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EL ARCHIVO CIUDADANO ELECTRÓNICO PARA
LA VIGILANCIA DE OBRA PÚBLICA Y
ADQUISICIONES: DISEÑO, PILOTAJE Y
RESULTADOS
THE CITIZEN-DRIVEN ELECTRONIC ARCHIVE FOR THE
OVERSIGHT OF PUBLIC WORKS AND PROCUREMENT:
DESIGN, PILOT TESTING, AND RESULTS
Carlos Eduardo Montano Durán
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, México
Carmen Lucila Álvarez González
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, México
pág. 13817
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v9i5.20547
El Archivo Ciudadano Electrónico para la Vigilancia de Obra Pública y
Adquisiciones: Diseño, Pilotaje y Resultados
1Carlos Eduardo Montano Durán
cmontano@uacj.mx
https://orcid.org/0000-0002-1888-7303
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
México
Carmen Lucila Álvarez González
caalvare@uacj.mx
https://orcid.org/0000-0002-3995-9724
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
México
RESUMEN
Este artículo presenta el diseño y el pilotaje de un archivo ciudadano electrónico para la vigilancia de
procesos de obra pública y adquisiciones. El modelo se construye por compatibilidad con la Ley General
de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, y traduce principios archivísticos
(procedencia, respeto al orden original y ciclo de vida) a un entorno ciudadano. El archivo se organiza
mediante un cuadro de series y subseries y un catálogo de disposición documental, e incorpora reglas
operativas para documentos digitales: foliación electrónica, metadatos mínimos, resguardo de fuentes
en carpeta de solo lectura y medidas básicas de seguridad. El pilotaje, desarrollado principalmente con
estudiantes, mostró mejoras en la localización de documentos clave, en la trazabilidad de la información
y en la replicabilidad del modelo; también se documentaron indicios plausibles de incidencia
institucional. Se discute el archivo como infraestructura de gobernanza documental que reduce costos
de transacción informativa y refuerza la fuerza probatoria de la evidencia ciudadana. Se concluye con
lineamientos para consolidar su adopción y métricas para evaluar impacto a escala. Como señala Cruz
Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como
un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Palabras clave: archivo ciudadano, gestión de documentos electrónicos, trazabilidad, transparencia,
rendición de cuentas
1
Autor principal.
Correspondencia: cmontano@uacj.mx
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The Citizen-Driven Electronic Archive for the Oversight of Public Works
and Procurement: Design, Pilot Testing, and Results
ABSTRACT
This article presents the design and pilot implementation of an electronic citizen archive to support
oversight of public works and procurement. The model is aligned with Mexico’s General Archives Law
and the Archives Law of the State of Chihuahua and translates core archival principles (provenance,
respect for original order, and the records life cycle) into a citizen-centered setting. The archive is
structured through a series–subseries classification scheme and a disposition schedule, and it adopts
operational rules for digital records: electronic foliation, minimal metadata, read-only safeguarding of
source records, and basic security measures. The pilot—conducted mainly with university students,
yielded improvements in locating key documents, strengthening traceability, and replicating the model
across cases; it also documented plausible signs of institutional responsiveness. The discussion frames
the archive as documentary governance infrastructure that lowers informational transaction costs and
reinforces the probative value of citizen evidence. The article concludes with guidelines for broader
adoption and metrics to assess impact at scale.
Keywords: citizen-driven archive, electronic records management, public procurement, traceability,
transparency
Artículo recibido 09 agosto 2025
Aceptado para publicación: 13 septiembre 2025
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INTRODUCCIÓN
La opacidad en los procesos de obra pública y adquisiciones ha sido señalada como una de las
principales fuentes de corrupción y desconfianza ciudadana en México y en América Latina (OECD,
2018). Además, el desconocimiento de la ciudadanía y la complejidad técnica de estos procesos
incrementan los riesgos de corrupción, pues dificultan el escrutinio social. A pesar de los avances
normativos en materia de transparencia y acceso a la información, persisten limitaciones relacionadas
con la fragmentación y dispersión de la evidencia documental.
En México, el desarrollo normativo ha incorporado instrumentos clave para revertir estas limitaciones.
La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2015) y la Ley General de
Archivos (2018) constituyen dos pilares complementarios: la primera garantiza el acceso a la
información pública como derecho fundamental; la segunda establece las bases para que dicha
información se organice y conserve de forma auténtica, íntegra y accesible. A nivel local, la Ley de
Archivos del Estado de Chihuahua refuerza este marco, al establecer la obligación de organizar,
clasificar, valorar y conservar los documentos con valor administrativo, jurídico, fiscal, técnico e
histórico, incorporando criterios para la gestión de documentos electrónicos.
Desde la teoría institucional, Douglass North (1990, 2005) ha mostrado que la reducción de costos de
transacción es esencial para el cambio institucional sostenido. En este sentido, la archivística adquiere
una función estratégica: no se limita a la gestión técnica de documentos, sino que se constituye en un
dispositivo que permite disminuir la asimetría de información entre Estado y ciudadanía, fortaleciendo
la rendición de cuentas y limitando la discrecionalidad. El archivo, entendido como infraestructura
probatoria, genera incentivos de cumplimiento por diseño: la sola existencia de documentos organizados
y accesibles eleva el costo de incumplir sin dejar rastro documental.
En paralelo, la archivística contemporánea ha experimentado una transformación frente a la
digitalización. Schellenberg (1956) definió el ciclo vital de los documentos como la secuencia de fases
de creación, uso, conservación y disposición final. Duranti, Rogers y Thibodeau (2022), a partir de las
investigaciones de InterPARES y de la diplomática digital, advierten que los principios clásicos de
procedencia y respeto al orden original deben reinterpretarse en el entorno digital, donde la autenticidad
depende de la preservación de la identidad, la integridad y el contexto archivístico. La norma ISO 15489
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sobre gestión de documentos ha reforzado esta perspectiva, al establecer lineamientos internacionales
para la organización y preservación de documentos electrónicos, reconociendo que el soporte digital
exige nuevas formas de garantizar trazabilidad y acceso. Nacif Mina (2012) enfatiza que una
clasificación funcional de los documentos garantiza la trazabilidad y coherencia de la información,
facilitando la recuperación y control archivístico.
La literatura archivística también ha subrayado la relevancia de los archivos sociales como categoría
emergente, distinta de los archivos institucionales tradicionales. Mientras estos últimos se diseñan para
el cumplimiento de la legalidad administrativa, los archivos sociales buscan preservar la memoria y la
evidencia desde la perspectiva de la ciudadanía (Cook, 1997). En este artículo hablamos de archivos
ciudadanos, una categoría distinta que no aparece en la literatura clásica, pero que resulta pertinente para
describir iniciativas sociales de organización documental orientadas a la vigilancia democrática. Nacif
Mina (2012) enfatiza que una clasificación funcional de los documentos garantiza la trazabilidad y
coherencia de la información, facilitando la recuperación y control archivístico.
En América Latina, diversos estudios han identificado rezagos en materia de gestión documental,
particularmente en los municipios, donde la ausencia de archivos organizados constituye un obstáculo
recurrente para la rendición de cuentas (Hernández & Téllez, 2020). En el caso de México, López Yepes
(2020) subraya que la Ley General de Archivos representó un avance significativo, pero que su
implementación enfrenta barreras relacionadas con capacidades institucionales, resistencia burocrática
y falta de recursos. Aguilera Murguía (2005) subraya que la gestión documental constituye una función
estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de la rendición de cuentas y la transparencia.
Al mismo tiempo, la literatura sobre participación ciudadana y gobernanza democrática ha planteado
que los mecanismos de control social solo generan efectos cuando se sustentan en instrumentos robustos
y en procesos metodológicamente claros. Ackerman (2004) propuso la noción de cogobernanza, donde
los espacios de participación requieren estructuras que garanticen trazabilidad y capacidad de incidencia.
