IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA 5S:
PROPUESTA DE MEJORA EN LA GESTIÓN DE
DOCUMENTACIÓN EN UN DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
IMPLEMENTATION OF THE 5S PROGRAM: PROPOSAL FOR
IMPROVING DOCUMENT MANAGEMENT IN A HUMAN RESOURCES
DEPARTMENT
María Fernanda López Morales
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco – México
Raquel Olivia de los Santos de Dios
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco - México
pág. 2382
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v9i2.17064
Implementación del programa 5s: Propuesta de mejora en la gestión de
documentación en un departamento de Recursos Humanos
María Fernanda López Morales1
mariafernandalomo07@gmail.com
https://orcid.org/0009-0004-6095-3388
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco
Villahermosa, Tabasco-México
Raquel Olivia de los Santos de Dios
raquel270876@hotmail.com
https://orcid.org/0000-0002-1341-657X
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco
Villahermosa, Tabasco-México
RESUMEN
El departamento de recursos humanos en las organizaciones desempeña un papel crucial en el logro de
objetivos, ya que su trabajo no solo implica la gestión de personal, sino también la organización y
clasificación de una vasta cantidad de información y documentación física y digital. La metodología 5s,
de origen japonés, representa una herramienta eficaz para mejorar la organización, la eficiencia y la
productividad en el trabajo (Jara, 2017). Su aplicación en el área de recursos humanos en organizaciones
puede resultar en una transformación significativa en la forma en que se gestionan los documentos de
trabajo. Bajo el enfoque mixto, la presente investigación se centra en la evaluación de la clasificación y
organización de los documentos físicos y digitales de un departamento de Recursos Humanos de una
organización en Villahermosa, Tabasco. Con el objetivo de elaborar una propuesta de la implementación
del programa 5s en dicho departamento como mejora en la gestión de documentación.
Palabras clave: programa 5s, recursos humanos, clasificación, organización, documentos físicos y
digitales
1
Autor principal
Correspondencia: raquel270876@hotmail.com
pág. 2383
Implementation of the 5s program: Proposal for improving document
management in a Human Resources department
ABSTRACT
The human resources department in organizations plays a crucial role in achieving goals, as its work
involves not only personnel management but also the organization and classification of a vast amount
of physical and digital information and documentation. The 5s methodology, of Japanese origin,
represents an effective tool for improving organization, efficiency, and productivity at work (Jara, 2017).
Its application in the area of human resources in organizations can result in a significant transformation
in the way work documents are managed. Using a mixed-method approach, this research focuses on
evaluating the classification and organization of physical and digital documents in the Human Resources
department of an organization in Villahermosa, Tabasco. The objective is to develop a proposal for the
implementation of the 5s program in said department as a means of continuous improvement.
Keywords: 5s program, human resources, classification, organization, physical and digital documents
Artículo recibido 18 febrero 2025
Aceptado para publicación: 22 marzo 2025
pág. 2384
INTRODUCCIÓN
En el contexto laboral actual el área de recursos humanos se ve confrontado con un aumento constante
de materiales de trabajo, que incluyen tanto documentos físicos como digitales. Estos materiales abarcan
desde contratos de empleo y registros de personal hasta políticas internas, formularios y
comunicaciones. La gestión efectiva de estos recursos es fundamental para garantizar el cumplimiento
de regulaciones, facilitar la toma de decisiones basada en datos y proporcionar servicios de alta calidad
a los empleados de la organización. A pesar de esto, el departamento de recursos humanos enfrenta
diversos desafíos en este ámbito, como la falta de una estructura de clasificación coherente y lógica, que
dificulta la búsqueda y recuperación de documentos esenciales, que conlleva a una pérdida de tiempo,
duplicación de esfuerzos y posibles errores en la gestión de talento humano (Esquivel, 2023).
La gestión inadecuada de documentos y datos puede llevar a incumplimientos normativos y riesgos de
seguridad de datos. Los departamentos de recursos humanos deben cumplir con regulaciones de
privacidad, retención de registros y seguridad cibernética, lo que agrega una capa adicional de
complejidad a la gestión de materiales. Es esencial llevar un registro de quién accede a qué documentos
y cuándo, pero esta tarea se vuelve complicada sin un sistema de gestión documental adecuado que
ofrezca seguimiento y trazabilidad. Esto puede exponer al departamento a riesgos de seguridad y
cumplimiento normativo. La falta de una organización eficiente de materiales puede resultar en una
disminución de la eficiencia en la gestión de recursos humanos. Esta ineficiencia tiene un impacto
negativo en la productividad y en la satisfacción de los empleados, lo que subraya la importancia de
abordar estos desafíos de manera efectiva.
