Geoconda Leonela S�nchez
Quiroz
https://orcid.org/
0000-0002-5344-1374
Instituto Superior Tecnol�gico
Ts�chila
V�ctor
Miguel Vera Estrada
https://orcid.org/0000-0002-5790-2385
Instituto Superior
Tecnol�gico Ciudad de Valencia
Miguel
�ngel Mantuano Casual
https://orcid.org/0000-0001-7908-8508
Instituto Superior
Tecnol�gico Ts�chila
William
Geovanny Beltr�n Salas
https://orcid.org/0000-0001-9905-5922
Instituto Superior
Tecnol�gico Ts�chila
�ngel Wilson Villarreal Cobe�a
https://orcid.org/0000-0003-0357-0538
Instituto Superior
Tecnol�gico Ts�chila
RESUMEN
El nuevo contexto presenta a las instituciones de
educaci�n superior e institutos una importante necesidad de contar con una
adecuada infraestructura de comunicaciones que les permita obtener los datos
requeridos. Los repositorios organizacionales juegan un papel importante a
medida que surgen las necesidades de almacenamiento con el tiempo, es decir, la
enorme acumulaci�n de documentos, por lo que configurar dichos repositorios
facilita la buena ejecuci�n de las operaciones diarias. Este tipo de dep�sito
permite conocer la producci�n cient�fica de la instituci�n, para darla a
conocer a los investigadores y encargados de la misma. un. sus actividades un.
Organizaci�n. Este tipo de almac�n permite el conocimiento de la producci�n
cient�fica de la organizaci�n, los investigadores y la actuaci�n como director
de la organizaci�n. Funciones actuales para resolver el uso de herramientas de
TI DSPACE para administrar la informaci�n electr�nica en las organizaciones, y
est�n dirigidas a implementar el archivo ISSTT, para lograr la investigaci�n,
el reembolso, las frutas y la marca r�pidas. Como la metodolog�a te�rica para
la implementaci�n del sistema de referencia institucional, Lo siguiente puede
asumir: las muestras eligen, cura, compre y restauran; Los principios de
construir archivos institucionales en Ecuador y directrices t�cnicas para la
implementaci�n de archivos. Este programa es una herramienta de gesti�n de la
informaci�n efectiva, que proporciona una soluci�n integrada para administrar,
procesar y proteger documentos electr�nicos y digitales, construyendo una
tienda de almacenes, simplificando la informaci�n de b�squeda y recuperaci�n.
Despu�s de la encuesta, se cre� un sistema de referencia institucional a trav�s
del uso. del software Dspace.
Palabras clave: repositorio institucional, software
libre, sistemas de recuperaci�n de
informaci�n.
Analysis of
the use of the Dspace tool for information
management: implementation of an institutional repository
ABSTRACT
The new context presents
higher education institutions and institutes with an important need for an
adequate communications infrastructure to enable them to obtain the required
data. Organizational repositories play an important role as storage needs arise
over time, i.e., the huge accumulation of documents, so setting up such
repositories facilitates the smooth running of daily operations. This type of
repository allows to know the scientific production of the institution, to make
it known to researchers and those in charge of it. un. its activities un.
Organization. This type of repository allows the knowledge of the scientific
production of the organization, researchers and acting as manager of the
organization. Current functions to solve the use of IT tools DSPACE to manage
electronic information in organizations, and are aimed at implementing the
ISSTT archive, to achieve research, reimbursement, fast fruits and branding. As
the theoretical methodology for the implementation of the institutional
reference system, the following can be assumed: the samples choose, cure, buy
and restore; the principles of building institutional archives in Ecuador and
technical guidelines for the implementation of archives. This program is an
effective information management tool, which provides an integrated solution to
manage, process and protect electronic and digital documents, building a store
of stores, simplifying the search and retrieval information. After the survey,
an institutional reference system was created through the use of Dspace software.
Keywords: institutional repository, free software, information retrieval systems.
