ANÁLISIS DEL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN EN PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS EN LAS
INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
EN LATINOAMÉRICA
ANALYSIS OF THE CONTEXT OF INFORMATION
SYSTEMS IN ADMINISTRATIVE AND ACADEMIC
PROCESSES IN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS IN
LATIN AMERICA
Lenin Patricio Ochoa Carrión
Universidad Estatal Amazónica, Ecuador
Rodrigo Sthefano Benítez Miranda
Universidad Estatal Amazónica, Ecuador
Jorge Cristian Basantes Arias
Universidad Estatal Amazónica, Ecuador
Vanessa del Carmen Ochoa Carrión
Universidad Estatal Amazónica, Ecuador
pág. 12433
DOI:
Análisis del Contexto de los Sistemas de Información en procesos
Administrativos y Académicos en las Instituciones de Educación Superior
en Latinoamérica
Lenin Patricio Ochoa Carrión1
pochoa@uea.edu.ec
https://orcid.org/0009-0004-8486-5200
Universidad Estatal Amazónica
Ecuador
Rodrigo Sthefano Benítez Miranda
rdr190@gmail.com
https://orcid.org/0000-0002-9743-3069
Universidad Estatal Amazónica
Ecuador
Jorge Cristian Basantes Arias
jc.basantesa@uea.edu.ec
https://orcid.org/0009-0007-3755-7880
Universidad Estatal Amazónica
Ecuador
Vanessa del Carmen Ochoa Carrión
vc.ochoac@uea.edu.ec
https://orcid.org/0009-0007-1250-6729
Universidad Estatal Amazónica
Ecuador
RESUMEN
La gestión documental es un proceso fundamental en las instituciones de educación superior, donde es
necesario optimizar tanto los procesos administrativos como académicos para garantizar la
accesibilidad, conservación y uso eficiente de la información. Sin embargo, la literatura sobre gestión
documental tiende a abordar estos enfoques de manera separada. Este artículo presenta un análisis
integral que combina ambos aspectos, con el objetivo de proporcionar una base sólida para futuras
investigaciones. El estudio emplea una metodología de investigación pura, basada en una revisión
bibliográfica exhaustiva de la gestión documental en la educación superior en Ecuador y América
Latina. Se analizaron 25 artículos relevantes, evaluando criterios como año de publicación, país de
origen, enfoque académico o administrativo, y el uso de normativa. Los resultados muestran una
creciente atención hacia la gestión documental en el ámbito académico, aunque el enfoque
administrativo sigue predominando. Se destacan los desafíos que enfrentan las instituciones educativas
en la región para modernizar y digitalizar sus sistemas documentales. Finalmente, este artículo sugiere
la necesidad de investigaciones futuras que aborden de manera conjunta la gestión documental
académica y administrativa, con especial atención a su impacto en la mejora de la calidad y eficiencia
institucional.
Palabras clave: gestión documental, educación superior, procesos administrativos, procesos
académicos, sistemas de gestión documental (SGD)
1
Autor principal.
Correspondencia: pochoa@uea.edu.ec
pág. 12434
Analysis of the Context of Information Systems in Administrative and
Academic Processes in Higher Education Institutions in Latin America
ABSTRACT
Document management is a fundamental process in higher education institutions, where it is necessary
to optimize both administrative and academic processes to ensure the accessibility, preservation, and
efficient use of information. However, the literature on document management tends to address these
approaches separately. This article presents a comprehensive analysis that combines both aspects,
aiming to provide a solid foundation for future research. The study employs a pure research
methodology, based on an exhaustive bibliographic review of document management in higher
education in Ecuador and Latin America. A total of 25 relevant articles were analyzed, evaluating
criteria such as year of publication, country of origin, academic or administrative focus, and the use of
regulations. The results show a growing interest in document management within the academic field,
although the administrative approach still predominates. The challenges faced by educational
institutions in the region to modernize and digitize their document management systems are highlighted.
Finally, this article suggests the need for future research that jointly addresses both academic and
administrative document management, with special emphasis on its impact on improving institutional
quality and efficiency.