La implementación del programa 5s en la gestión de documentación del departamento de recursos
humanos en una organización se justifica en virtud de su capacidad para mejorar la eficiencia operativa,
reducir los riesgos de incumplimiento normativo y aumentar la satisfacción de los empleados. En el
libro "World Class Manufacturing: The Lessons of Simplicity Applied”, la metodología 5s se ha
demostrado eficaz en la optimización de procesos y la eliminación del desperdicio en entornos de trabajo
(Schonberger, 1986, como se citó en Miranda et al., 2018). La desorganización de archivos, tanto en
formato físico como digital, conlleva una pérdida de tiempo y recursos, dificultando la localización de
información esencial. La propuesta de las 5s no solo mejorará la productividad del departamento, sino
pág. 2385
que también reducirá los riesgos de incumplimiento normativo al establecer políticas de gestión más
rigurosas. Además, al facilitar el acceso a la información de manera eficiente, se mejorará la satisfacción
de los empleados, lo que encaja con la visión de Schonberger de simplificar procesos y crear entornos
de trabajo más eficaces.
Aunque el término fue acuñado en 1980 por Takashi Osada (Gapp et al, 2008; Ho, 1999, como se citó
en Piñero et al., 2018) la metodología 5s se origina en la filosofía japonesa (Falkowski et al, 2013, citado
en Piñero et al., 2018) surgió después de la Segunda Guerra Mundial como parte del movimiento de
calidad (Michalska et al., 2007, citado en Piñero et al., 2018). Japón se encontraba en un proceso de
reconstrucción profunda, tanto a nivel estructural como económico. El país estaba marcado por los
devastadores ataques atómicos en Hiroshima y Nagasaki, lo que intensificó la necesidad de renacer
como nación. Su enfoque principal fue superar los desafíos de la postguerra y evolucionar
económicamente para convertirse en la potencia mundial que es en la actualidad. Este proceso implicó
la adopción de nuevas metodologías, especialmente en el ámbito empresarial, donde se implementó
métodos rigurosos que permitieron un desarrollo notable (Rock, 2019).
En el panorama dinámico empresarial actual, la búsqueda constante de mejoras se ha convertido en un
imperativo para las organizaciones que aspiran a la excelencia y la competitividad sostenible.
Programa de las 5s: Constituye uno de los pilares fundamentales al comenzar cualquier herramienta o
sistema de mejora. Se le llama así porque cada una de las palabras clave en japonés comienza con la
letra "S".
Seiri: Clasificar o seleccionar.
Seiton: Organizar.
Seiso: Limpiar.
Seiketsu: Estandarizar.
Shitsuke: Dar seguimiento o mantener la disciplina.
Las 5s es una disciplina orientada a mejorar la productividad en el lugar de trabajo, a través de la
estandarización de prácticas de orden y limpieza. Socconini (2019), menciona que la implementación
de los cambios en los procesos se lleva a cabo en cinco etapas, cada una de ellas sirve como base para
la siguiente, asegurando de esta manera que los beneficios se mantengan a largo plazo en la organización.
pág. 2386
Se sostiene que, si en una empresa no se ha logrado poner en práctica las 5S, cualquier otro sistema de
mejora de procesos está condenado al fracaso. Esto se debe a que su implementación no requiere
tecnología ni conocimientos especializados, sino únicamente disciplina y autocontrol por parte de todos
los miembros de la organización. (citado en Socconini, 2019, p.140).
La implementación del programa 5s se desarrolla por medio de las siguientes etapas:
Etapa 1: Seiri (Clasificar o seleccionar): Eliminar todo lo innecesario del área de trabajo, separando
los elementos que son útiles de los que no lo son.
Etapa 2: Seiton (Organizar): Organizar y ubicar de manera eficiente todos los elementos necesarios
para que sean fáciles de acceder, sin causar demoras ni confusión.
Etapa 3: Seiso (Limpiar): Mantener el lugar de trabajo limpio y ordena.
Etapa 4: Seiketsu (Estandarizar): Establecer normas y procedimientos para mantener las primeras tres
etapas de manera constante.