Fung y Wright (2003), al analizar experiencias de empowered participatory governance, señalaron que
la efectividad de la participación depende de la existencia de arreglos institucionales que fortalezcan la
rendición de cuentas. Bajo esta perspectiva, un archivo ciudadano electrónico es más que un repositorio:
es un dispositivo de gobernanza documental que permite convertir la información dispersa en prueba
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organizada para el escrutinio social. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se
concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de
cuentas en la sociedad digital.
El presente artículo forma parte de un proyecto más amplio que busca analizar cómo los instrumentos
de supervisión ciudadana pueden convertirse en mecanismos de presión externa informada y contribuir
al cambio institucional incremental. Los resultados preliminares de este esfuerzo fueron presentados en
un estudio previo sobre instrumentos ciudadanos de supervisión (Montano Durán & Álvarez González,
2025), donde se documentó cómo la adaptación metodológica de guías y listas de verificación fortaleció
la trazabilidad y generó efectos de presión externa informada en gobiernos locales.
Sobre esa base conceptual y empírica, este artículo se centra exclusivamente en la instrumentación del
archivo ciudadano electrónico como infraestructura documental de la supervisión ciudadana. El objetivo
es describir el diseño, el pilotaje y los resultados de un modelo archivístico digital basado en un cuadro
de clasificación con ocho series y un catálogo de disposición documental. Se busca mostrar cómo este
archivo contribuye a mejorar la localización de documentos clave, fortalecer la trazabilidad mediante
foliación electrónica y metadatos, y ofrecer a la ciudadanía una herramienta replicable de preservación
y uso de evidencia. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo
como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad
digital.
El pilotaje del modelo se ha realizado tanto en contextos académicos, a través de seminarios
universitarios en los que estudiantes aplicaron la metodología de supervisión ciudadana, como en
contextos ciudadanos, mediante colectivos que adoptaron el manual de aplicación. Los resultados
preliminares muestran mejoras significativas en la búsqueda y localización de información, mayor
trazabilidad de los documentos a lo largo de su ciclo vital y evidencias que sustentan las afirmaciones
y/o hallazgos ciudadanos.
La estructura del artículo es la siguiente: en la sección metodológica se describe el diseño del archivo
ciudadano electrónico y sus instrumentos archivísticos; posteriormente se presentan los resultados del
pilotaje; en la discusión se analizan las implicaciones del modelo en términos de gobernanza y rendición
de cuentas; y finalmente se exponen las conclusiones y perspectivas de continuidad. Como señala Cruz
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Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como
un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
METODOLOGÍA
El punto de partida de la presente investigación fue la constatación de un límite en los ejercicios de
supervisión ciudadana previamente desarrollados en Chihuahua entre 2019 y 2024. En esos trabajos,
que documentamos en un estudio anterior (Montano Durán & Álvarez González, 2025), se demostró
que la adaptación de guías metodológicas podía reforzar la trazabilidad de los expedientes de
contratación, generar legitimidad social a través de procesos de validación colaborativa y motivar ajustes
procedimentales en las dependencias públicas. Sin embargo, también quedó en evidencia que estos
resultados carecían de un soporte documental estable que asegurara su preservación probatoria. La
ausencia de un sistema de archivo hacía que los hallazgos dependieran en exceso de los informes
narrativos y de la memoria de los equipos participantes, lo que debilitaba su capacidad de incidir de
manera sostenida en la gestión pública. Esta debilidad no es menor: como ha señalado Cook (1997), los
documentos y archivos no son neutrales, sino dispositivos de poder y memoria social. Si no se preservan
de forma organizada y accesible, se diluye la posibilidad de que la ciudadanía pueda sostener sus
observaciones frente a la administración pública. Fue así que el presente estudio decidió concentrarse
en la instrumentación de un archivo ciudadano electrónico, no como un repositorio pasivo de
información, sino como una infraestructura probatoria que articula la experiencia metodológica previa
con los principios archivísticos y las obligaciones normativas vigentes en México. Como señala Cruz
Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como
un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
La construcción del archivo ciudadano electrónico se sustentó en dos referentes normativos centrales:
la Ley General de Archivos, publicada en 2018, y la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua,
promulgada en 2019. Ambas normatividades establecen la obligación de organizar los documentos en
cuadros de clasificación y catálogos de disposición, con el fin de garantizar su conservación de acuerdo
con el valor administrativo, jurídico, fiscal, técnico e histórico que posean (Congreso de los Estados
Unidos Mexicanos, 2018; Congreso del Estado de Chihuahua, 2019). Estas disposiciones marcan un
cambio importante en el marco jurídico mexicano, pues reconocen que la gestión documental no es un
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asunto meramente técnico, sino una condición indispensable para el ejercicio de derechos ciudadanos
como la transparencia y el acceso a la información. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Al mismo tiempo, la archivística como disciplina ha proporcionado los fundamentos teóricos para
convertir estas normas en prácticas concretas. El principio de procedencia asegura que los documentos
se agrupen según el productor que los genera, evitando artificialidades que rompan su contexto original.
El respeto al orden original garantiza que se preserve la secuencia lógica en que los documentos fueron
creados y tramitados, lo cual es esencial para reconstruir los procesos administrativos. Estos principios,
formulados inicialmente en la tradición archivística europea, han sido reafirmados en la práctica
internacional y adaptados en México en el marco de la transición hacia archivos electrónicos (Duranti,
Rogers y Thibodeau, 2022).
El concepto de ciclo vital de los documentos, introducido por Schellenberg (1956), fue igualmente
decisivo. Esta noción plantea que todo documento atraviesa fases de creación, uso, conservación y
disposición final, y que en cada una de ellas debe asegurarse su valor como evidencia. En el entorno
digital, este ciclo vital ha requerido reinterpretaciones, pues los documentos electrónicos no tienen la
estabilidad material del soporte en papel y requieren condiciones adicionales de autenticidad, integridad
y fiabilidad para ser admitidos como prueba. Por ello, la instrumentación del archivo ciudadano adoptó
lineamientos internacionales como los recogidos en la norma ISO 15489 sobre gestión documental, que
establecen criterios para asegurar la trazabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos
electrónicos (International Organization for Standardization, 2016). Como señala Cruz Mundet (2018),
el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de
memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
En conjunto, este marco normativo y teórico dio lugar a un diseño que buscó conciliar tres exigencias:
la obligación legal de organizar y conservar documentos, los principios archivísticos que garantizan su
valor probatorio y las adaptaciones necesarias para un entorno de supervisión ciudadana en el que la
evidencia documental es la base de la legitimidad de los hallazgos.
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La decisión de adoptar el documento electrónico como unidad básica del archivo respondió a dos
razones principales: las condiciones reales de producción de información y los criterios normativos que
reconocen su valor probatorio. En los procesos de contratación pública supervisados, los documentos
disponibles para la ciudadanía suelen presentarse en formatos digitales —PDFs descargados de portales,
hojas de cálculo de plataformas oficiales, o incluso archivos enviados como respuesta a solicitudes de
información—. Esta realidad hacía poco práctico pensar en un archivo basado en soporte físico. Además,
la Ley General de Archivos reconoce expresamente la validez de los documentos electrónicos siempre
que se cumplan condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y localización (Congreso de los
Estados Unidos Mexicanos, 2018).
Sin embargo, la naturaleza digital de los documentos introduce riesgos que la literatura archivística ha
advertido con insistencia. Duranti, Rogers y Thibodeau (2022) subrayan que los documentos
electrónicos no son estáticos: su autenticidad y fiabilidad dependen de mantener metadatos, controles
de acceso y cadenas de custodia que garanticen su integridad a lo largo del tiempo. Para enfrentar estas
limitaciones, el archivo ciudadano incorporó un sistema de foliación electrónica que asignó a cada
documento un identificador único compuesto por año, proyecto, serie o subserie y número consecutivo.