Keywords: document management, higher education, administrative processes, academic processes,
document management systems (DMS)
Artículo recibido 09 septiembre 2024
Aceptado para publicación: 10 octubre 2024
pág. 12435
INTRODUCCIÓN
Los Sistemas de Información se han convertido en una herramienta esencial al momento de la gestión
de Datos y la toma de decisiones en las Instituciones de Educación Superior. En América Latina, la
creciente demanda de infraestructura tecnológica por el alto incremento de estudiantes ha obligado la
digitalización y modernización de estos procesos mediante los Sistemas de Información (SI), con esto
se busca mejorar la eficiencia administrativa, la agilidad de procesos y una mejor calidad de educación.
Considerando el ámbito Administrativo, la implementación de los SI, ha presentado una eficiencia en
procesos financieros, recursos humanos e infraestructura, ya que con la implementación de los SI se ha
conseguido un proceso más transparente y controlado, ya que se reduce el recurso humano y se optimiza
el uso de recursos.
Los SI a nivel académico en Latinoamérica han jugado un rol crucial. La adopción de sistemas de gestión
académica en conjunto plataformas de gestión de la enseñanza ha impulsado a que las ofertas
académicas deriven en modalidades híbridas y carreras en Línea, permitiendo el acceso a la educación
a grupos vulnerables o excluidos entre ellos pueblos rurales o grupos de bajos ingresos económicos.
Dentro del ámbito de los SI, la gestión documental ha adquirido una relevancia creciente, donde la
necesidad de organizar, conservar y acceder eficientemente a la información es crucial para el desarrollo
académico y administrativo. A pesar de su importancia, la investigación en este campo se ha enfocado
predominantemente en dos áreas: el enfoque administrativo, que optimiza procesos internos, y el
enfoque académico, orientado a la gestión de la información en el ámbito educativo. Sin embargo, pocos
estudios han explorado la intersección de ambos enfoques, lo que crea una brecha significativa en la
literatura actual.
Este artículo tiene como fin una serie de objetivos, uno de ellos es realizar un análisis comprensivo que
combine tanto el enfoque académico como el administrativo de la gestión documental, con el fin de
establecer una base para futuras investigaciones en este campo. La gestión documental es esencial para
la eficiencia operativa en instituciones educativas, pero su impacto en los procesos académicos y su
integración con las funciones administrativas sigue siendo un área poco explorada.
En el contexto latinoamericano, y en particular en Ecuador, las instituciones de educación superior
enfrentan desafíos específicos en la implementación de sistemas de información debido a las demandas
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de modernización y digitalización. En otro punto, el presente artículo, tiene como objetivo, no solo
evaluar el estado actual de la gestión documental en Ecuador y otros países de la región, sino también
destacar su incidencia en la mejora de la eficiencia y calidad educativa. A través de un análisis de la
literatura reciente y de la aplicación de normativas, esta investigación ofrece una perspectiva integral
que abarca ambos enfoques, proporcionando un punto de partida esencial para estudios futuros que
busquen cerrar esta brecha.
Con base en una exhaustiva revisión de estudios previos, este artículo busca sentar las bases para el
desarrollo de investigaciones más integrales que aborden tanto los aspectos académicos como
administrativos de la gestión documental en la educación superior, con especial atención a su
implementación en el contexto ecuatoriano.
METODOLOGÍA
Este artículo emplea una metodología de investigación pura, el cual viene a cumplir un objetivo más, el
que consiste en enriquecer el marco teórico en torno al análisis de los sistemas de gestión documental.
Se examinan dos enfoques principales: el sistema de gestión documental como un servicio académico y
el sistema de gestión documental desde una perspectiva administrativa.
La metodología incluye una revisión bibliográfica exhaustiva de los aspectos clave relacionados con la
gestión documental en la educación superior y áreas afines. Los resultados obtenidos fueron analizados
y comparados en función de varios criterios: el año de publicación, el lugar de origen, el idioma, el tipo
de publicación, las revistas y repositorios utilizados, y las palabras clave. Para este análisis se utilizaron
herramientas de hojas de cálculo y gráficos, lo que permitió una comparación estructurada de la
información recolectada.