Information retrieval systems.
Art�culo recibido:� 03 marzo 2022
Aceptado para publicaci�n: 20 marzo 2022
Correspondencia: [email protected]
Conflictos de
Inter�s: Ninguna que declarar
Los repositorios digitales accesibles
en l�nea se crearon como un medio para brindar acceso abierto a las
publicaciones, especialmente a los art�culos de investigaci�n. Adem�s, honran
el archivo y preservaci�n de colecciones abiertas a la producci�n cient�fica en
la comunidad; Se presenta como una nueva fuente de informaci�n que apoya la
preservaci�n a largo plazo de estos productos en un espacio interactivo y
completo(Y. Porro & G�lvez, 2018).
En consecuencia, un archivo o archivo es una ubicaci�n central en Internet
donde los servicios de informaci�n digital pueden almacenarse, mantenerse,
administrarse y difundirse; Suele ser una base de datos o un archivo
inform�tico. Los archivos est�n preparados para ser distribuidos normalmente a
trav�s de una red inform�tica como Internet o en un medio f�sico como un CD (Arlitsch & O�Brien, 2012).
Puede estar disponible p�blicamente o puede estar protegido y requerir
aprobaci�n previa.
Los repositorios digitales son
herramientas que se han desarrollado en los �ltimos a�os como parte de la
necesidad de diversas instituciones para gestionar tres elementos clave: el
documento la informaci�n y el conocimiento(Devakos & Toth-Waddell, 2008).
Alrededor de estos elementos se pueden encontrar algunas de las distintas
razones que han preocupado y ocupado a especialistas de distintas disciplinas
para desarrollar nuevas y mejores formas digitales en red; en vistas a
coleccionar, almacenar, preservar, difundir y disminuir los costos que produce
la organizaci�n, protecci�n y acceso a la informaci�n y el conocimiento(Madalli et al., 2012).
Para un almac�n institucional,
es digital o espacial donde organizaciones o universidades, conservaci�n,
entrega y claridad de todos los datos almacenados, texto, sonido, video y
otros, donde podemos ver los resultados de todos los cient�ficos, gesti�n,
investigaci�n, actividades y organizaciones y gratis (Nguyen & Chowdhury, 2013). Para el sistema de
referencia institucional, un servicio de informaci�n proporcionado por
universidades, departamentos, centros de investigaci�n, institutos, institutos
y sociedad cient�fica, almacenando y preservando y difundiendo materiales
digitales para actividades de ciencia comunitaria (Suber, 2012). Estos recursos
son enviados por el autor, conducen autom�ticamente a los comandos a s� mismos
o a trav�s de los servicios de soporte de usuario. Adem�s, las publicaciones
anteriores (antes de la publicaci�n) o las actitudes posparto pueden publicarse
y publicarse (S�nchez et al., 2020). Despu�s de analizar cada
definici�n antes de la exposici�n, el autor de escaneo confirma que el sistema
de referencia institucional es:
Un espacio digital que permite organizar,
almacenar y recuperar informaci�n de alto valor, igualmente permite dar
visibilidad a los trabajos cient�ficos realizados por los miembros de los
centros(Andr�s et al.,
2020).
Adem�s, la posibilidad de preservar los datos
de la memoria intelectual del mismo. Los repositorios institucionales han
tomado importantes posiciones en universidades e instituciones cient�ficas de
todo el mundo(Mendes &
Bax, 2018). La creaci�n de estos posee gran
auge a nivel mundial, principalmente con la propagaci�n de herramientas que
apoyan su implementaci�n. Seg�n las revisiones bibliogr�ficas realizadas se
comprob� que existen diferentes softwares para gestionar los contenidos dentro
de los repositorios .
Los m�s utilizados para la creaci�n de
repositorios son los registrados en el Directorio de Repositorios de Acceso
Abierto (Open Doar), all� se destacan: E-prints, VT ETD-db, Doks, Cybertesis, Digital Commons (ProQuest), Greenstone, TEDE, entre otros (Doria et al.,
2015).