Etapa 5: Shitsuke (seguimiento): Fomentar la disciplina en todos los miembros de la organización
para seguir las normas y procedimientos establecidos. (Socconini, 2019, p.140).
Al adentrarnos en las investigaciones y avances más recientes en este campo, se revela el impacto
significativo que las 5s pueden tener en diversas industrias y sectores.
Vargas et al. (2021), en su investigación “Aplicación del Lean Manufacturing 5S y Kaizen para el
incremento de la productividad en el área de producción de adhesivos acuosos de una empresa
fabricante”, llevaron a cabo un análisis para evaluar la productividad en el área de producción.
Posteriormente, eligió y capacitó a un equipo de trabajo en la aplicación de las metodologías 5S y
Kaizen, con el objetivo de implementar Lean Manufacturing como estrategia de mejora. Tras aplicar las
5S y Kaizen, se logró un incremento en la productividad, alcanzando un valor promedio de 5.58 Kg/hh,
además de reducir los tiempos de búsqueda de materiales en los colaboradores y mejoró la organización
y limpieza en el área. Hernández et al. (2023), en su estudio “Aplicación de la metodología 5S en un
almacén para mejora en una industria azucarera”, utilizo la observación por medio de auditorías para
obtener el diagnóstico de cada una de las S de la mencionada metodología y posteriormente realizar la
aplicación. Destacan que los resultados fueron satisfactorios, lográndose un 93% de efectividad,
encontrándose identificados ahora, los materiales y los racks del almacén, logrando reducir el tiempo de
pág. 2387
búsqueda, disminuyendo los errores en las entradas y salidas de material. Mejorando las condiciones de
trabajo que permiten la mejora en los índices de productividad mediante la ejecución de labores de forma
organizada, ordenada y limpia.
Objetivo general de la investigación
Evaluar la clasificación y organización de los documentos físicos y digitales del departamento de
Recursos Humanos de una organización.
Objetivos específicos
• Aplicar un instrumento de observación y encuesta a los empleados sobre la clasificación y
organización de los documentos físicos y digitales en el departamento.
• Elaborar una propuesta de implementación del programa 5s como mejora en la gestión de
documentación en el departamento de Recursos Humanos.
METODOLOGÍA
Investigación de carácter mixto, con un muestreo no probabilístico por conveniencia. La población
estudio comprendió 5 empleados distribuidos en los puestos; jefe de recursos humanos, administrador
de personal, reclutador de personal, auxiliar de reclutamiento de personal y responsable de formación
en el departamento de Recursos Humanos de una organización. Se diseño y aplico dos instrumentos de
recolección de datos: un formato de observación estructurada y una encuesta.
Según Creswell y Plano (2018), la investigación mixta combina enfoques cuantitativos y cualitativos
para abordar un problema de investigación, utilizando ambos tipos de datos para obtener una mayor
comprensión.
El muestreo por conveniencia es un tipo de muestreo no probabilístico en el que los elementos de la
muestra se eligen en función de la accesibilidad o cercanía del investigador, sin seguir un plan
estructurado ni un proceso aleatorio (Hernández et. al, 2014).
La observación estructurada es un tipo de observación utilizada en investigaciones que se apoya en
herramientas como guías, listas, tablas y diarios de campo, utilizando categorías previamente
codificadas para obtener datos concretos y estandarizados (Campos y Lule 2012).
Según Medina et. al (2023), la encuesta es una técnica de investigación empleada para recolectar datos
de un amplio número de personas. Además de ser una herramienta flexible y de fácil acceso que
pág. 2388
posibilita a los investigadores obtener información sobre comportamientos, actitudes, opiniones y
características.
El formato de observación estructurada tiene como objetivo recopilar información sobre la accesibilidad,
organización, medidas de seguridad, mantenimiento, actualización, estado y conservación de los
documentos físicos y digitales del departamento (Anexo 1).
La encuesta fue aplicada de manera presencial a los empleados, con el objetivo de evaluar la
clasificación y organización de los documentos físicos y digitales en el departamento de Recursos
Humanos. La encuesta consta de 12 preguntas divididas en 2 secciones. Sección 1: Clasificación y
Organización de los Documentos Físicos, conformada por las preguntas (1 al 6) evalúa cómo los
empleados perciben la organización, el etiquetado, la accesibilidad y la seguridad de los documentos
físicos almacenados en el departamento. Sección 2: Clasificación y Organización de los Documentos
Digitales, conformada por las preguntas (7 al 12) aborda la organización, el etiquetado, la facilidad de
acceso y las medidas de seguridad de los documentos digitales, con el fin de conocer la efectividad de
la gestión de archivos digitales en el departamento (Anexo 2).
