de las interfaces que se utilizarán y la aprobación de una institución que
cooperó proporcionando retroalimentación para ofrecer un sistema de calidad.
Ilustración 13: Diseño de Interfaz: Login.
Fuente: Elaboración propia.
pág. 4554
Ilustración 14: Diseño de Interfaz: Listado de registros.
Fuente: Elaboración propia.
Ilustración 15:Diseño de Interfaz: Ventana de registro, modificación y vista.
Fuente: Elaboración propia.
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Ilustración 16: Diseño de Interfaz: Ventana emergente de eliminación de registro.
Fuente: Elaboración propia.
CONCLUSIONES
Este sistema web tiene como objetivo apoyar significativamente a los administradores en el
mantenimiento de un mejor control sobre los archivos de la institución, resultando en tiempos de
respuesta mejorados y una mayor calidad general. Basado en los comentarios y los requisitos
recopilados durante las reuniones, se puede concluir que este sistema es esencial para las instituciones,
ya que apoya el desarrollo tecnológico dentro de un contexto administrativo para las instituciones
educativas. Contribuye a modernizar los métodos tradicionales de gestión administrativa.
Además, la futura implementación de este sistema web proporciona una plataforma centralizada y
accesible que facilita el acceso y la gestión de la documentación de manera eficiente. Al automatizar
procesos que antes eran manuales y propensos a errores, se reduce la posibilidad de pérdidas de
información y se asegura una mayor precisión en la gestión de archivos. Esto no solo mejora la
eficiencia operativa, sino que también libera tiempo para que los administradores se concentren en
tareas más estratégicas y de valor añadido. En última instancia, la integración de esta tecnología no solo
optimiza los procesos administrativos, sino que también contribuye a un entorno educativo más
organizado y eficiente, apoyando así el crecimiento y la innovación dentro de la institución.
pág. 4556
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