Otro eje central de este estudio es evaluar e identificar el estado actual de la gestión documental en los
contextos local, nacional y latinoamericano, y compararlo con la realidad actual. Asimismo, pretende
analizar las problemáticas existentes, ofreciendo pautas clave para investigaciones futuras.
La investigación se centró en un análisis literario desde un enfoque objetivo, fundamental para establecer
un marco de referencia en este campo de estudio. Se realizó una revisión exhaustiva de fuentes
confiables, todas ellas sujetas a procesos rigurosos de evaluación por pares.
La búsqueda se llevó a cabo en repositorios digitales de prestigio y revistas indexadas tanto a nivel local
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como internacional. Las palabras clave utilizadas incluyeron términos como: gestión documental,
gestores documentales, sistemas de gestión documental (SGD), gestión documental en educación,
factores de incidencia en sistemas de información, procesos académicos y administrativos,
implementación de sistemas de gestión documental, eficiencia en la gestión documental, evaluación de
sistemas de gestión documental, innovación tecnológica en procesos académicos, impacto de los SGD
en la eficiencia institucional, y análisis de procesos en instituciones educativas.
En total, se revisaron aproximadamente 70 elementos, de los cuales se disminuyó a 36 tras un primer
filtro de consolidación de información. El siguiente paso fue una lectura detallada y análisis de los
abstracts o resúmenes, evaluando su alineación con los objetivos y palabras clave del estudio.
Finalmente, se seleccionaron 25 artículos que se consideraron relevantes para la elaboración de este
trabajo.
Procedimiento de recolección y Análisis de datos
El proceso de recolección de datos se constituye de 3 fases, las cuales son:
Identificación de Fuentes
Mediante el análisis de informes y estudios, se procede a seleccionar informes de fuentes confiables,
entre estas, informes de Organizaciones internacionales y de gobiernos.
Recolección y Organización de Datos
Se procede a almacenar los datos en cualquier tipo de programa, en este se debe acumular tanto
información cuantitativa como cualitativa, lo que nos permite un análisis sistemático de las tendencias
en los países analizados
Análisis Comparativo
Con los datos obtenidos y ordenados por cada región, se puede realizar un análisis comparativo entre
los datos de los países abarcados, lo que permitirá identificar la fuerza de la implementación de los SI
en la región latinoamericana.
Selección de la Muestra
Tras la investigación realizada de manera exhaustiva, y a la presente carencia de datos, se ha logrado
reducir un área de estudio enfocada en 4 países de la región Latinoamericana. Los países seleccionados
fueron:
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Brasil
Ha sido uno de los países que ha presentado un avance significativo en la infraestructura tecnológica de
la Información. En 2020, el 10% del presupuesto educativo a tecnologías de información y
comunicación (TIC), con esto se ha obtenido una digitalización en los procesos educativos y una mejora
en la eficiencia administrativa en instituciones tanto públicas como Privadas (SpringerLink).
México
A raíz de la pandemia COVID-19, México, en el año 2020, alrededor del 75% de las Universidades
Mexicanas implementaron plataformas para la gestión de información académica, con esto, se elevó la
gestión académica, permitiendo la automatización de procesos de matrícula, gestión de calificaciones,
y una comunicación bilateral entre estudiantes y docentes (SpringerLink).
Argentina
La inclusión Tecnológica en Argentina alcanzó alrededor del 80% de instituciones que aplicaron
soluciones tecnológicas para la gestión académica y administrativa. En este caso, el gobierno argentino
ha promovido el uso de plataformas virtuales y el análisis de datos a grandes volúmenes (SpringerLink).
Chile
En la región Latinoamericana, Chile es uno de los países pioneros en la implementación de sistemas de
Información, con más del 90% de universidades Chilenas implementando SI desde el 2021,han
permitido que la gestión de recursos sea más eficiente (SpringerLink).
Datos Recolectados
Según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), en la región brasileña,
más del 75% de las Universidades de Brasil han implementado Sistemas de gestión de la información.
En el año 2021, el país invirtió alrededor del 12% del presupuesto educativo en la digitalización de sus
sistemas (SpringerOpen).
