OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
ALMACENES: UN ESTUDIO DE CASO EN
EMPRESA PAPELERA DEL ECUADOR
OPTIMIZATION OF INVENTORY MANAGEMENT AND
PROCEDURES IN THE PURCHASING AND WAREHOUSING
DEPARTMENT: A CASE STUDY IN AN ECUADORIAN PAPER
COMPANY
Xavier Oswaldo Campos Escandón
Universidad Estatal de Milagro - Ecuador
Javier Eduardo Campos Rodriguez
Universidad Estatal de Milagro - Ecuador
pág. 923
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v8i6.14862
Optimización de la gestión de inventarios y procedimientos en el
departamento de compras y almacenes: Un estudio de caso en empresa
papelera del Ecuador
Xavier Oswaldo Campos Escandón1
xcampose@unemi.edu.ec
https://orcid.org/0000-0002-1045-5370
Universidad Estatal de Milagro
Milagro-Ecuador
Javier Eduardo Campos Rodríguez
jcampos2694@gmail.com
https://orcid.org/0009-0007-1753-3443
Universidad Estatal de Milagro
Milagro-Ecuador
RESUMEN
El estudio aborda la problemática de la gestión de inventarios en Papelera Nacional S.A., donde las
ineficiencias en los procedimientos de compras y almacenes han generado costos elevados y
desmotivación del personal interno. A través de un análisis detallado, se identificó que el exceso de
inventarios y la falta de disponibilidad de materiales críticos afectan la operatividad de la planta.
Adicionalmente, el sistema informático utilizado para la gestión de inventarios se mostró ineficaz,
provocando duplicidades en los pedidos y una deficiente reposición de insumos. Para resolver estos
problemas, se propuso la implementación de un sistema de inventarios en línea y la aplicación de
técnicas avanzadas como la Cantidad Económica de Pedido (EOQ) y Justo a Tiempo (JIT). Asimismo,
se recomendó la negociación de contratos de consignación con proveedores estratégicos. Estas acciones
tienen como objetivo optimizar los recursos, mejorar la atención a los clientes internos y reducir los
costos operativos en la organización.
Palabras claves: gestión de inventarios, eficiencia operativa, cantidad económica de pedido (EOQ),
optimización de recursos
1
Autor Principal
Correspondencia: xcampose@unemi.edu.ec
pág. 924
Optimization of Inventory Management and Procedures in the Purchasing
and Warehousing Department: A Case Study in an Ecuadorian Paper
Company
ABSTRACT
The study addresses the issue of inventory management at Papelera Nacional S.A., where inefficiencies
in purchasing and warehouse procedures have led to high costs and demotivation among internal staff.
Through a detailed analysis, it was identified that excess inventory and the lack of availability of critical
materials impact the plant's operations. Additionally, the inventory management software was found to
be ineffective, causing order duplications and poor replenishment of supplies. To solve these problems,
the implementation of an online inventory system and the application of advanced techniques such as
Economic Order Quantity (EOQ) and Just-in-Time (JIT) were proposed. Furthermore, negotiating
consignment contracts with strategic suppliers was recommended. These actions aim to optimize
resources, improve service to internal customers, and reduce operational costs within the organization.
Keywords: inventory management, operational efficiency, economic order quantity (EOQ), resource
optimization
Artículo recibido 04 octubre 2024
Aceptado para publicación:11 noviembre 2024
pág. 925
INTRODUCCIÓN
La correcta gestión de inventarios y el cumplimiento de procedimientos en los departamentos de
compras y almacenes es fundamental para garantizar la eficiencia operativa en empresas del sector
industrial. En el caso de Papelera Nacional S.A., los problemas derivados de una deficiente organización
y el incumplimiento de procesos han ocasionado ineficiencias tanto administrativas como económicas.
Una de las principales dificultades detectadas es el manejo ineficaz de los inventarios de materiales y
repuestos, lo que genera altos costos para la empresa y una notable insatisfacción entre los clientes
internos. Esta situación es común en muchas organizaciones que no han implementado un sistema
adecuado para optimizar sus inventarios, lo cual, según García y López (2020), puede tener
repercusiones directas en la productividad y el rendimiento financiero de la compañía.
En particular, el exceso de inventarios, lejos de resolver problemas de disponibilidad, ha incrementado
los costos sin garantizar que los repuestos e insumos necesarios estén disponibles cuando se requieren.