Este procedimiento responde al principio archivístico de unicidad y permite reconstruir el orden de
producción sin depender de la memoria de los equipos responsables. Como señala Cruz Mundet (2018),
el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de
memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Paralelamente, cada documento fue registrado en una matriz de metadatos que funcionó como hoja de
control. En ella se consignaron la fecha de emisión, el productor, el tipo documental, la serie
correspondiente y el estatus de vigencia. Con ello se buscó cumplir con lo señalado por la norma ISO
15489, que establece que la gestión documental debe asegurar no solo la conservación física, sino
también la identificación de contexto, contenido y estructura (International Organization for
Standardization, 2016). Este doble mecanismo —nomenclatura estandarizada en los nombres de archivo
y registro paralelo en metadatos— permitió construir una cadena de custodia digital y reducir la
vulnerabilidad frente a alteraciones o pérdidas. Aguilera Murguía (2005) subraya que la gestión
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documental constituye una función estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de la
rendición de cuentas y la transparencia.
De esta manera, el documento electrónico dejó de ser un simple archivo aislado para convertirse en una
unidad de análisis y preservación dentro de un sistema coherente. El valor probatorio de cada pieza no
residió únicamente en su existencia, sino en su integración dentro de un conjunto clasificado, foliado y
descrito, lo que refuerza la fiabilidad de los hallazgos ciudadanos y les otorga mayor capacidad de
incidencia.
El diseño del archivo ciudadano electrónico no se mantuvo en un plano teórico, sino que se probó en un
proceso de pilotaje aplicado en dos contextos complementarios: el académico y el ciudadano. En el
primero, estudiantes de seminarios universitarios organizaron expedientes de contratos seleccionados
en portales de adquisiciones y obras públicas. Cada equipo replicó la estructura de series y subseries
definida en el cuadro de clasificación, foliando electrónicamente los documentos obtenidos y registrando
en hojas de control los metadatos y folios de solicitudes de información realizadas a través de la
Plataforma Nacional de Transparencia. Esta práctica no solo reforzó el aprendizaje metodológico, sino
que también funcionó como un laboratorio pedagógico de control social, en línea con lo señalado por
López Yepes (2020), quien enfatiza la importancia de la enseñanza de la gestión documental como base
para consolidar la cultura archivística en México. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
En esta fase de pilotaje, realizada en el ámbito académico, la aplicación del archivo permitió comprobar
la coherencia funcional del cuadro A–H: la foliación electrónica y la matriz de metadatos hicieron
posible reconstruir con rapidez la secuencia contrato–ejecución–cierre sin ambigüedades. Este
comportamiento es consistente con los lineamientos de la norma ISO 15489, que subraya la necesidad
de preservar contexto, contenido y estructura para sostener la autenticidad, la integridad y la
disponibilidad de los documentos en entornos digitales (International Organization for Standardization,
2016). De este modo, el archivo se consolidó no solo como un sistema organizativo, sino también como
una infraestructura de confianza para la vigilancia basada en evidencia. Aunque la transferencia a
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proyectos sociales no formó parte de esta etapa, el diseño mantiene esa vocación y será objeto de
evaluación en aplicaciones posteriores.
Un aspecto central del diseño metodológico fue la seguridad y preservación del archivo, dado que la
experiencia internacional ha mostrado que la vulnerabilidad de los documentos electrónicos puede poner
en riesgo tanto su valor probatorio como su disponibilidad futura (Duranti, Rogers y Thibodeau, 2022).
En la fase piloto se optó por utilizar Google Drive como plataforma de gestión, aprovechando su carácter
accesible y gratuito, pero aplicando reglas estrictas de acceso diferenciado. Los equipos responsables de
los proyectos tuvieron permisos de edición restringidos, mientras que observadores externos recibieron
permisos de solo lectura. Adicionalmente, se estableció una carpeta congelada en la que se
resguardaron los documentos fuente sin posibilidad de modificación, con el fin de asegurar la
autenticidad y prevenir alteraciones involuntarias o maliciosas.
La preocupación por la preservación digital no es ajena a los marcos normativos vigentes. La Ley de
Archivos del Estado de Chihuahua establece que los documentos con valor histórico deben conservarse
de forma permanente, y que los sistemas electrónicos deben garantizar su integridad y accesibilidad a
largo plazo (Congreso del Estado de Chihuahua, 2019). Este mandato coincide con las recomendaciones
de la norma ISO 14721, conocida como Open Archival Information System (OAIS), que define los
principios de preservación digital a largo plazo y subraya la necesidad de respaldos, migraciones
tecnológicas y controles de auditoría (Consultative Committee for Space Data Systems, 2012).
Aunque en el pilotaje inicial se recurrió a soluciones gratuitas, la experiencia mostró la necesidad de
migrar hacia plataformas de mayor robustez, como Google Workspace Business, que permiten
implementar auditorías de acceso, sistemas de autenticación de dos factores y políticas de retención
documental. Este tipo de medidas responden a lo señalado por Hernández y Téllez (2020), quienes
documentan cómo la fragilidad de los archivos municipales en México —marcada por la pérdida o
manipulación de expedientes— debilita la transparencia y la rendición de cuentas. En contraste, un
archivo ciudadano con medidas de seguridad puede convertirse en un contrapeso frente a esas
debilidades institucionales, reforzando la confianza en los hallazgos ciudadanos y preservando la
memoria documental de los procesos de vigilancia. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
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contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
La evaluación del pilotaje del archivo ciudadano electrónico se llevó a cabo a partir de cuatro criterios
principales: localización de documentos clave, trazabilidad de la información, replicabilidad del modelo
y utilidad percibida por los usuarios. Estos parámetros no fueron elegidos arbitrariamente, sino que
responden a la literatura archivística y a los marcos institucionales que destacan la importancia de medir
la efectividad de los sistemas de gestión documental en función de su capacidad para sostener la
evidencia (International Organization for Standardization, 2016). Como señala Cruz Mundet (2018), el
archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de
memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
El primer criterio fue la capacidad de localizar con rapidez documentos críticos, como contratos, actas
de entrega-recepción o dictámenes de fallo. En la práctica, la foliación electrónica y la nomenclatura
estandarizada redujeron significativamente los tiempos de búsqueda, lo que coincide con lo señalado
por López Yepes (2020) acerca del valor de los instrumentos archivísticos como herramientas para
garantizar acceso expedito y transparente.
El segundo criterio se relacionó con la trazabilidad. La integración de cada documento en una matriz de
metadatos permitió reconstruir la secuencia lógica de los procedimientos, de modo que cada inferencia
realizada por los equipos ciudadanos pudiera vincularse con una fuente documental específica. Este
enfoque se alinea con lo planteado por Schellenberg (1956) en torno al ciclo vital, en la medida en que
asegura continuidad entre las fases de creación, uso y conservación del documento, adaptado ahora al
entorno digital.
La replicabilidad constituyó el tercer criterio. La estructura de ocho series fue probada en distintos
contratos y modalidades de supervisión, tanto en proyectos académicos como en iniciativas ciudadanas.
La posibilidad de aplicar un mismo marco a contextos diferentes confirma la utilidad de lo que Bammer
(2013) denomina integración metodológica: el diseño de instrumentos suficientemente flexibles para
adaptarse a entornos diversos sin perder coherencia interna.
Finalmente, la utilidad percibida por los usuarios se expresó en dos dimensiones distintas. En el ámbito
académico, el archivo funcionó como laboratorio pedagógico para comprender el ciclo documental de
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la contratación pública y ejercitar habilidades de supervisión. En el ámbito ciudadano, se convirtió en
plataforma de incidencia política y social, proporcionando un respaldo probatorio frente a autoridades y
fortaleciendo la legitimidad de las observaciones. Este resultado coincide con lo que Ackerman (2004)
y Fung y Wright (2003) describen como las condiciones necesarias para una participación ciudadana
efectiva: el acceso a instrumentos que no solo abran espacios deliberativos, sino que también doten de
fuerza a la voz ciudadana mediante evidencias verificables.