RESULTADOS
Resultados cualitativos a través de la observación
A lo largo del proceso de observación en la evaluación de la clasificación y organización de los
documentos físicos en el departamento de Recursos Humanos, se identificaron varias áreas
problemáticas en la gestión de los documentos. La accesibilidad de los documentos físicos variaba,
algunos eran fácilmente accesibles, pero otros difíciles de localizar debido a la falta de un sistema de
clasificación claro. Muchos documentos físicos se encontraban desorganizados, lo que causaba
confusión entre los empleados. La clasificación inconsistente era frecuente, ya que no existía un sistema
estandarizado, y los documentos importantes se mezclan con los irrelevantes, aumentando el riesgo de
pérdida de información. Además, algunos documentos presentan enmiendas visibles, lo que generaba
dudas. En cuanto a la seguridad, no existen medidas adecuadas para proteger documentos sensibles, ya
que no se cuenta con las llaves en los archiveros para asegurar el acceso restringido. Finalmente, la
actualización y eliminación de documentos se realiza mensualmente, lo que resulta en la acumulación
innecesaria de documentos y complicaba el acceso a la información importante (Tabla 1).
pág. 2389
Tabla 1. Evaluación de la clasificación y organización de los documentos físicos
Criterios de evaluación
Sí
No
Los documentos están fácilmente accesibles.
X
Los documentos están clasificados por
categorías claras.
X
Las carpetas y documentos están etiquetados
claramente.
X
Los documentos están en buen estado (sin
daño o desgaste).
X
Los archivos están bien organizados (por
ejemplo, en archivadores, cajas o estantes).
X
Existen medidas de seguridad para
documentos sensibles (por ejemplo;
archivadores con llave).
X
Se actualizan y eliminan documentos
obsoletos regularmente.
X
Fuente: Elaboración propia a partir de las observaciones.
Durante la evaluación de la clasificación y organización de los documentos digitales, se identificó que
los documentos digitales no se organizan eficientemente, lo que dificulta su acceso rápido debido a la
falta de una estructura clara de carpetas y subcarpetas. Además, la clasificación no es coherente, ya que
los archivos están dispersos sin un criterio uniforme, lo que complica su localización. La ausencia de un
sistema digital adecuado lo que causa dispersión de archivos en diferentes dispositivos y formatos,
generando ineficiencias y riesgo de pérdida de información. También se observó una incoherencia en
los nombres de los archivos, lo que dificultaba su identificación. Finalmente, los documentos no se
actualizan semanalmente, lo que provocaba la acumulación de archivos obsoletos y desactualizado,
aumentando la confusión en los empleados (Tabla 2).
Tabla 2. Evaluación de la clasificación y organización de los documentos digitales
Criterios de evaluación
Sí
No
Los documentos digitales están fácilmente
accesibles.
X
Los documentos digitales están clasificados
en carpetas lógicas y claras.
X
pág. 2390
Los archivos digitales están nombrados de
manera coherente y estandarizada.
X
Mantienen las computadoras limpias (por
ejemplo; libre de polvo, alimentos).
X
Se utiliza un sistema digital adecuado para
gestionar los documentos.
X
Los documentos digitales están protegidos
(por ejemplo; contraseñas, accesos
restringidos).
X
Se actualizan y eliminan documentos
digitales obsoletos regularmente.
X
Fuente: Elaboración propia a partir de las observaciones.
Resultados cuantitativos de las encuestas
A continuación, se muestran los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas a 5 empleados que
comprende el personal del trabajo del departamento de Recursos Humanos.
El 40% de los encuestados califican la facilidad para encontrar documentos físicos en el departamento
como algo fácil, mientras que un 40% lo consideran difícil y un 20% lo perciben como muy difícil
(Figura 1). Además, los datos revelan que el 80% de los empleados consideran que los documentos
físicos están clasificados de manera clara y lógica algunas veces, mientras que el 20% opina que esto
ocurre casi siempre (Figura 2).
Figura 1. ¿Cómo calificas la facilidad para encontrar documentos físicos en el departamento?