El software utilizado en el desarrollo de la
investigaci�n es el Dspace V.4, de c�digo abierto que
provee herramientas, para la administraci�n de colecciones digitales, y que
com�nmente es usado como soluci�n de repositorio institucional(Molina et al.,
2015). Soporta una gran variedad de
datos, incluyendo libros, tesis, fotograf�as, video, datos de investigaci�n y
otras formas de contenido. Los datos son organizados como �tems que pertenecen
a una colecci�n; cada colecci�n pertenece a una comunidad. Dicho de otra forma,
es un sistema de informaci�n con arquitectura de repositorio digital que
captura, almacena, ordena, preserva y distribuye material de investigaci�n con
el prop�sito de garantizar que se preserve y distribuya toda la producci�n
intelectual generado al interior de las instituciones que hacen uso de este (Viveros &
S�nchez, 2018).
El
Instituto Superior Tecnol�gico Ts�chila, genera gran cantidad de informaci�n de
�rea acad�mica, administrativa, investigaci�n, vinculaci�n. Teniendo en cuenta
lo dicho anteriormente se deriva el siguiente problema cient�fico: �C�mo
recopilar, organizar y poner a disposici�n de los usuarios toda la informaci�n
dispersa? Que cuenta la el ISTT?, (Garc�a
S�nchez et al., 2014)(MINCYT,
2020). El objeto de estudio de esta
investigaci�n est� enmarcado en la organizaci�n y recuperaci�n de la informaci�n
y se platea como objetivo el desarrollo de un repositorio en el Instituto
Superior Tecnol�gico Ts�chila para lograr una b�squeda y recuperaci�n
documental r�pida y eficiente sobre base de herramientas de software programa de
gesti�n de grandes vol�menes de contenidos(Giusti,
2019).
2.
MATERIALES
Y M�TODOS
Los m�todos y t�cnicas utilizadas en el
desarrollo de la investigaci�n est�n determinados por el objetivo t y las
tareas de investigaci�n proyectadas como el an�lisis documental que se
desarrolla a trav�s del an�lisis, valoraci�n y generalizaci�n de la
bibliograf�a existente sobre el tema objeto de estudio. As� mismo
anal�tico-sint�tico: Al descomponer el problema de investigaci�n en elementos
por separado y profundizar en el estudio de cada uno de ellos, para luego
sintetizarlos en la soluci�n propuesta. Se realizo una entrevista a estudiantes
y profesores (Hern�ndez &
Mendoza, 2018)
3. RESULTADOS Y DISCUSI�N
Despu�s de la entrevista que se les
hizo a diferentes profesores y estudiantes, con el objetivo de conocer las
necesidades ISTT, en cuanto a la organizaci�n y disponibilidad de la
informaci�n con que cuentan en soporte digital se lleg� a las siguientes
conclusiones:
Red
de la facultad de inform�tica
El instituto genera diferentes tipos de
informaci�n entre las que se encuentra: Docente: aqu� se encuentra todo lo
referente a las conferencias, clases pr�cticas, proyectos, es decir, todo lo
relacionado con la docencia. En la parte cient�fica se encuentra todo lo
referente a los trabajos cient�ficos, proyectos educativos, proyectos TIC �
PIS, es decir, todo lo relacionado con trabajos desarrollados ya sea por
profesores o estudiantes.� En lo
administrativa, aqu� se encuentra todo lo referente a lo que se administra del
ISTT. Tecnol�gica, se encuentra todo lo referente a las tecnolog�as con que se
trabaja en la facultad como las bases de datos, p�ginas web, software programa (Carlos et al.,
2017).