La aplicación de estos criterios confirmó la hipótesis central: un archivo digital organizado bajo criterios
normativos y archivísticos reduce los costos de transacción informativa (North, 1990, 2005), refuerza
los mecanismos de rendición de cuentas y se convierte en soporte indispensable para la gobernanza
democrática.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Los resultados del pilotaje pueden sintetizarse en cuatro dimensiones: localización de documentos clave,
trazabilidad de la información, replicabilidad del modelo en ámbitos académico y ciudadano, e
incidencia institucional. La siguiente tabla 1 resume de manera comparativa la situación típica antes de
la implementación del archivo y los cambios observados con su aplicación.
Tabla 1. Efectos observados del archivo ciudadano electrónico en el pilotaje
Dimensión
Situación típica antes del
archivo
Cambios observados con el
archivo
Localización de
documentos
clave
Búsquedas fragmentadas
en portales y
repositorios,
duplicidades y pérdida
de versiones
Nomenclatura estandarizada y
foliación electrónica permiten
ubicar contratos, fallos, actas y
garantías en minutos
Trazabilidad de
inferencias
Dificultad para
reconstruir la secuencia
contrato–ejecución–
cierre
Matriz de metadatos vincula
cada hallazgo con su fuente;
carpeta congelada protege
originales
Replicabilidad
del modelo
Expedientes
heterogéneos entre
equipos y proyectos
Plantilla de ocho series A–H
replicada por contrato y por
proyecto, en curso y en vía
ciudadana
Incidencia
institucional
Observaciones
ciudadanas sin soporte
homogéneo
Serie H documenta minutas,
oficios y ajustes
procedimentales; facilita
diálogo con autoridades
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A partir de esta visión panorámica, se desarrollan cada una de las dimensiones por separado a
continuación.
Localización de documentos clave
El primer efecto constatado del archivo ciudadano electrónico fue la mejora significativa en la
localización de documentos clave de los expedientes de contratación. Antes de su implementación, los
equipos académicos y ciudadanos enfrentaban búsquedas fragmentadas en portales de transparencia y
en repositorios institucionales, con frecuentes duplicidades y ausencia de versiones definitivas. En no
pocos casos, los contratos aparecían en un sitio sin anexos, mientras que en otro podían localizarse actas
o fallos sin relación evidente con el expediente principal. Esta dispersión generaba un costo de
transacción elevado, pues se invertían horas en reconstruir manualmente expedientes incompletos, lo
que debilitaba la capacidad de análisis y la fuerza probatoria de los hallazgos (North, 1990, 2005). Como
señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico,
sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
La introducción de un sistema de foliación electrónica y de nomenclatura estandarizada transformó esta
dinámica. Cada documento localizado fue registrado con un identificador único que combinaba año,
proyecto, serie/subserie y un número consecutivo. De esta manera, un contrato, un acta de apertura o un
fallo dejaron de ser simples archivos aislados para convertirse en piezas de un conjunto verificable,
organizadas en carpetas digitales donde los documentos fuente permanecían en solo lectura. Este
procedimiento permitió localizar contratos, fallos, actas y garantías en cuestión de minutos, en
consonancia con el principio de disponibilidad y recuperación eficiente establecido en la norma ISO
15489 (International Organization for Standardization, 2016).
En el ámbito académico, esta reorganización se tradujo en un cambio pedagógico relevante. Al reducir
drásticamente el tiempo invertido en búsquedas, los estudiantes pudieron concentrarse en ejercicios de
contraste entre lo normado y lo observado, fortaleciendo así su comprensión crítica de la contratación
pública. Ello confirma lo señalado por López Yepes (2020), quien destaca que la enseñanza de la gestión
documental no debe limitarse a la teoría, sino que debe traducirse en prácticas que permitan un acceso
ágil y confiable a la información. Aguilera Murguía (2005) subraya que la gestión documental constituye
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una función estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de la rendición de cuentas y la
transparencia.
En la práctica ciudadana, la localización expedita de documentos otorgó a los colectivos una ventaja
estratégica. La capacidad de mostrar un contrato o un acta en una reunión con regidores o en una
conferencia de prensa aumentó la credibilidad de sus planteamientos y redujo el margen de los
funcionarios para desestimar observaciones. Este efecto se alinea con la noción
de cogobernanza planteada por Ackerman (2004), según la cual la participación ciudadana se fortalece
cuando dispone de instrumentos que respaldan sus afirmaciones con evidencia organizada y verificable.
La experiencia del pilotaje, en suma, mostró que el archivo ciudadano electrónico no solo mejoró la
eficacia operativa de los equipos, sino que también reforzó la legitimidad social de sus observaciones.
La disponibilidad de documentos clave en un repositorio estructurado constituyó una ganancia tanto en
el plano pedagógico como en el político, validando la hipótesis de que una infraestructura documental
adecuada puede reducir los costos de transacción informativa y aumentar la previsibilidad en la
rendición de cuentas. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo
como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad
digital.
Trazabilidad de la información
Un segundo resultado central del pilotaje fue el fortalecimiento de la trazabilidad documental. En los
ejercicios anteriores a la instrumentación del archivo, las inferencias ciudadanas sobre un contrato o una
obra pública quedaban muchas veces dispersas en informes narrativos sin una conexión clara con las
fuentes que las sustentaban. Esto dificultaba reconstruir la secuencia contrato–ejecución–cierre y, en
algunos casos, abría la puerta a cuestionamientos sobre la validez de las observaciones.
La implementación de la foliación electrónica y de las matrices de metadatos permitió subsanar esta
debilidad. Cada documento fue incorporado con un folio único y registrado en una hoja de control que
consignaba fecha, productor, serie o subserie y estatus. A su vez, los informes preliminares y finales
citaron expresamente esos folios, lo que hizo posible rastrear cada hallazgo hasta el documento fuente.
Esta práctica materializó en la experiencia ciudadana el principio archivístico de ciclo vital
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(Schellenberg, 1956) y la exigencia contemporánea de autenticidad, integridad y fiabilidad en
documentos electrónicos (Duranti, Rogers y Thibodeau, 2022).
El uso de carpetas diferenciadas también contribuyó a la trazabilidad. Los documentos fuente se
mantuvieron en una carpeta de solo lectura —la llamada carpeta congelada—, mientras que los análisis
derivados (matrices comparativas, evidencias fotográficas, entrevistas) se alojaron en carpetas de
trabajo. Este diseño redujo el riesgo de alteraciones y reforzó la confianza en que las versiones originales
permanecían intactas. La lógica aplicada se alinea con los criterios de la norma ISO 15489, que destaca
la importancia de preservar el contexto, el contenido y la estructura de cada documento para mantener
su valor probatorio (International Organization for Standardization, 2016).
La trazabilidad no solo tuvo un efecto técnico, sino también político. En el aula, permitió que los
estudiantes aprendieran a diferenciar entre fuente primaria y material derivado, generando conciencia
sobre la importancia de documentar la cadena de custodia. En el ámbito ciudadano, la posibilidad de
mostrar un hallazgo acompañado de su folio y de la referencia a un documento original aumentó la
legitimidad de las observaciones frente a autoridades y medios. De este modo, la trazabilidad se
convirtió en un recurso estratégico para sostener lo que Cook (1997) denomina la función social del
archivo: la capacidad de los documentos de estructurar relaciones de poder y credibilidad en la esfera
pública.
Replicabilidad del modelo en ámbitos académico y ciudadano
Otro hallazgo del pilotaje fue la comprobación de que la estructura del archivo ciudadano podía
replicarse en contextos diferentes sin perder coherencia ni eficacia. Antes de su implementación, cada
equipo de estudiantes o colectivo ciudadano organizaba expedientes de manera heterogénea, lo que
generaba dificultades para comparar casos y transferir aprendizajes. Con la introducción del cuadro de
clasificación en ocho series (A–H) y el catálogo de disposición documental, cada contrato analizado
pudo registrarse siguiendo un mismo patrón organizativo, lo que permitió uniformidad y facilitó la
comparación entre expedientes. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe
no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la
sociedad digital.