0%
40%
40%
20%
Muy facíl Algo fácil Difícil Muy difícil
pág. 2391
Figura 2. ¿Están los documentos físicos clasificados de manera clara y lógica?
El 80% de los empleados perciben que los documentos físicos están etiquetados correctamente algunas
veces, mientras que el 20% opina que esto ocurre casi siempre (Figura 3). Asimismo, El 20% de los
encuestados señala que los documentos físicos sensibles algunas veces están almacenados de forma
segura como por ejemplo en archiveros con llave y el 80% menciona que nunca ocurre (Figura 4).
Figura 3. ¿Los documentos físicos están correctamente etiquetados?
Figura 4. ¿Los documentos físicos sensibles están almacenados de forma segura (por ejemplo, en
archiveros con llave)?
El 100% de los encuestados indica que la frecuencia con la que actualizan revisa o eliminan documentos
es mensual (Figura 5). Además, el 80% de los empleados señala que, algunas veces tienen acceso fácil
a los documentos físicos necesarios para su trabajo, mientras que el 20% opina que esto ocurre casi
siempre (Figura 6).
0%
20%
80%
0%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
0%
20%
80%
0%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
0% 0%
20%
80%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
pág. 2392
Figura 5. ¿Con qué frecuencia se actualizan o revisan los documentos físicos (eliminación de
documentos obsoletos, reordenación, etc.)?
Figura 6. ¿Tienes acceso fácil a los documentos físicos que necesitas para tu trabajo?
El 40% de los encuestados califican la facilidad para encontrar documentos digitales en el sistema de
archivos como difícil, el 40% como algo fácil y el 20% lo califica como muy difícil (Figura 7). En
cuanto a la organización de los documentos digitales a través de carpetas y subcarpetas en las
computadoras, el 80% de los empleados señala que ocurre algunas veces y el 20% opina que casi siempre
(Figura 8).
Figura 7. ¿Cómo calificas la facilidad para encontrar documentos digitales en el sistema de archivos?
100%
Mensualmente
0%
20%
80%
0%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
0%
40%
40%
20%
Muy facíl Algo fácil Difícil Muy difícil
pág. 2393
Figura 8. ¿Están los documentos digitales organizados en carpetas y subcarpetas de forma clara?
El 20% de los encuestados señala que los nombres de los archivos digitales casi siempre siguen una
organización clara y coherente, mientras que el 80% indica que esto ocurre algunas veces (Figura 9).
Además, los datos indican que el 100% de los empleados mencionan que, algunas veces, los documentos
digitales sensibles están protegidos por medidas de seguridad adecuadas, como contraseñas o acceso
restringido (Figura 10).
Figura 9. ¿Los nombres de los archivos digitales siguen una organización clara y coherente?
Figura 10. ¿Los documentos digitales sensibles están protegidos por medidas de seguridad adecuadas
(contraseñas, acceso restringido, etc.)?
El 100% de los encuestados indica que la frecuencia con la que actualizan revisa o eliminan documentos
digitales es mensualmente (Figura 11). Asimismo, el 20 % de los empleados señala que, casi siempre
tienen acceso a los documentos digitales fácilmente para su trabajo, mientras que el 80% opina que esto
ocurre algunas veces (Figura 12).
0%
20%
80%
0%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
0%
20%
80%
0%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
100%
Algunas veces
pág. 2394
Figura 11. ¿Con qué frecuencia se actualizan o revisan los documentos digitales (eliminación de
archivos obsoletos, organización de carpetas)?
Figura 12. ¿Tienes acceso fácil a los documentos digitales que necesitas para tu trabajo?
CONCLUSIONES
La investigación ha evidenciado la falta de un sistema adecuado para la gestión de documentos en el
departamento de Recursos Humanos lo que genera una serie de problemas operativos, que impactan
directamente en la eficiencia y productividad del personal de trabajo. La no adecuada clasificación y
organización de los documentos tanto físicos como digitales crea un ambiente propenso al retraso en la
toma de decisiones, dificulta el acceso a la información, ocasiona confusión en los empleados y una baja
eficiencia en la ejecución de tareas administrativas, lo que se ve reflejado en procesos lentos dentro de
la organización.
Para abordar estos desafíos, se necesita un enfoque integral que combine la organización física y digital
de documentos de trabajo. Esto incluye la implementación programas de mejora continua o sistemas de
gestión documental, la creación de políticas de clasificación y retención de documentos, así como la
capacitación del personal (Rangel, 2016). Además, la adopción de tecnologías avanzadas, como la
automatización de flujos de trabajo y la inteligencia artificial, puede mejorar la eficiencia y la seguridad
de la gestión de documentos (Padilla, 2024).