La percepción generalizada entre los empleados es que, aunque la bodega esté completamente
abastecida, cuando se solicitan materiales esenciales, estos no se encuentran en stock. Esta situación
genera retrasos en la ejecución de tareas, reprogramaciones de trabajos y desmotivación en el personal
que, en última instancia, afecta el rendimiento general de la planta (Pérez & Martínez, 2019). Además,
la falta de disponibilidad de repuestos críticos puede provocar la detención de maquinaria clave, lo que
podría resultar en pérdidas de producción considerables y la interrupción de las operaciones (Hernández
et al., 2021).
Otra de las problemáticas centrales identificadas en Papelera Nacional S.A. es la falta de un sistema
informático eficiente que permita una adecuada gestión de inventarios. Actualmente, el sistema no
facilita la toma de decisiones en tiempo real, lo que impide, entre otros aspectos, evitar la duplicidad de
pedidos y garantizar la llegada oportuna de repuestos e insumos. Esto no solo incrementa el inventario
de manera innecesaria, sino que genera un uso ineficiente del capital, acumulando materiales que no
son utilizados en los trabajos programados (Fernández & Ortega, 2021). La literatura especializada
sugiere que la implementación de sistemas avanzados de gestión de inventarios, que integren la
automatización y reposición automática de materiales, puede reducir significativamente estos
problemas (Sánchez et al., 2021).
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En este contexto, la introducción de estrategias innovadoras y operativas en el manejo de inventarios y
compras resulta clave para la solución de los problemas detectados. Una de las soluciones propuestas
incluye la actualización del sistema informático actual a uno que permita el control automatizado y en
línea del inventario. Esta tecnología facilitará la reposición automática de los materiales y repuestos,
evitando la duplicidad de pedidos tanto a nivel local como de importación, y asegurando que los
insumos críticos estén disponibles en el momento adecuado (Ramírez & González, 2020). Además, esta
optimización permitirá establecer correctamente los niveles de stock mínimo basados en técnicas de
confiabilidad de inventarios, que consideran la importancia de los equipos y los repuestos críticos para
la continuidad operativa (Díaz et al., 2020).
Otro aspecto a considerar es la necesidad de implementar un enfoque de gestión dinámica en el
Departamento de Compras. Para lograrlo, se propone la externalización parcial de la gestión
administrativa de compras, que permita negociar contratos de consignación con proveedores
estratégicos, especialmente en aquellos materiales de alta rotación. Este cambio en la filosofía de
gestión de compras transformará el área de un servicio interno tradicional a un enfoque orientado a la
satisfacción del cliente, donde se priorice la eficiencia y la rapidez en la atención de las necesidades
operativas de la planta (López & Rodríguez, 2018). De esta manera, Papelera Nacional S.A. podrá
mejorar su competitividad en el mercado, optimizando los recursos y asegurando que los repuestos y
materiales estén disponibles cuando se requieran, sin que ello signifique un aumento innecesario en los
costos de almacenamiento.
A nivel global, las empresas industriales se enfrentan al desafío de equilibrar la gestión de inventarios
con la reducción de costos operativos y la mejora en la eficiencia. Según Vargas y Paredes (2019), las
organizaciones que implementan estrategias avanzadas de gestión de inventarios no solo reducen los
costos, sino que también logran incrementar su capacidad de respuesta ante las fluctuaciones de la
demanda y mejorar la satisfacción de los clientes internos y externos. Papelera Nacional S.A. debe
aprovechar esta oportunidad para modernizar su gestión de compras e inventarios, adoptando las
mejores prácticas del sector y asegurando que sus recursos se utilicen de manera eficiente.
La problemática detectada en Papelera Nacional S.A. requiere la adopción de un enfoque integral que
permita optimizar la gestión de inventarios, mejorar el sistema de compras y garantizar la disponibilidad
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de repuestos críticos. Estas medidas no solo contribuirán a una mayor eficiencia operativa, sino que
también reforzarán la capacidad de la empresa para enfrentar los desafíos competitivos del mercado y
mantener su liderazgo en la industria del papel.
METODOLOGÍA
El estudio se llevó a cabo en el Departamento de Compras y Bodega de Materiales de Papelera Nacional
S.A., con el objetivo de identificar, analizar y proponer soluciones a los problemas relacionados con la
organización, el manejo de inventarios y el cumplimiento de procedimientos que impactan la eficiencia
administrativa y operativa de la empresa. La correcta gestión de inventarios ha sido ampliamente
destacada en la literatura por su impacto en la competitividad empresarial, tal como lo señalan Ramírez
y Torres (2019), quienes afirman que una gestión ineficaz puede aumentar los costos operativos y
disminuir la rentabilidad.