En la región Mexicana el Instituto Nacional para la Evaluación de la Educación indica que alrededor del
60% de los IES han implementado plataformas de gestión académica entre el 2020-2022, esto
inicialmente con el fon de gestionar los procesos de matriculación y evaluación en línea (SpringerOpen).
El Banco Mundial en la región chilena ha reportado que más del 80% de las universidades en la región
han implementado SI, con esto, también se mostró un aumento del 15% en la adopción de estos sistemas
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entre 2020-2022 (SpringerOpen).
Según la UNESCO, el 65% de las Universidades Argentinas han adoptado los Sistemas de gestión de
procesos académicos, esto indica un aumento del 14% de la adopción de estos sistemas entre los años
2020-2022 (Education GPS).
Tabla 1 Datos obtenidos para Brasil, México, Chile y Argentina
País
% Universidades
con SI
Aumento de
Adopción (2020-
2022)
% Inversión en TIC
Brasil
75%
12%
12%
México
60%
10%
8%
Chile
80%
15%
10%
Argentina
65%
14%
9%
La Tabla 1 presenta un resumen con una visión más resumida del impacto de la implementación de los
SI en la región Latinoamericana.
Figura 1 Adopción de Sistemas de Información vs Países de la región
pág. 12440
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Adopción de SI en la Educación Superior
A raíz de la Pandemia COVID-19, la adopción de Sistemas de Información (SI) en instituciones de
educación Superior en América Latina se ha incrementado, esto debido a la necesidad de la
digitalización de los procesos académicos que no se podían realizar de manera presencial. La
implementación de estos sistemas ha tomado relevancia y fuerza en países como México, Chile, Brasil
y Argentina, entre otros de la región.
Brasil, al ser uno de los países más grandes de la región presentó una adopción del 75% de los sistemas
de Información en los IES. A este crecimiento se suman las políticas de inversión de tecnología de
educación, lo que permitió alcanzar un 12% en la adopción de estos sistemas entre los años 2020-2022,
esto presenta un gran compromiso gubernamental que tiene el fin de la modernización del sector
educativo (SpringerOpen). En Brasil la Inversión de TIC alcanzó un 12% del presupuesto educativo en
el mismo lapso de años, lo que ha permitido la adquisición de nuevas tecnologías.
Al abarcar México, presentó una adopción más moderada, ya que solo hubo una adopción del 60% de
SI en las instituciones de Educación Superior, de los cuales solo un 10% se incluye al incremento del
periodo 2020-2022, a pesar de un menor porcentaje de adopción que Brasil, el crecimiento de este se
mantiene constante. Los sistemas de gestión de Información son principalmente utilizados para los
procesos de matriculación y evaluación de estudiantes, sin embargo, uno de los principales desafíos que
se encuentra en la zona es la falta de capacitación de docentes para un uso óptimo de estas herramientas
(SpringerOpen).
Por otra parte, Chile viene a presentar el más alto desempeño en este campo, ya que alrededor del 80%
de sus Instituciones de Educación Superior han optado por la implementación de los SI, de los cuales
solo el 15% viene a presentar la adopción de estos sistemas entre los años 2020-2022. Las Universidades
Chilenas se han caracterizado por implementar de una manera efectiva los SI y esto no solo en la gestión
académica, sino que también en procesos investigativos y administrativos. Por otra parte, Chile solo ha
destinado el 10% de su presupuesto en la implementación de TIC, la cual bien aprovechada ha
contribuido significativamente la implementación de estos sistemas.
Finalmente, Argentina, a pesar de su actual estado económico, y de tener un escenario desafiante, ha
pág. 12441
logrado que el 65% de sus instituciones de Educación Superior, de esto, el 14% corresponde al
incremento que se ha presentado entre los años 2020-2022. Por otra parte, la Inversión en TIC por parte
del gobierno argentino solo ha sido de apenas el 9% de su presupuesto destinado para educación, a pesar
de que existen avances, una brecha sigue latente , la cual es la implementación de esto en zonas rurales
y en universidades pequeñas (Education GPS)(MDPI).