En virtud de los hallazgos identificados en la gestión documental del departamento de Recursos
100%
Mensualmente
0%
20%
80%
0%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
pág. 2395
Humanos y con el objetivo de optimizar la eficiencia en los empleados, reducir los tiempos de acceso a
la información y mejorar la organización general de los procesos, se elabora la propuesta de
implementación del programa 5s en este departamento.
Clasificación de los documentos físicos y digitales (SEIRI): Identificar y eliminar los documentos
obsoletos e innecesarios (tanto físicos como digitales), clasificando los documentos restantes en
categorías.
Organización de los documentos físicos y digitales (SEITON): Organizar los documentos físicos y
digitales restantes en carpetas de acuerdo a su categoría y ordenarlos de manera cronológica.
Mejorar el mantenimiento de los documentos de trabajo y el espacio laboral (SEISO):
Limpiar el espacio de trabajo, equipos, archivos físicos y digitales, estableciendo rutinas de limpieza
semanales. Para asegurar que se mantenga el orden, evitar la acumulación de documentos obsoletos e
innecesarios y prolongar la vida útil de los equipos y documentos del departamento.
Establecer normas y procedimientos para mantener las 5s (SEIKETSU): Crear un cronograma
mensual en donde cada empleado desarrolle alguna de las etapas del programa 5s. Además de
proporcionar capacitación a los miembros del departamento sobre la nueva forma de clasificar y
organizar los documentos digitales y físicos.
Fomentar una cultura de disciplina para mantener los cambios a largo plazo (SHITSUKE):
Establecer un programa de revisión mensual para mantener las etapas del programa 5s y un sistema de
retroalimentación o mejora continua. Así como celebrar los logros y reconocer el cumplimiento de las
normas establecidas de las 5s en el departamento.
Según SPC Consulting Group (2023) la implementación de las 5s en el departamento de recursos
humanos de la organización puede ofrecer varios beneficios:
Mejora de la eficiencia operativa
La metodología 5s se centra en la organización y limpieza del espacio de trabajo. Esto facilita la
localización rápida de documentos y materiales, lo que reduce el tiempo perdido buscando información
y aumenta la eficiencia en las tareas diarias.
pág. 2396
Optimización del espacio
La aplicación de las 5s permite optimizar el uso del espacio físico y electrónico. Al eliminar elementos
innecesarios y organizar los materiales de manera sistemática, se puede liberar espacio valioso y mejorar
la distribución de recursos.
Reducción de errores y retrabajos
La organización eficiente contribuye a la reducción de errores y retrabajos. Al tener un sistema ordenado,
hay menos posibilidades de perder información importante o cometer errores debido a la falta de claridad
en los procesos.
Promoción de la seguridad
La metodología 5s incluye aspectos relacionados con la seguridad, como la eliminación de obstáculos y
la identificación clara de áreas de trabajo. Esto contribuye a un entorno laboral más seguro para los
empleados.
Cambio cultural
La implementación de las 5s no solo se trata de organizar el espacio físico, sino que también implica un
cambio cultural. Fomenta la responsabilidad individual y colectiva sobre la organización y el
mantenimiento del entorno de trabajo.
Mejora de la imagen institucional
Un departamento de recursos humanos organizado y eficiente puede contribuir a mejorar la imagen
general de la organización. Esto puede ser importante tanto para la percepción interna de los empleados
y otras partes interesadas.
Facilitación de auditorías y cumplimiento normativo
La organización eficiente y la documentación clara facilitan las auditorías internas y externas, así como
el cumplimiento de normativas y regulaciones.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Xihmai, VII (13), 45-60.