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En el ámbito académico, los estudiantes aplicaron la metodología como parte de un seminario
universitario, abriendo carpetas digitales en Google Drive, organizando documentos fuente en series,
registrando solicitudes de información en la Plataforma Nacional de Transparencia y construyendo
informes finales con referencias explícitas a folios. Este ejercicio permitió que la formación se realizara
no solo de manera teórica, sino a través de prácticas de gestión documental que reflejaron las exigencias
de la legislación archivística vigente. López Yepes (2020) ha señalado que la enseñanza de la gestión
documental es clave para consolidar una cultura archivística, y el pilotaje confirmó que al vincular la
formación académica con un archivo vivo se incrementa la comprensión de la trazabilidad y la
preservación probatoria. Aguilera Murguía (2005) subraya que la gestión documental constituye una
función estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de la rendición de cuentas y la
transparencia.
En el ámbito ciudadano, la replicabilidad mostró otra faceta. Colectivos locales que recibieron el manual
de uso pudieron reproducir la misma estructura, incluso sin contar con la guía cercana de la universidad.
En estos casos, la centralidad estuvo en la serie H, donde se documentaron minutas de reuniones, oficios
de respuesta y compromisos asumidos por autoridades. La posibilidad de que distintos actores —
académicos y ciudadanos— trabajaran con una misma plantilla organizativa evidencia lo que Bammer
(2013) denomina integración metodológica: la construcción de instrumentos suficientemente flexibles
para adaptarse a contextos diversos sin perder rigor ni credibilidad.
La replicabilidad también tuvo un efecto político: permitió que los hallazgos ciudadanos no fueran
percibidos como ejercicios aislados, sino como parte de un esquema compartido de vigilancia. La
uniformidad en la organización y en la presentación de resultados reforzó la credibilidad de los equipos
y aumentó la posibilidad de que sus observaciones fueran consideradas por las dependencias. En este
sentido, el archivo ciudadano se consolidó como un modelo abierto, pedagógico y social, capaz de ser
utilizado tanto en el aula como en el espacio público. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
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Incidencia institucional y memoria social
Dado que el pilotaje se desarrolló principalmente con estudiantes, las evidencias de incidencia
documentadas son de alcance acotado y deben leerse como indicios plausibles, no como efectos
generalizables. El aspecto más significativo del pilotaje fue la constatación de que el archivo ciudadano
electrónico no solo mejora la organización interna de la información, sino que también puede
documentar y potenciar procesos de incidencia en la gestión pública. Antes de la implementación,
muchas observaciones ciudadanas quedaban en el plano discursivo: se señalaban inconsistencias o
irregularidades, pero sin un soporte documental homogéneo que pudiera sostenerse en espacios de
diálogo con autoridades. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no
solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la
sociedad digital.
En varios casos, este registro mostró micro-ajustes administrativos que, aunque modestos, representaron
mejoras plausibles en la documentación de los procesos. Ejemplos de ello fueron la estandarización de
anexos fotográficos en expedientes de obra, la exigencia de desgloses de costos unitarios en facturas y
estimaciones, y la elaboración de listas de cotejo internas para asegurar que los contratos incluyeran
todos los documentos mínimos requeridos. Estos cambios son consistentes con lo que North (1990,
2005) denomina cambio institucional incremental: modificaciones graduales inducidas por la variación
en los costos relativos de cumplir o incumplir con las reglas. En este caso, la existencia de un archivo
ciudadano organizado elevó los costos reputacionales y administrativos de mantener expedientes
incompletos, incentivando a las dependencias a reforzar sus rutinas de registro. Como señala Cruz
Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como
un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Más allá de los ajustes procedimentales, la serie H también cumplió una función de memoria social. Al
conservar evidencia de interacciones, compromisos y respuestas de autoridades, el archivo se convirtió
en un repositorio de las luchas por la transparencia y la rendición de cuentas. Cook (1997) ha subrayado
que los archivos sociales son artefactos de poder, porque no solo preservan documentos, sino que
registran las relaciones entre ciudadanía y Estado. En este sentido, el archivo ciudadano electrónico se
situó como un mecanismo de cogobernanza (Ackerman, 2004), capaz de fortalecer la legitimidad de la
pág. 13834
voz ciudadana al dotarla de pruebas verificables. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
La incidencia institucional documentada en el pilotaje fue limitada en alcance, pero relevante en su
significado. Cada minuta registrada, cada oficio de respuesta incorporado y cada cambio procedimental
evidenciado representan pasos concretos hacia una mayor previsibilidad administrativa y hacia la
consolidación de una memoria ciudadana de la contratación pública. En este sentido, el archivo no solo
es una herramienta técnica de gestión documental, sino también una estrategia política para sostener
procesos de democratización y control social desde la base. Aguilera Murguía (2005) subraya que la
gestión documental constituye una función estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de
la rendición de cuentas y la transparencia.
Descripción del archivo ciudadano electrónico
El archivo ciudadano electrónico para la vigilancia de obra pública y adquisiciones se diseñó como una
infraestructura documental integral, sustentada en la Ley General de Archivos (Congreso de los Estados
Unidos Mexicanos, 2018) y en la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua (Congreso del Estado de
Chihuahua, 2019). Ambas normatividades establecen que los documentos deben organizarse en cuadros
de clasificación y catálogos de disposición, y conservarse según su valor administrativo, jurídico, fiscal,
técnico e histórico. Con base en este marco, el archivo se articuló en tres componentes principales: un
cuadro de series y subseries, un catálogo de disposición documental y un conjunto de reglas operativas
orientadas a la gestión de documentos electrónicos.
El cuadro de clasificación está organizado en ocho series que reflejan el ciclo de trabajo de los equipos
ciudadanos y académicos: A) Organización inicial, B) Documentación legal base, C) Problema de
gestión y riesgos, D) Obtención de información, E) Análisis y verificación, F) Resultados intermedios,
G) Producto final y difusión, y H) Incidencia e impacto. Cada serie se desagrega en subseries que
especifican los tipos documentales producidos o recopilados, desde la ficha inicial del contrato hasta las
minutas de reuniones con autoridades. Este diseño responde al principio de procedencia, al mantener
agrupados los documentos por su función y origen, y al respeto al orden original, al preservar la
secuencia lógica de producción (Duranti, Rogers y Thibodeau, 2022). Nacif Mina (2012) enfatiza que
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una clasificación funcional de los documentos garantiza la trazabilidad y coherencia de la información,
facilitando la recuperación y control archivístico.
El catálogo de disposición documental define los plazos de conservación y el destino final de cada serie
y subserie. Se determinó que los contratos, las solicitudes y respuestas de información, los informes
finales y la evidencia de cambios institucionales debían conservarse de manera permanente; que
diagnósticos, matrices, comparativos y evaluaciones se mantuvieran entre cinco y diez años en archivo
de concentración; y que copias normativas, tablas de seguimiento, borradores y denuncias anónimas se
conservaran solo de manera selectiva, con baja documental una vez concluida su función. Esta
valoración se apoyó en el concepto de ciclo vital de los documentos (Schellenberg, 1956) y en la
necesidad de preservar el valor probatorio y social de la documentación ciudadana (Cook, 1997).
Finalmente, el archivo opera bajo un conjunto de reglas específicas para documentos electrónicos. Cada
pieza se registra con un código de foliación que incluye año, proyecto, serie y número consecutivo, lo
que asegura unicidad y trazabilidad. Además, se completan metadatos mínimos en hojas de control:
fecha, productor, tipo documental, serie/subserie y estatus. Los documentos fuente se conservan en una
carpeta digital de solo lectura, llamada carpeta congelada, mientras que los materiales derivados
(análisis, matrices comparativas, fotografías) se almacenan en carpetas de trabajo. Estas prácticas
responden a los lineamientos internacionales sobre gestión de documentos electrónicos contenidos en la
norma ISO 15489 (International Organization for Standardization, 2016). En conjunto, estos
componentes conforman un modelo archivístico diseñado para sostener la autenticidad, integridad,
fiabilidad y disponibilidad de la evidencia ciudadana, y para convertirla en prueba organizada y
replicable en contextos diversos.