A continuación, se describen las etapas metodológicas empleadas para abordar esta investigación. En
este caso, se aplicaron técnicas como el análisis de inventarios mediante el modelo EOQ, el cual ha
demostrado ser eficiente en la reducción de costos operativos y en la optimización del flujo de
materiales (Martínez et al., 2020). Además, la implementación de tecnologías avanzadas en la gestión
de inventarios es fundamental para garantizar la toma de decisiones en tiempo real, como lo destacaron
Rodríguez y Herrera (2021). Otro aspecto relevante, como señalan Flores y Gómez (2018), es la
importancia de una alineación clara entre los roles del personal y los procedimientos organizativos para
asegurar el cumplimiento de los objetivos operativos. Finalmente, estudios recientes también han
mostrado que la mejora en los sistemas de información puede resolver problemas relacionados con la
duplicidad de pedidos y la falta de disponibilidad de materiales clave (López et al., 2022).
Fase de Diagnóstico
Análisis de Inventarios
En esta fase se realizó un análisis exhaustivo del inventario de materiales y repuestos. Para ello, se
utilizó una auditoría interna de inventarios con el objetivo de determinar el estado real de los materiales
disponibles en el almacén en comparación con los registros del sistema informático. Esta auditoría
permitió identificar discrepancias, sobreexistencias y repuestos críticos no disponibles al momento de
ser requeridos.
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Se utilizó la técnica de ABC de inventarios para clasificar los materiales según su criticidad y frecuencia
de uso, separando los repuestos en tres categorías:
• Categoría A: Ítems de alta rotación y alta criticidad para la operación de la planta.
• Categoría B: Ítems de media rotación y criticidad moderada.
• Categoría C: Ítems de baja rotación o poca importancia operativa.
Revisión del Sistema Informático de Gestión de Inventarios
Se evaluó el sistema informático utilizado para la gestión de inventarios, con un enfoque en su capacidad
para evitar duplicidad de pedidos, asegurar la disponibilidad de repuestos críticos y facilitar la
reposición automática de insumos. Esta evaluación se realizó mediante entrevistas al personal
encargado de operar el sistema y el análisis de las funcionalidades del software en uso. Se utilizó un
checklist técnico para identificar las áreas del sistema que requieren mejoras o actualización.
Fase de Recolección de Datos
Encuestas al Personal
Para obtener una perspectiva clara sobre las percepciones y problemas operativos que enfrentan los
empleados, se diseñó y aplicó una encuesta estructurada dirigida a los colaboradores de los
departamentos de compras, bodega, producción y mantenimiento. Las preguntas se enfocaron en la
satisfacción con el servicio de compras, la disponibilidad de repuestos y la eficiencia del sistema de
inventarios.
Se utilizaron preguntas cerradas con escala de Likert de 5 puntos (1: muy insatisfecho, 5: muy
satisfecho) para evaluar el nivel de satisfacción en áreas como:
• Atención del servicio de bodega.
• Tiempo de respuesta para la entrega de repuestos.
• Gestión y actualización de inventarios.
Entrevistas en Profundidad
Se realizaron entrevistas semi-estructuradas a los gerentes de compras y almacenes, así como a personal
clave encargado de la operatividad de los sistemas informáticos. Las entrevistas tuvieron como objetivo
comprender las limitaciones del sistema actual, las barreras en la comunicación entre departamentos y
los desafíos asociados con la gestión de inventarios y reposición de materiales.
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Fase de Análisis de Datos
Análisis cuantitativo
Los datos obtenidos de las encuestas fueron analizados utilizando técnicas estadísticas descriptivas y
de inferencia. Se calculó la media y desviación estándar de las respuestas para cada una de las preguntas,
y se realizó un análisis de correlación para determinar si existían relaciones significativas entre la
satisfacción del personal y las variables clave, como la disponibilidad de repuestos y la eficiencia del
sistema informático.
Adicionalmente, se aplicó un análisis de Pareto para priorizar los problemas identificados en la gestión
de inventarios, clasificando las principales causas que generaban sobrecostos e ineficiencias en la
operación de bodega.
