LA EVOLUCIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN
DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EN LA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS EN SU RELACIÓN
CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁREA
ADMINISTRATIVA DEL CONSORCIO VBV CONSULTORES,
DEL CANTÓN MACHALA
THE EVOLUTION OF INFORMATION AND DOCUMENTATION
MANAGEMENT PROCESSES IN BUSINESS ADMINISTRATION IN ITS
RELATIONSHIP WITH DOCUMENT MANAGEMENT IN THE
ADMINISTRATIVE AREA OF THE VBV CONSULTORES CONSORTIUM,
OF THE MACHALA CANTON
Azucena Yecenia Guerra Rosales
Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño, Ecuador
Liana Johanna Galarza Medina
Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño, Ecuador
pág. 2545
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v8i4.12505
La Evolución de los Procesos de Gestión de Información y Documentación
en la Administración de Empresas en su Relación con la Gestión
Documental en el Área Administrativa del Consorcio VBV Consultores, del
Cantón Machala
Azucena Yecenia Guerra Rosales1
razucena69@hotmail.com
https://orcid.org/0000-0003-4795-6125
Instituto Superior Tecnológico
Ismael Pérez Pazmiño
Machala – Ecuador
Liana Johanna Galarza Medina
liana.galarza@instipp.edu.ec
https://orcid.org/0009-0008-4967-1610
Instituto Superior Tecnológico
Ismael Pérez Pazmiño
Machala – Ecuador
RESUMEN
La gestión documental empresarial enfrenta desafíos que impactan la eficiencia de las operaciones
administrativas. Este estudio orientado al Consorcio VBV Consultores en Machala, entre 2023 y 2025,
busca optimizar procesos y manejo de archivos mediante normativas técnicas. Se busca organizar y
categorizar documentos lógicamente para facilitar su localización y uso, mejorando el flujo de trabajo
interno y la productividad de los colaboradores. El objetivo principal es evaluar y optimizar la
estructura, procesos, políticas y controles de la gestión documental para aumentar la eficiencia,
seguridad y cumplimiento normativo en el manejo de documentos. Se utilizará el método cualitativo
descriptivo para garantizar resultados válidos y fiables. El estudio incluirá la descripción de los procesos
actuales en el Consorcio, identificando áreas de mejora a través de revisiones bibliográficas y entrevistas
con funcionarias, así como observaciones en el lugar de trabajo. Posteriormente, se analizarán los datos
para identificar patrones en la gestión documental. Los resultados indican que una gestión documental
efectiva es importante para el éxito estratégico, decisiones eficientes y transparencia administrativa,
proporcionando información veraz y oportuna. Al contrario, una gestión inadecuada puede ocasionar la
pérdida de documentos, problemas de acceso, riesgos de seguridad; afectando el rendimiento y estado
de ánimo de los empleados.
Palabras Claves: eficiencia, gestión documental, organización documental
1
Autor principal
Correspondencia: razucena69@hotmail.com
pág. 2546
The Evolution of Information and Documentation Management Processes
in Business Administration in its Relationship with Document Management
in the Administrative Area of the VBV Consultores Consortium, of the
Machala Canton
ABSTRACT
Enterprise document management faces challenges that impact the efficiency of administrative
operations. This study, oriented towards the VBV Consultores Consortium in Machala between 2023
and 2025, aims to optimize processes and file management through technical standards. The goal is to
organize and categorize documents logically to facilitate their location and use, improving internal
workflow and staff productivity. The primary objective is to evaluate and optimize the structure,
processes, policies, and controls of document management to increase efficiency, security, and
regulatory compliance in document handling. The descriptive qualitative method will be used to ensure
valid and reliable results. The study will include a description of the current processes in the
Consortium, identifying areas for improvement through bibliographic reviews and interviews with staff,
as well as workplace observations. Subsequently, the data will be analyzed to identify patterns in
document management. The results indicate that effective document management is important for
strategic success, efficient decision-making, and administrative transparency, providing accurate and
timely information. Conversely, inadequate management can lead to document loss, access issues, and
security risks, affecting employee performance and morale.
Keywords: efficiency, document management, document organization
Artículo recibido 17 junio 2024
Aceptado para publicación: 19 julio 2024
pág. 2547
INTRODUCCIÓN
La gestión de información y documentación ha sido siempre un componente esencial en la
administración de empresas, desempeñando un papel fundamental en la organización y el
funcionamiento eficiente de las mismas. Tradicionalmente, estos procesos se llevaban a cabo de manera
manual, implicando un considerable esfuerzo humano y recursos materiales. Los métodos manuales de
gestión documental incluían el uso de archivos físicos, registros en papel y sistemas de clasificación
rudimentarios, los cuales, aunque efectivos en su época, presentaban limitaciones significativas en
términos de velocidad, precisión y accesibilidad.
Con el advenimiento de las tecnologías digitales, la gestión documental manual ha tenido que adaptarse
y evolucionar para mantenerse relevante. A pesar de los avances tecnológicos, muchas empresas aún
dependen en gran medida de procesos manuales para la gestión de su información y documentación.
Este artículo analiza la evolución de estos procesos, destacando las ventajas y desventajas de la gestión
documental manual en el contexto actual de administración de empresas.
Se observarán las metodologías tradicionales de gestión de documentos, las prácticas comunes y los
desafíos que enfrentan las organizaciones al utilizar sistemas manuales. Además, se investigarán las
innovaciones que han surgido para mejorar estos procesos, manteniendo los principios de la gestión
documental manual, pero integrando técnicas y herramientas que permiten una mayor eficiencia y
precisión. Finalmente, se discutirán las perspectivas futuras y el papel continuo de la gestión documental
manual en la era digital, enfatizando su relevancia y adaptación en un entorno empresarial en constante
cambio.