Creswell, J., & Plano, V. (2018). Designing and conducting mixed methods research (3rd ed.). SAGE
Publications Inc.
pág. 2397
Esquivel, A. (2023). Retos del departamento de Recursos Humanos en México. Visión Humana.
https://www.visionhumana.mx/retos-del-departamento-de-recursos-humanos-en-mexico
Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2014). Metodología de la investigación. (6 ta ed). Mc
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https://doi.org/10.33386/593dp.2023.1-1.1640
Jara, M. (2017). El método de las 5s: su aplicación. Res non verba, 7 (1), 168-179
Medina, M., Rojas, R., Bustamante, W., Martel, C., & Castillo, R. (2023). Metodología de la
investigación: Técnicas e instrumentos de investigación. Instituto Universitario de Innovación
Ciencia y Tecnología Inudi Perú. https://doi.org/10.35622/inudi.b.080
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da Silva. Ronin consultoría, Quality, Productivity and Work Organisation.
https://qualityway.wordpress.com/2018/03/14/wcm-pilares-de-la-manufactura-de-clase-
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Piñero, E., Vivas, F., & Flores, L. (2018). Programa 5S´s para el mejoramiento continuo de la calidad y
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Archivo SGDEA. Archivo general de la nación Colombia.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publ
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https://books.google.co.cr/books?id=rjyeDwAAQBAJ&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=f
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SPC Consulting Group. (2023). 5S: Cómo implementar las 5s con pasos y ejemplos.
https://spcgroup.com.mx/5s/
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pág. 2399
ANEXOS
Anexo 1. Formato de observación estructurada.
Departamento
Fecha de observación:
Observación documentos físicos
Criterios de evaluación
Sí
No
Los documentos están fácilmente accesibles.
Los documentos están clasificados por categorías
claras.
Las carpetas y documentos están etiquetados
claramente.
Los documentos están en buen estado (sin daño o
desgaste).
Los archivos están bien organizados (por ejemplo, en
archivadores, cajas o estantes).
Existen medidas de seguridad para documentos
sensibles (por ejemplo; archivadores con llave).
Se actualizan y eliminan documentos obsoletos
regularmente.
Observación documentos digitales
Criterios de evaluación
Sí
No
Los documentos digitales están fácilmente accesibles.
Los documentos digitales están clasificados en
carpetas lógicas y claras.
Los archivos digitales están nombrados de manera
coherente y estandarizada.
Mantienen las computadoras limpias (por ejemplo;
libre de polvo, alimentos).
Se utiliza un sistema digital adecuado para gestionar
los documentos.
Los documentos digitales están protegidos (por
ejemplo; contraseñas, accesos restringidos).
Se actualizan y eliminan documentos digitales
obsoletos regularmente.
pág. 2400
Anexo 2. Encuesta para evaluar la clasificación y organización de los documentos físicos y digitales en
el departamento de Recursos Humanos.
Instrucciones: Por favor, responde a las siguientes preguntas de manera honesta. Tu opinión es valiosa
para mejorar la clasificación y organización de los documentos en el departamento.
Nombre:
Puesto que ocupa en el departamento:
Sección 1: Clasificación y Organización de los Documentos Físicos.
1.- ¿Cómo calificas la facilidad para encontrar documentos físicos en el departamento?
☐ Muy fácil ☐ Algo fácil ☐Difícil ☐Muy difícil
2.- ¿Están los documentos físicos clasificados de manera clara y lógica?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
3.- ¿Los documentos físicos están correctamente etiquetados?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
4.- ¿Los documentos físicos sensibles están almacenados de forma segura (por ejemplo, en archivos con
llave)?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
5.- ¿Con qué frecuencia se actualizan o revisan los documentos físicos (eliminación de documentos
obsoletos, reordenación, etc.)?
☐Diariamente ☐ Semanalmente ☐ Mensualmente ☐Nunca
6.- ¿Tienes acceso fácil a los documentos físicos que necesitas para tu trabajo?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
Sección 2: Clasificación y Organización de los Documentos digitales.
7.- ¿Cómo calificas la facilidad para encontrar documentos digitales en el sistema de archivos?
☐ Muy fácil ☐ Algo fácil ☐Difícil ☐Muy difícil
8.- ¿Están los documentos digitales organizados en carpetas y subcarpetas de forma clara?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
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9.- ¿Los nombres de los archivos digitales siguen una organización clara y coherente?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
10.- ¿Los documentos digitales sensibles están protegidos por medidas de seguridad adecuadas
(contraseñas, acceso restringido, etc.)?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca
11.- ¿Con qué frecuencia se actualizan o revisan los documentos digitales (eliminación de archivos
obsoletos, organización de carpetas)?
☐Diariamente ☐ Semanalmente ☐ Mensualmente ☐Nunca
12.- ¿Tienes acceso fácil a los documentos digitales que necesitas para tu trabajo?
☐ Siempre ☐ Casi siempre ☐ Algunas veces ☐Nunca