Análisis cualitativo
Los resultados de las entrevistas fueron analizados mediante el método de análisis de contenido,
identificando patrones y temas recurrentes en las respuestas. Este análisis permitió profundizar en las
causas raíz de los problemas relacionados con la falta de comunicación entre los departamentos, la
duplicidad de pedidos y los retrasos en la entrega de repuestos.
Diseño e implementación de soluciones
Optimización del sistema de gestión de inventarios
Con base en el diagnóstico y análisis realizados, se propuso la implementación de un nuevo sistema de
inventario en línea que permita la reposición automática de materiales y repuestos. Este sistema incluiría
un módulo de integración con los departamentos de producción y mantenimiento para evitar la
duplicidad de pedidos y asegurar la disponibilidad de los repuestos en tiempo real.
Implementación de técnicas de gestión de inventarios
Se introdujeron técnicas como EOQ (Economic Order Quantity) para optimizar la cantidad económica
de pedido y Justo a Tiempo (JIT) para minimizar el exceso de inventarios en bodega. Estas técnicas
fueron aplicadas a los repuestos estratégicos y de alta rotación, basadas en la criticidad de los equipos
y su impacto en la producción.
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Negociación con proveedores
Se propuso la negociación de contratos de consignación con proveedores para los materiales y repuestos
estratégicos. Esta estrategia permitirá mantener un inventario bajo control, evitando la acumulación
innecesaria de insumos, mientras se asegura la disponibilidad inmediata de los mismos para la planta.
Seguimiento y evaluación
Para garantizar el éxito de las soluciones implementadas, se estableció un proceso de seguimiento y
evaluación basado en indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos indicadores incluyen:
• Reducción del nivel de inventarios en un 30% dentro de los primeros seis meses.
• Disminución del tiempo de entrega de repuestos en un 20%.
• Mejora en la satisfacción del cliente interno, evaluada trimestralmente.
Se realizarán evaluaciones periódicas a los seis y doce meses para medir la eficiencia de las soluciones
adoptadas y realizar los ajustes necesarios en los procesos y sistemas implementados.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Diagnóstico del servicio de compras
En el área de compras, la encuesta también mostró insatisfacción entre el personal. Los problemas más
relevantes incluyen la falta de capacitación de los compradores, la necesidad de revisión de los procesos
de aprobación, y la baja calidad de los productos adquiridos debido a que se prioriza el costo sobre la
calidad.
Tabla 1. Diagrama de causa y efecto
Pregunta
Resultados de encuesta
Diagnóstico del problema
Satisfacción con el
servicio de compras
73% insatisfecho, 27% satisfecho
Baja satisfacción con el servicio de
compras
Calificación de la
atención de los pedidos
48% mala, 42% regular, 9% buena,
1% exceso de pedidos
Deficiente atención en la gestión de
pedidos
Perfil de los
compradores
76% no tienen el perfil adecuado,
24% sí
Personal de compras sin perfil
adecuado
Capacitación técnica
de los compradores
61% considera necesaria, 39% no
lo considera
Falta de capacitación técnica en el
personal de compras
Devolución de ítems
por no cumplir con
estándares
54% han devuelto ítems, 46% no lo
han hecho
Frecuentes devoluciones de
repuestos y materiales por
incumplimiento de estándares
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Se elaboró un diagrama de causa y efecto (ver anexo) para identificar las principales causas que
contribuyen a los problemas de inventarios elevados y altos costos de bodegas. Entre las causas más
importantes se destacan:
• Calidad: devolución de materiales y repuestos no conformes y baja calidad de los productos.
• Métodos: revisión ineficaz de los stocks mínimos estratégicos y de alta rotación, y falta de
dinamismo en las aprobaciones.
• Servicio: deficiencias en la atención de compras y bodegas hacia los usuarios, y baja satisfacción
con los servicios prestados.
• Procesos: retrasos en la llegada de materiales y la falta de planificación en las compras.
• Mano de obra: falta de capacitación y perfil inadecuado tanto de los compradores como de los
bodegueros.
Análisis FODA
Se realizó un análisis FODA para identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en las
áreas de compras y bodegas. A partir de este análisis, se definieron estrategias para mitigar los
problemas identificados.
Fortalezas-Oportunidades (FO)
• Implementación de nuevas técnicas como MCC, Justo a Tiempo, y EOQ.
• Establecimiento de contratos de consignación para repuestos de alta rotación.
• Instalación de software para mejorar el manejo de inventarios.
• Unificación de las áreas de compras y bodegas para mejorar la comunicación interna.
Debilidades-Amenazas (DA)
• Ajuste de especificaciones técnicas rigurosas para los pedidos.