La disponibilidad de la informaci�n de la
instituci�n no es de f�cil acceso, algunos acceden a ella por diferentes v�as
como por ejemplo en el ftp, pero no encuentran todo lo necesario, es decir, no
satisfacen todas sus necesidades de informaci�n, otros buscan con profesores o
estudiantes lo que les hace falta o van a las Biblioteca del ISTT. Los
entrevistados consideraron necesario la creaci�n de un soporte donde puedan
obtener la informaci�n de manera r�pida y eficiente porque les ser�a m�s f�cil
l.� A. Obtenci�n de su informaci�n.� Con respecto a la organizaci�n de todos sus
documentos y asignaturas en el lugar adecuado, la mayor�a concordaban porque
algunos ten�an su informaci�n en memorias por carpetas, y otros en computadoras,
as� mismo la periodicidad con la que se publica la informaci�n seg�n el tipo de
contenido porque var�an, por ejemplo, los documentos por cada semestre. Con
respecto a las necesidades informacionales m�s frecuentes: POA de las
asignaturas, Gu�as did�cticas, investigaci�n, vinculaci�n entre otras.
Como fundamento te�rico metodol�gico
para la implantaci�n del Repositorio del ISTT se asumieron los siguientes
elementos:
Etapas de selecci�n, procesamiento,
almacenamiento y recuperaci�n de informaci�n.
Selecci�n, donde se deben trazar las pol�ticas
necesarias y tipolog�a documentaria, el autor, considera que es aqu� donde el
especialista debe identificar la informaci�n pertinente y relevante para
incorporarla al sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de
usuarios, las tem�ticas, las tecnolog�as disponibles, la tipolog�a de fuentes,
as� como la misi�n, objetivos y metas de la organizaci�n.
Procesamiento, se complementa por las
sub-etapas de la descripci�n f�sica y la descripci�n de contenido; consiste en
presentar cada documento de manera que responda al m�ximo con las diferentes
tareas de la actividad cient�fico-informativa. En cuanto al almacenamiento y
recuperaci�n, planificar. La organizaci�n de una intranets coherente y �til
para la empresa, que contemple el sistema de gesti�n documental, es un punto
esencial en la actividad del especialista en informaci�n a la hora de organizar
la informaci�n y es clave para el �xito del proyecto.
El �t�rmino recuperaci�n de informaci�n, fue
mencionado por primera vez hacia el a�o de 1950, aunque es claro que este es un
concepto que en las pr�ctica de muchos a�os atr�s, las defini� como la b�squeda
de informaci�n en un stock de documentos, efectuada a partir de la
especificaci�n de un tema, aunque este mismo autor m�s adelante determine
ampliar a�n m�s este concepto manifestando para tal fin que la recuperaci�n de
Informaci�n abarca los aspectos intelectuales de la descripci�n de informaci�n
y su especificaci�n para la b�squeda, y cualquier sistema, t�cnica o m�quina
que se utilice para llevar a cabo la operaci�n, y con esto, claramente, abre el
concepto haci�ndolo aplicable aun hoy, cuando ya han transcurrido m�s de 50
a�os y claramente las tecnolog�as usadas para este proceso han cambiado
significativamente, pero como ya se mencion�, pr�cticamente este concepto,
tiene cierto grado de validez. Establecer pol�ticas de uso, calidad y
normalizaci�n de metadatos, para garantizar la recuperaci�n adecuada de los
recursos depositados, as� como los permisos de re�so de metadatos(Romero Villanueva
et al., 2019).
Adem�s, establecer pol�ticas de preservaci�n
digital donde se incluyan, por ejemplo, los per�odos de retenci�n del
documento, se definan los casos en que se podr�n retirar, actualizar o
modificar y cuando sea requiera, o se planee la migraci�n a otros formatos,
preferiblemente a formatos de archivo abierto. Analizar las caracter�sticas de
las plataformas de software programas libre dise�adas espec�ficamente para
repositorios y seleccionar la m�s adecuada a los prop�sitos de la instituci�n.