Cuadro de series y subseries
El núcleo organizativo del archivo ciudadano electrónico se construyó a partir de un cuadro de
clasificación archivística, que define ocho series principales (A–H) y sus respectivas subseries. Este
diseño responde a la obligación legal establecida en la Ley General de Archivos (Congreso de los
Estados Unidos Mexicanos, 2018) y en la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua (Congreso del
Estado de Chihuahua, 2019), que señalan al cuadro como instrumento básico para organizar documentos
por funciones y actividades. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe
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no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la
sociedad digital.
Cada serie refleja una etapa del ciclo de supervisión ciudadana, desde la apertura del expediente hasta
la incidencia institucional:
• La Serie A reúne la organización inicial, incluyendo la carpeta digital y la ficha básica del
contrato. Nacif Mina (2012) enfatiza que una clasificación funcional de los documentos
garantiza la trazabilidad y coherencia de la información, facilitando la recuperación y control
archivístico.
• La Serie B contiene la documentación legal base, con el contrato, convocatorias, actas, fallos y
garantías.
• La Serie C incorpora el diagnóstico y los riesgos de corrupción detectados.
• La Serie D conserva la evidencia de solicitudes de información, respuestas de transparencia y
denuncias anónimas.
• La Serie E agrupa las matrices comparativas, evidencias de campo y análisis de categorías.
• La Serie F recoge los resultados intermedios, como informes preliminares y evaluaciones.
• La Serie G concentra los productos finales y de difusión, desde el informe consolidado hasta las
infografías y presentaciones.
• Finalmente, la Serie H documenta la incidencia e impacto institucional, con minutas de
reuniones, oficios y evidencias de cambios en procedimientos o normas.
Este cuadro cumple con los principios archivísticos de procedencia y de respeto al orden original,
asegurando que los documentos se organicen según la función que cumplen y la secuencia en que se
producen (Duranti, Rogers y Thibodeau, 2022). Asimismo, refleja el ciclo vital de los documentos
planteado por Schellenberg (1956), en la medida en que cada serie captura una fase distinta del proceso
y contribuye a la trazabilidad integral del expediente.
La principal innovación de este cuadro radica en que traduce la lógica de la contratación pública y de la
supervisión ciudadana en una estructura archivística replicable. Como señala Cook (1997), los archivos
sociales no solo preservan información, sino que construyen memoria y poder colectivo; en este sentido,
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el cuadro de series y subseries no es un simple esquema técnico, sino una arquitectura que convierte la
vigilancia ciudadana en evidencia organizada, verificable y con valor probatorio.
Catálogo de disposición documental
El archivo ciudadano electrónico, al no formar parte de la administración pública, no está sujeto de
manera obligatoria a la normatividad archivística nacional. Sin embargo, su diseño también permite
probar en la práctica la aplicación de los criterios de la Ley General de Archivos (Congreso de los
Estados Unidos Mexicanos, 2018) y de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua (Congreso del
Estado de Chihuahua, 2019) en el ámbito municipal, mostrando que los principios archivísticos pueden
ser adoptados por la ciudadanía como estándares de organización y conservación de evidencia; es por
ello que se diseñó tomando como referencia estos lineamientos con el propósito de asegurar su
compatibilidad con la realidad legal y documental del país. El objetivo fue que la organización de la
evidencia ciudadana pudiera dialogar con los estándares institucionales, garantizando así autenticidad,
integridad y valor probatorio frente a autoridades, académicos y sociedad.
En este marco, se establecieron tres regímenes de conservación inspirados en el concepto de ciclo vital
documental (Schellenberg, 1956):
• Conservación permanente. Se decidió preservar indefinidamente los documentos con mayor
relevancia probatoria y social, como los contratos, las solicitudes y respuestas de información
pública, los informes finales y la evidencia de cambios institucionales registrada en la serie H.
Estos materiales constituyen la memoria histórica de la vigilancia ciudadana.
• Conservación intermedia (5 a 10 años). Se aplicó a diagnósticos, matrices comparativas,
informes preliminares, evaluaciones de riesgos y comparativos de costos. Estos documentos
sostienen el análisis técnico y administrativo durante un periodo razonable, pero eventualmente
pueden depurarse cuando los informes consolidados ya han integrado su valor esencial.
• Baja documental. Incluye copias normativas, tablas de seguimiento, borradores y denuncias
anónimas sin incidencia demostrada. Estos materiales cumplen un papel operativo inmediato,
pero no requieren preservación a largo plazo. Las denuncias se gestionan con un criterio de
selectividad: solo aquellas que derivan en hallazgos o cambios institucionales se conservan; el
resto se elimina para evitar sobrecarga documental.
pág. 13838
Aunque estos lineamientos no derivan de una obligación legal, se adoptaron como buenas prácticas, lo
que fortalece la legitimidad del archivo ciudadano y permite que su organización sea reconocida en
términos de validez documental. Como señalan Duranti, Rogers y Thibodeau (2022), la fiabilidad de un
archivo electrónico depende no solo de sus medidas técnicas, sino también de su coherencia con las
normas y valores que sostienen el sistema archivístico en su conjunto. En este sentido, el catálogo de
disposición documental garantiza que la evidencia ciudadana se preserve de manera proporcional a su
valor, equilibrando memoria social y eficiencia operativa. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Reglas operativas del archivo electrónico
El funcionamiento cotidiano del archivo ciudadano electrónico se basa en un conjunto de reglas
operativas diseñadas para garantizar la autenticidad, la integridad y la trazabilidad de los documentos
digitales. Aunque no se trata de obligaciones legales, estas prácticas se adoptaron deliberadamente para
mantener compatibilidad con los criterios que guían la gestión documental en los archivos públicos y
para reforzar la validez probatoria de la evidencia ciudadana. Como señala Cruz Mundet (2018), el
archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de
memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
En primer lugar, se estableció un sistema de foliación electrónica que asigna a cada documento un
identificador único compuesto por el año, el proyecto, la serie o subserie correspondiente y un número
consecutivo. Este mecanismo, inspirado en el principio archivístico de unicidad y en las
recomendaciones de la norma ISO 15489 (International Organization for Standardization, 2016),
asegura que cada pieza pueda localizarse de manera inequívoca y que la secuencia documental se
preserve con independencia de la persona que gestione el expediente.
En segundo lugar, cada documento se acompaña de una matriz de metadatos que incluye campos
mínimos: fecha de emisión, productor, tipo documental, serie o subserie y estatus. Este registro paralelo,
implementado en hojas de control, permite reconstruir la cadena de custodia digital y aporta contexto,
contenido y estructura, los tres atributos que la literatura archivística identifica como indispensables
para sostener la fiabilidad de los documentos (Duranti, Rogers y Thibodeau, 2022).
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Un tercer componente fue la creación de una carpeta digital de “solo lectura”, también llamada carpeta
congelada, en la que se resguardan los documentos fuente. En ella no es posible editar ni sobreescribir
archivos, lo que asegura que la versión original permanezca inalterada. Los materiales derivados —
matrices comparativas, fotografías, entrevistas— se almacenan en carpetas de trabajo separadas,
garantizando así el respeto al orden original y la integridad de los expedientes.
Finalmente, se adoptaron medidas básicas de seguridad digital, como la autenticación en dos pasos
(2FA), la restricción de permisos diferenciados (edición, consulta, observación), y la realización de
respaldos periódicos en dispositivos externos cifrados. Aunque estas medidas no son impuestas por la
normatividad archivística, su incorporación responde a la necesidad de proteger la evidencia frente a
riesgos de manipulación o pérdida, en concordancia con lo señalado por Hernández y Téllez (2020)
sobre la fragilidad de los archivos municipales en México.