• Establecimiento de proveedores locales para repuestos estratégicos.
• Reducción de la cantidad de repuestos mediante una política de estandarización.
Verificación de hipótesis
La verificación de las hipótesis planteadas confirmó las deficiencias en el perfil del personal de bodegas
y compras, la necesidad de revisar los stocks mínimos estratégicos, y los problemas de comunicación
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entre las áreas operativas de la planta. Además, se corroboró que los procesos actuales de aprobaciones
y la gestión de inventarios no están alineados con las necesidades de la empresa, lo que contribuye a la
ineficiencia y a los altos costos de inventario.
Cuantificación económica
Se identificó que el stock en bodega de materiales a diciembre de 2007 ascendía a $2.801.949,75, lo
que representa un 4,48% del total de ventas de papel del mismo año. Se recomienda reducir este
inventario en un 50% para mejorar el flujo de caja de la empresa, lo cual implica revisar los repuestos
obsoletos y optimizar los stocks de repuestos estratégicos y de alta rotación.
Tabla 2. Resultados
Descripción
Porcentaje (%)
Compras anuales
44.24%
Compras anuales
19.51%
Compras anuales
14.92%
Compras anuales
14.48%
Egresos anuales respecto a las compras
99.92%
CONCLUSIÓN
El presente estudio ha revelado importantes áreas de mejora en la gestión de inventarios y compras en
la empresa Papelera Nacional S.A., coincidiendo con investigaciones previas que subrayan la
importancia de la capacitación continua y la adecuada alineación de los perfiles profesionales con las
demandas operativas. Estudios como el de Hernández et al. (2021) y Pérez y Salazar (2019) han
encontrado que la falta de conocimientos técnicos afecta significativamente la capacidad del personal
para cumplir eficientemente con sus funciones, una problemática que también fue identificada en el
presente análisis. Asimismo, los hallazgos sobre la ineficiencia en la gestión de inventarios y la
duplicidad de pedidos reflejan patrones similares a los descritos por Ortega y Fernández (2020), quienes
señalan que una gestión deficiente puede generar sobrecostos y reducir la productividad.
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Por otro lado, investigaciones como la de López y Castillo (2021) también destacan la relevancia de
mejorar la comunicación interdepartamental, un desafío identificado en este estudio que resalta la falta
de colaboración entre las áreas de bodega, compras, producción y técnica, lo cual provoca retrasos y
acumulación innecesaria de materiales. Sin embargo, el presente estudio añade que, aunque la
implementación de tecnología avanzada, como los sistemas de gestión de inventarios automatizados, es
crucial, esta no es suficiente sin una adecuada formación del personal para adaptarse a las nuevas
herramientas tecnológicas, tal como sugieren Lara et al. (2022).
A pesar de estos hallazgos, el estudio tiene ciertas limitaciones. En primer lugar, se centró
exclusivamente en una empresa del sector industrial, lo que podría limitar la aplicabilidad de los
resultados a otras industrias o contextos. Además, el estudio se basó principalmente en encuestas y
entrevistas cualitativas, lo que introduce el riesgo de sesgos subjetivos en las respuestas de los
empleados. Otra limitación es la falta de un análisis longitudinal que permita evaluar los efectos a largo
plazo de las soluciones propuestas, ya que los resultados actuales solo ofrecen una visión inicial de las
problemáticas y su posible solución.
Futuras investigaciones podrían abordar estas limitaciones ampliando el alcance a diferentes sectores y
empresas de diversas escalas, permitiendo así validar los hallazgos y obtener conclusiones más
generalizables. Además, sería valioso realizar estudios comparativos entre empresas que han adoptado
sistemas avanzados de gestión de inventarios y aquellas que aún operan con métodos tradicionales, para
evaluar el impacto real de la digitalización en la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente interno.
También se recomienda incorporar un análisis longitudinal para medir la sostenibilidad de las mejoras
a lo largo del tiempo, así como integrar enfoques cuantitativos que permitan evaluar con precisión el
impacto en la reducción de costos y el aumento de la productividad.
Este estudio confirma la necesidad de optimizar la gestión de inventarios y mejorar la formación del
personal en la empresa, apoyado en evidencia de estudios previos. Para avanzar en esta línea, será
crucial investigar cómo estas soluciones pueden ser implementadas de manera más amplia y efectiva,
considerando la diversidad de industrias y el impacto a largo plazo.
pág. 934
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