Contemplar entre los costos asociados al establecimiento del repositorio, los
relativos al destinado al mantenimiento y promoci�n de los servicios y la ayuda
a los procedimientos de autoarchivo.�
Capacitar a los profesionales de la informaci�n en los aspectos
relacionados con los beneficios del modelo de acceso abierto, espec�ficamente
de los repositorios institucionales, las legislaciones de copyright y los
procedimientos de autoarchivo, entre otros. Definir las tipolog�as de
documentos y priorizar en las etapas iniciales el dep�sito de art�culos
cient�ficos publicados(Porro &
G�lvez, 2018).
Gu�a t�cnica para hacer repositorios, plantea
que existen 2 etapas fundamentales para la implementaci�n de un repositorio,
estas son: Etapa de Dise�o y Etapa de Desarrollo.
La Etapa de Dise�o plantea que se debe tener en
cuenta aspectos como: Misi�n y objetivos del repositorio. Definici�n y
formulaci�n de sus pol�ticas por escrito. Caracterizaci�n infraestructura
tecnol�gica y de adecuados recursos humanos y econ�micos para el desarrollo del
repositorio. Levantamiento de la informaci�n, clasificaci�n de la informaci�n y
definici�n de usuarios.� La Etapa de
Desarrollo plantea que debe tener las siguientes herramientas, est�ndares de
metadatos delimitados por el software. Interfaz para a�adir contenido al
sistema. Interfaz para buscar / comprobar / recuperar contenido. Implantaci�n
del repositorio institucional para facilitar la organizaci�n y recuperaci�n de la
Informaci�n del fondo documental de la ISTT.
Etapa de desarrollo a partir de la
selecci�n, procesamiento y almacenamiento de la informaci�n
La B�squeda, recopilaci�n y estructuraci�n de
los documentos en el repositorio son textuales y se realiz� mediante las
siguientes agrupaciones:
� Producci�n Cient�fica.
� Acad�mico
� Vinculaci�n
� Administrativos
4.
CONSIDERACIONES
FINALES
La creaci�n de este repositorio cumple con los
objetivos trazados porque logra una eficiente b�squeda y recuperaci�n de todos
sus documentos. Adem�s, es una valiosa fuente para ofrecer informaci�n
especializada. demuestra que el software Dspace es
una herramienta ventajosa para la implementaci�n de repositorios institucionales.
Facilita a los profesores y estudiantes en su actividad diaria a una
recuperaci�n de la informaci�n m�s r�pida, para realizar y almacenar
informacion relacionada con el quehacer educativo, adem�s de brindarle nuevos
conocimientos. La implementaci�n de este repositorio es de gran importancia
para la seguridad y organizaci�n de los documentos que produce la facultad
propiciando mejores resultados en el almacenaje y accesibilidad de la informaci�n
(Castro, et al.,
2019).
En su acepci�n m�s amplia, los
repositorios constituyen una valiosa herramienta para las bibliotecas
universitarias, pues permiten visibilizar y descargar los resultados
investigativos de la instituci�n en cuesti�n. En este sentido, los repositorios
forman parte de los sistemas necesarios para preservar la memoria investigativa
de las instituciones y contribuir al acceso a largo plazo del conocimiento
acumulado.
Uno de los elementos de mayor peso
para la concreci�n de las metas de cualquier repositorio son las pol�ticas o
pautas para el uso y mantenimiento. Alguno de los aspectos que se definen, se
centran en las tipolog�as documentales que se aceptan en el repositorio, el
esquema de metadatos empleado; as� como los metadatos de descripci�n m�nimos
que deben tener los recursos a depositar. Por otro lado, est�n los niveles de
acceso que se asignan a las colecciones; qui�nes depositan y c�mo pueden
hacerlo. Se definen tambi�n algunas medidas para la preservaci�n del
repositorio y c�mo respetar la propiedad intelectual a trav�s del
reconocimiento de los autores sobre su obra. Por �ltimo, las pautas de
diseminaci�n de los servicios proponen la utilizaci�n de todos los espacios con
que cuenta la instituci�n para promover el uso del repositorio.
5.
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