Comparación de Inversión y Resultados
Analizando la Figura 1, se ha podido evidenciar que existe una relación directa entre la adopción de los
SI y la implementación de TIC. Brasil encabeza el mayor porcentaje de inversión con un 12%, lo que lo
convierte en el país líder en la región latinoamericana sobre la adopción de los SI. Sin embargo a pesar
de esto, Chile solo presenta una inversión del 10%, pero ha logrado una mejor adopción en términos
proporcionales, lo que indica una mejor eficiencia en la implementación de tecnologías Informáticas.
En otro caso, Argentina se encuentra en un ranking más bajo que sus anteriores con una inversión de
solo el 9% y con una mayor dificultad para implementar los mismos especialmente en zonas urbanas.
Sin embargo, toca recalcar, que un porcentaje de inversión no significa una adopción de estos
eficazmente. Factores como la estructura tecnológica predecesora, la preparación del personal docente
y administrativo juegan un rol importante en el rol de la efectividad del uso de SI. En este caso, Chile
se presenta como un caso exitoso, mientras que su contraparte es Argentina que refleja la necesidad de
recursos para consolidar los avances en el Sistema de Educación.
Desafíos y Oportunidades
Uno de los principales desafíos latentes en la región Latinoamericana, es la falta de equidad al acceso
de tecnología digital. Países como Argentina y México, las universidades pequeñas y Universidades
localizadas en zonas rurales las cuales tienen un menor presupuesto, tiene problemas para implementar
SI, esto limitando a los estudiantes a obtener una educación de calidad y con herramientas informáticas
actualizadas (Education GPS).
Un segundo desafío sería la capacitación del docente. A pesar de que en la región existen esfuerzos por
la implementación de Sistemas de Información, la falta de capacitación para el uso de estas herramientas
es un problema. Según la OCDE ha encontrado un porcentaje alto de personal docente que no se
encuentra preparado para la gestión de las plataformas académicas de manera adecuada (MDPI).
pág. 12442
No todo es desafíos, una oportunidad tras la implementación de SI en la zona, son las oportunidades que
se abren tras digitalizar los procesos, un ejemplo de esto es una mejor organización de datos, lo que ha
permitido tomar mejores decisiones. Con esto de otro lado ha sido una mejor transparencia al momento
de rendir cuentas, ya que todo se hace de manera actualizada por lo que existe menos intervención por
parte de personal.
Conclusión de Análisis
A pesar de las circunstancias dela región, se puede concluir que Brasil y Chile viene a presentar liderazgo
en términos de adopción de TIC y adopción de SI, mientras que México y Argentina lo hacen de una
manera más moderada. El contexto económico y social de cada país viene a tomar un rol importante, ya
que de ellos dependerá el futuro de la educación superior, ya que el objetivo es reducir y eliminar las
brechas de desigualdad que existe en este ámbito.
CONCLUSIONES
El presente artículo refleja una alta tendencia de inversión en TIC a raíz de una causa de problemática
social que fue la pandemia COID-19, a pesar de esto existen países que no presentaron una alta inversión
como es el caso de México y Argentina.
Analizando la Tabla 1, podemos analizar que existen países que presentan una mayor adopción de los
SI en relación con otros, el caso en particular es Chile con un 15% de adopción y aceptación de estos
tipos de sistemas, con esto se puede evidenciar que no solo es necesaria una inversión, sino tener una
capacitación constante para que el entorno sea amigable y que las personas puedan utilizarlo con mayor
facilidad.
El presente estudio sobre gestión documental ha revelado tendencias clave en torno a los enfoques
utilizados en este campo. Los resultados destacan la importancia de la gestión documental tanto en los
ámbitos administrativo como académico, con un énfasis en la optimización de procesos y la mejora
de la eficiencia operativa dentro de las organizaciones.
Una brecha latente que se puede seguir evidenciando es la falta de inversión de muchos países en zonas
rurales o zonas de bajo recursos, esta brecha tiende a generar las bajas adopciones de los SI por lo que
no les permite evolucionar y seguir con estructuras tecnológicas deficientes.
pág. 12443
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