METODOLOGÍA
La metodología de estudio a utilizar dentro de la investigación propuesta es el Método Cualitativo
Descriptivo, direccionada a la comprensión y descripción detallada de los procesos y prácticas actuales
de gestión documental en el Consorcio VBV Consultores; mismo que es adecuado porque permite
analizar y describir las percepciones y experiencias de los empleados en relación con la gestión
documental.
pág. 2548
El diseño de la Investigación Cualitativa Descriptiva, evalúa y optimiza la estructura, procesos, políticas
y controles de la gestión documental contribuyendo a aumentar la eficiencia, seguridad y cumplimiento
normativo en el manejo de documentos.
La Población, los Empleados del área administrativa del Consorcio VBV Consultores; y la muestra, fue
la selección de empleados que tienen conocimiento y experiencia empírica en el manejo de los archivos.
Se utilizará un muestreo aproximado de quince (15) empleados para garantizar una representación
adecuada y suficiente profundidad de información.
Una vez aplicada la metodología de investigación, se podrá efectuar un análisis de datos, para interpretar
la información obtenida de las entrevistas y observaciones, identificando patrones a seguir en la gestión
documental.
Asimismo, se prestará especial atención a la seguridad de la información, evaluando la implementación
de controles de acceso, la integridad de los datos y la capacidad de recuperación ante incidentes. La
investigación también monitoreará la presencia y diversidad de herramientas de gestión documental, así
como la calidad general de la gestión documental, a través de la incidencia de errores y la
retroalimentación del personal.
Además, se analizarán los costos y beneficios económicos asociados a la implementación de sistemas
de gestión documental eficientes. Los datos obtenidos serán sometidos a un análisis estadístico
exhaustivo, utilizando pruebas de comparación de medidas y análisis de tendencias. Se espera que la
implementación de estos sistemas contribuya significativamente a la optimización de los procesos
administrativos, mejorando la toma de decisiones y generando beneficios económicos y operativos para
la empresa.
Por otra parte, se aplicará el sistema experimental, que se centrará en la recopilación de datos empíricos
para investigar los procedimientos y métodos utilizados por los profesionales del Consorcio VBV
Consultores en cuanto a la gestión, organización eficiente, eliminación de documentos obsoletos, la
actualización de registros y la conservación adecuada de los documentos históricos.
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RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El resultado de este estudio ha determinado que el éxito en los objetivos estratégicos, la toma de
decisiones eficiente y la transparencia administrativa en el Consorcio VBV Consultores dependen de
una gestión documental efectiva que proporcione información veraz, confiable, íntegra y oportuna.
Así también, una gestión documental inadecuada, incurre en la pérdida de documentos, falta de acceso
a la información, poner en riesgo la seguridad de la misma, al exponerla frente a personal no autorizado,
filtración de datos y violación de la privacidad.
Otro aspecto importante, la falta de espacio físico para la documentación, puede ocasionar diversos
problemas que afectan tanto la operatividad diaria como la eficiencia y seguridad del Consorcio; al
mismo tiempo, el ambiente de trabajo puede resultar ineficiente y estresante, debido a la falta de orden,
afectando el estado de ánimo y el rendimiento de los empleados.
CONCLUSIONES
Basándonos en los resultados y las discusiones expuestas en este estudio, se pueden derivar las
siguientes conclusiones: si el Consorcio VBV Consultores, maneja una correcta gestión documental se
podrá obtener la información solicitada de manera oportuna. Se enfatiza la importancia de implementar
controles internos y externos adecuados en el registro de ingreso y salida de información, utilización de
técnicas de archivo eficientes para asegurar una gestión documental efectiva y mejorar la eficiencia
organizacional.
Al observar la existencia de una gestión documental inadecuada, se pudo detectar la dificultad para
localizar y recuperar documentos, trayendo como consecuencias el deterioro de la imagen del
Consorcio; situación que afecta negativamente la empresa.
Cabe considerar que, un entorno de trabajo desorganizado y con dificultad para acceder a la
información, pueden causar estrés y desmotivación en los funcionarios, afectando principalmente su
productividad.
Estas conclusiones tienen repercusiones significativas en la gestión documental de Consorcio VBV
CONSULTORES; por lo que, se destaca la importancia de implementar técnicas de archivo eficientes
y entender el rol central del área administrativa para garantizar una gestión documental efectiva y
mejorar la eficiencia organizacional.
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Recomendaciones
Basados en los hallazgos y conclusiones de este estudio, se proponen las siguientes recomendaciones
para llevar una correcta gestión documental, garantizando eficiencia y efectividad en las labores
cotidianas.
Se recomienda establecer un sistema de gestión documental que permita obtener la información
solicitada de manera oportuna, incluyendo capacitación continua del personal en técnicas de archivo y
gestión de documentos.
Desarrollar procedimientos claros para la organización, clasificación, almacenamiento y recuperación
de documentos; incluyendo políticas sobre cómo archivar, almacenar y acceder a la información física.
Esto contribuirá a garantizar que todos los empleados sigan un proceso consistente y eficiente al manejar
la documentación.
Mantener un espacio físico bien organizado, para facilitar la localización y recuperación rápida de
documentos cuando sea necesario; y, es de vital importancia, proporcionar condiciones ambientales
óptimas, como temperatura y humedad controladas, permitirá preservar la integridad y durabilidad de
los documentos a lo largo del tiempo.
Estas recomendaciones no solo favorecerán la eficiencia y la seguridad en la gestión documental, sino
que también asegurarán una mayor accesibilidad y conservación de la información. Al ofrecer
condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos físicos, se mantendrá su integridad y
durabilidad a lo largo del tiempo.
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