Estas reglas operativas no buscan replicar de manera literal las prácticas de los archivos
gubernamentales, sino adaptar sus principios al contexto ciudadano. Con ello, el archivo ciudadano
electrónico se convierte en un modelo flexible pero robusto, capaz de sostener la validez de la
documentación generada y de dialogar con los estándares legales y técnicos vigentes. Como señala Cruz
Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como
un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Síntesis estructural del archivo
La descripción anterior muestra que el archivo ciudadano electrónico no es un repositorio improvisado
de documentos, sino un sistema integral sustentado en principios archivísticos y en criterios de
compatibilidad con la normatividad mexicana. El cuadro de series y subseries define la estructura
organizativa; el catálogo de disposición documental asegura que cada documento se conserve en
proporción a su valor; y las reglas operativas permiten sostener la autenticidad, la integridad y la
trazabilidad de los archivos digitales. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se
concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de
cuentas en la sociedad digital.
Para facilitar la comprensión del modelo y ofrecer una visión panorámica de sus componentes, a
continuación se presenta la tabla 2, que integra en un solo esquema las series y subseries principales, los
pág. 13840
tipos de documentos asociados, los plazos de conservación definidos y los valores documentales
reconocidos. Esta tabla no sustituye la explicación narrativa previa, sino que la complementa como
recurso visual para mostrar la lógica completa del archivo.
Tabla 2. Estructura del archivo ciudadano electrónico: series, documentos y disposición.
Serie
Subseries principales
Tipos documentales
Plazo de
conservación
Destino final
Valor
documental
A. Organización
inicial
A1. Carpeta y accesos,
A2. Ficha del contrato
Carpeta Drive, ficha
inicial
2 años
Baja
Administrativo
B.
Documentación
legal base
B1. Contrato, B2.
Actas, fallos, garantías,
B3. Normativa
Contrato,
convocatoria, bases,
actas, fallo, garantías
Permanente
Histórico
Jurídico,
probatorio
C. Problema de
gestión y riesgos
C1. Diagnóstico, C2.
Riesgos
Informe diagnóstico,
listado de riesgos
5 años
Concentración
Técnico, social
D. Obtención de
información
D1. Solicitudes PNT,
D2. Respuestas, D3.
Tabla seguimiento, D4.
Denuncias
Folios PNT, acuses,
respuestas, denuncias
anónimas
5 años
(selectivo)
Concentración
o baja
Probatorio,
social
E. Análisis y
verificación
E1. Categorías, E2.
Matrices, E3.
Evidencias
Matrices
comparativas, fotos,
entrevistas
5 años
Concentración
Técnico, social
F. Resultados
intermedios
F1. Informe preliminar,
F2. Evaluación, F3.
Comparativos
Informes de avance,
evaluaciones,
comparativos de
costos
5 años
Concentración
Técnico
G. Producto final
y difusión
G1. Informe final, G2.
Recomendaciones, G3.
Infografías, G4.
Presentaciones
Informe final,
recomendaciones,
materiales de
difusión
Permanente
Histórico
Social,
histórico
H. Incidencia e
impacto
H1. Minutas, H2.
Oficios, H3.
Evidencias, H4.
Cambios institucionales
Minutas de
reuniones, oficios,
reformas,
compromisos
Permanente
Histórico
Jurídico, social,
histórico
La tabla evidencia que el archivo ciudadano, aunque no obligado por la ley, adopta criterios de
conservación y disposición compatibles con los del marco jurídico mexicano. Ello no solo facilita el
diálogo con las autoridades al presentar hallazgos sustentados en evidencia organizada, sino que también
fortalece la memoria social de la vigilancia ciudadana. Al sistematizar documentos dispersos en una
estructura clara, el modelo asegura que la documentación tenga valor operativo en el corto plazo, utilidad
probatoria en el mediano plazo y relevancia histórica en el largo plazo. Como señala Cruz Mundet
(2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un
dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
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El archivo como infraestructura de gobernanza
Los resultados del pilotaje mostraron que el archivo ciudadano electrónico no se limita a ser un
instrumento técnico de organización documental, sino que constituye una verdadera infraestructura para
la gobernanza democrática. Al sistematizar la evidencia y volverla accesible, el archivo reduce los costos
de transacción informativa que, según North (1990, 2005), constituyen una de las principales barreras
para el cambio institucional sostenido. Allí donde antes los equipos invertían horas en reconstruir
expedientes dispersos, ahora la información clave puede localizarse en cuestión de minutos, lo que
desplaza los incentivos: en lugar de tolerar la opacidad y la discrecionalidad, se hace más racional y
menos costoso cumplir con prácticas documentales claras y verificables. Como señala Cruz Mundet
(2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un
dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Esta función del archivo como mecanismo de gobernanza documental se refuerza al considerar que no
solo facilita el escrutinio social, sino que también genera un espacio de previsibilidad para las propias
dependencias públicas. Al saber que la ciudadanía cuenta con expedientes organizados y verificables,
los servidores públicos enfrentan un entorno en el que resulta más costoso justificar decisiones sin
respaldo documental. En otras palabras, el archivo introduce incentivos para que los actores estatales se
alineen con prácticas de transparencia, aun cuando la normatividad formal permanezca sin cambios. De
este modo, el archivo ciudadano electrónico opera como una pieza de presión externa informada, capaz
de inducir micro-reformas en los procedimientos administrativos sin necesidad de grandes
transformaciones legales. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no
solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la
sociedad digital.
Del documento a la prueba
Uno de los aportes más relevantes del archivo ciudadano electrónico fue convertir documentos aislados
en pruebas organizadas con fuerza probatoria. La literatura archivística ha señalado que el valor de un
documento no reside únicamente en su contenido, sino en su capacidad de demostrar hechos de manera
verificable. Para que ello ocurra, deben cumplirse cuatro atributos: autenticidad, integridad, fiabilidad y
disponibilidad (Duranti, Rogers y Thibodeau, 2022). Estos principios, enunciados originalmente en
pág. 13842
proyectos como InterPARES, fueron aplicados en el pilotaje mediante prácticas concretas: la
preservación de documentos fuente en carpetas de solo lectura aseguró la autenticidad; la foliación única
y los metadatos garantizaron la integridad; la descripción contextual en las hojas de control sostuvo la
fiabilidad; y la estructura en Google Drive permitió la disponibilidad inmediata de la información. Como
señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico,
sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
La fuerza de esta transición de documento a prueba se hizo evidente en las presentaciones públicas y en
las reuniones con autoridades. Cuando los equipos ciudadanos pudieron mostrar observaciones
acompañadas de la referencia explícita a un folio y a su documento fuente, la discusión dejó de ser
retórica para convertirse en un debate sustentado en evidencia. Como señala Cook (1997), los archivos
no son neutrales: en su capacidad de estructurar memoria social y relaciones de poder radica su
dimensión política. En este sentido, el archivo ciudadano permitió que la voz ciudadana no dependiera
de opiniones, sino de pruebas que podían ser verificadas por terceros. Como señala Cruz Mundet (2018),
el archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de
memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
El paso de documento a prueba también tuvo un efecto pedagógico. En el ámbito académico, los
estudiantes aprendieron que la validez de un análisis no depende solo de su coherencia argumentativa,
sino de la cadena documental que lo respalda. En el ámbito ciudadano, la constatación de que un informe
podía sostenerse con documentos originales foliados y metadatos detallados otorgó mayor legitimidad
a los hallazgos. Así, el archivo ciudadano electrónico cumplió una doble función: como dispositivo de
aprendizaje sobre la importancia de la gestión documental, y como estrategia de incidencia para dotar
de fuerza probatoria a la supervisión social. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Hacia la doble vía, un mismo núcleo
El archivo ciudadano electrónico se constituye desde el inicio con la promesa de ser útil en dos vías: la
académica y la ciudadana. Su primera aplicación se ha dado principalmente en el ámbito universitario,
donde ha funcionado como un dispositivo pedagógico que permitió a los estudiantes ejercitar en la
pág. 13843
práctica los principios de la archivística y de la supervisión social. El trabajo con expedientes reales,
organizados en series y subseries, foliados electrónicamente y descritos con metadatos, les mostró que
la validez de un análisis no depende solo de la coherencia argumentativa, sino de la cadena documental
que lo respalda. Como señala López Yepes (2020), la enseñanza de la gestión documental debe traducirse
en competencias que consoliden una cultura archivística; el archivo contribuye a ese objetivo al
convertirse en un laboratorio formativo.
Al mismo tiempo, el modelo se proyecta hacia su uso en la vía ciudadana. La misma estructura —el
cuadro de clasificación, el catálogo de disposición y las reglas operativas— está pensada para que
colectivos sociales puedan adoptarla como herramienta de incidencia. En este escenario, la serie H cobra
especial relevancia, pues permite registrar minutas, oficios y evidencias de cambios institucionales.
Como sostiene Cook (1997), los archivos sociales son artefactos de poder que otorgan a los ciudadanos
capacidad de memoria y legitimidad frente a las instituciones. En esa lógica, el archivo ciudadano no
solo preserva documentos, sino que se erige como un recurso para reforzar la credibilidad de la
vigilancia social. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como
un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad
digital.
De este modo, aun cuando la experiencia concreta se ha desarrollado casi exclusivamente con
estudiantes, el archivo está concebido para que ese mismo núcleo estructural pueda replicarse en
contextos de control social ciudadano. La flexibilidad y coherencia del modelo lo convierten en una
infraestructura potencialmente transferible, en línea con lo que Bammer (2013) describe como
integración metodológica: instrumentos diseñados para ser adaptados en entornos diversos sin perder su
rigor.
Hacia un archivo 100 % electrónico y seguro
El archivo se concibió desde el inicio en formato completamente electrónico. Esta decisión respondió a
dos factores prácticos: por un lado, la realidad de que la mayor parte de la documentación de
contrataciones públicas ya se produce y circula en medios digitales; por otro, las limitaciones de espacio
y recursos que hacen inviable construir acervos físicos en un proyecto ciudadano. Optar por un soporte
pág. 13844
digital no fue, por tanto, una concesión secundaria, sino la forma más directa de asegurar acceso,
replicabilidad y bajo costo de operación.
En la fase piloto se trabajó con plataformas gratuitas como Google Drive, lo que permitió crear carpetas
estructuradas y compartir accesos entre equipos. Para proteger los documentos se establecieron medidas
básicas: diferenciar carpetas de solo lectura para documentos fuente, limitar permisos de edición
únicamente a quienes integran cada proyecto, y mantener copias de respaldo externas. Aunque estas
medidas son sencillas, resultaron suficientes para sostener la autenticidad de los archivos en un entorno
de trabajo colaborativo.
El modelo contempla que, conforme el archivo crezca y acumule evidencia de mayor sensibilidad, se
puedan incorporar soluciones más robustas, como migrar a servicios de suscripción que ofrecen
autenticación de dos pasos y auditoría de accesos. La lógica que guía estas decisiones es de
compatibilidad con los criterios que enmarcan la gestión documental pública (International Organization
for Standardization, 2016), pero adaptados a un contexto ciudadano donde los recursos y las necesidades
son distintos. Aguilera Murguía (2005) subraya que la gestión documental constituye una función
estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de la rendición de cuentas y la transparencia.
Ética y protección de datos personales
Uno de los aspectos que surgió con más fuerza durante el pilotaje fue la necesidad de atender el manejo
de denuncias ciudadanas y de información sensible. Aunque el archivo no está sujeto a la Ley General
de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, se decidió adoptar principios
compatibles con dicha normatividad para reforzar su legitimidad y credibilidad. El criterio central fue
que los documentos que contengan datos personales o sensibles deben resguardarse con medidas de
protección que eviten su divulgación sin consentimiento.
En la práctica, se determinó que las denuncias anónimas deben eliminarse del archivo ciudadano y
reservarse únicamente con clave, para proteger la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes.
Asimismo, se estableció que todo documento que contenga datos sensibles debe compartirse testado; en
caso de que la autoridad no lo entregue así, corresponde al archivo ciudadano asegurar el testado previo
a su difusión. Esta práctica evita la acumulación innecesaria de información, reduce riesgos de
exposición de personas y mantiene la coherencia con lo establecido en la legislación mexicana en
pág. 13845
materia de confidencialidad y datos personales. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
Más allá de lo normativo, el archivo asumió un compromiso ético: no poner en riesgo a quienes aportan
información y proteger la intimidad de terceros que puedan aparecer en los documentos. Como han
señalado Hernández y Téllez (2020), la fragilidad institucional de los archivos municipales en México
incluye también la ausencia de criterios claros sobre protección de datos. El archivo ciudadano, al
incorporar este principio desde su diseño, busca diferenciarse positivamente y dar confianza tanto a sus
usuarios como a la comunidad que lo alimenta. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo
contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria
y rendición de cuentas en la sociedad digital.
En síntesis, la dimensión ética no se concibe como un complemento accesorio, sino como parte integral
de la gestión documental. Sin estas medidas, la evidencia organizada perdería legitimidad y podría
incluso convertirse en un riesgo para las personas involucradas. Con ellas, el archivo ciudadano refuerza
su papel como infraestructura de memoria social y como herramienta segura para la vigilancia
democrática. Como señala Cruz Mundet (2018), el archivo contemporáneo se concibe no solo como un
repositorio técnico, sino como un dispositivo de memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
CONCLUSIONES
El archivo ciudadano electrónico para la vigilancia de obra pública y adquisiciones constituye una
propuesta que adapta principios archivísticos y criterios normativos al ámbito social, con el propósito
de dotar de coherencia y legitimidad a la evidencia organizada desde la ciudadanía. Su diseño —basado
en un cuadro de series y subseries, un catálogo de disposición y reglas operativas para documentos
digitales— ofrece una infraestructura flexible y replicable que se ajusta tanto a entornos académicos
como a experiencias ciudadanas.
El pilotaje permitió comprobar avances concretos en la localización de documentos clave, en la
trazabilidad mediante foliación y metadatos, y en la replicabilidad del modelo. También aportó indicios
de incidencia institucional, al registrar ajustes en procedimientos de contratación y generar memoria de
interacciones con autoridades. Estos resultados respaldan la hipótesis de que un archivo organizado
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reduce costos de transacción informativa y refuerza los incentivos para prácticas de cumplimiento más
claras y verificables.
En el plano teórico, el archivo confirma que la gestión documental no es neutral, sino un campo donde
se configuran memoria, poder y credibilidad. Al aplicar atributos de autenticidad, integridad, fiabilidad
y disponibilidad, convierte documentos dispersos en pruebas organizadas, capaces de sostener la
vigilancia ciudadana en espacios de deliberación pública. Aguilera Murguía (2005) subraya que la
gestión documental constituye una función estratégica del Estado, estrechamente ligada al ejercicio de
la rendición de cuentas y la transparencia.
En el plano práctico, el modelo ofrece a estudiantes, colectivos y organizaciones un marco sistemático
y accesible para organizar expedientes de contratación, con medidas básicas de seguridad digital y
criterios éticos de conservación selectiva que refuerzan la confianza en el proceso.
Hacia el futuro, el proyecto demanda tres líneas de consolidación: la elaboración de un manual operativo
público que facilite su adopción; el diseño de protocolos para migrar a plataformas de mayor seguridad
conforme crezca el acervo; y la construcción de métricas que permitan evaluar su impacto en términos
de búsqueda, completitud y acceso. Estas acciones permitirán fortalecer al archivo ciudadano como
infraestructura de memoria social y herramienta de vigilancia democrática sostenible. Un punto final
que añadir es que el modelo no se limita al ámbito académico, sino que puede replicarse también en el
ámbito social, ofreciendo a colectivos ciudadanos una herramienta para organizar su propia evidencia y
fortalecer la legitimidad de sus demandas frente a las autoridades. Como señala Cruz Mundet (2018), el
archivo contemporáneo se concibe no solo como un repositorio técnico, sino como un dispositivo de
memoria y rendición de cuentas en la sociedad digital.
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