DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i3.2471

SICSE, herramienta ofimática para los estudios de nivel de riesgo a personas, por parte de la policía nacional de Colombia

Álvaro Gómez Peña

[email protected]

Institución Universitaria Dirección Nacional de Escuelas,

Policía Nacional de Colombia

Colombia, Bogotá D.C.

Jorge Andrés Ospina Valencia

[email protected]

Institución Universitaria Dirección Nacional de Escuelas,

Policía Nacional de Colombia

Colombia, Bogotá D.C.

RESUMEN

El artículo aborda el fortalecimiento del procedimiento para realizar estudios de nivel de riesgo a personas, que permita mejorar el acceso a la información, por parte de los responsables de estudios de nivel de riesgo, en pro de la implementación de medidas de protección personal y la garantía de los derechos fundamentales de las personas que en virtud del riesgo o del cargo, solicitan la adopción de medidas protectivas al Estado, por riesgos los cuales no están en la capacidad de soportar.  El propósito se fundamenta en optimizar el acceso a la información que permita celeridad e inmediatez para la realización de los estudios de nivel de riesgos a personas en la Dirección de Protección y Servicios Especiales (DIPRO).  El método es de enfoque cualitativo, de tipo descriptivo; la información recolectada en la búsqueda documental, la aplicación de encuesta a los responsables de estudios de nivel de riesgo, la entrevista a expertos y la visita in situ a la DIPRO, lleva a determinar la necesidad que la Policía Nacional (PONAL), desarrolle una herramienta tecnológica para la administración de la información, en lo que se relaciona con los estudios de nivel riesgo en el marco del derecho a la seguridad personal.

Palabras clave: estudio de nivel de riesgo; herramienta ofimática; policía nacional, seguridad personal; sistematización de la información.

Correspondencia: [email protected]

Artículo recibido: 02 mayo 2022. Aceptado para publicación: 25 mayo 2022.

Conflictos de Interés: Ninguna que declarar

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Como citar:  Gómez Peña, A., & Ospina Valencia, J. A. (2022). SICSE, herramienta ofimática para los estudios de nivel de riesgo a personas, por parte de la policía nacional de Colombia. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 6(3), 3388-3407. DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i3.2471

SICSE, office tool for human risk level studies,

by the Colombian national police

ABSTRACT

The article addresses the strengthening of the procedure for carrying out risk level studies on individuals, which will improve access to information, by those responsible for risk level studies, for the implementation of measures of personal protection and the guarantee of the fundamental rights of persons who, by virtue of risk or office, request the adoption of protective measures to the State, for risks which they are not in the capacity to bear. The purpose is based on optimizing access to information that allows speed and immediacy for carrying out risk level studies for people in the Directorate of Protection and Special Services (DIPRO). The method is qualitative in approach, descriptive in nature; the information collected in the document search, the application of a survey to those responsible for risk-level studies, the interview with experts and the on-site visit to DIPRO, leads to determine the need for the National Police (PONAL) to develop a technological tool for information management, in relation to risk-level studies within the framework of the right to personal security.

Keywords: risk level study; office tool; national police; personal security; information systematization.

1. INTRODUCCIÓN 

Le corresponde a la Policía Nacional a través de la Dirección de Protección y Servicios Especiales (DIPRO), brindar protección a la población contemplada en el artículo 2.4.1.2.7 del Decreto 1066 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior”; para lo cual la institución lleva a cabo el procedimiento denominado realizar estudio de nivel de riesgo a personas, donde los responsables de estudios de seguridad a través de entrevistas, solicitud de informaciones, observación estructurada, análisis de datos y la utilización de la herramienta matriz de valoración de nivel de riesgo a personas en la Policía Nacional, ponderan el nivel de riesgo de esta población y de esta forma recomiendan al Mando Institucional, la implementación de medidas de protección apropiadas, que garanticen la seguridad personal al beneficiario del estudio, por su riesgo, amenaza y vulnerabilidad a la que se encuentra expuesta la persona y con el fin de proteger su vida, libertad e integridad.  “El término seguridad hace alusión a la obligación de preocuparse por todas las circunstancias que rodean a las personas”, (Peña, 2021, p. 81).

Preservar la seguridad es un reto para toda persona que este expuesta generando vulnerabilidades, ya sea por el hecho de poseer bienes materiales, su cargo, función o estar expuesto a lugares públicos; “la preservación está ligada a la capacidad de percibir el peligro y la inteligencia de comprenderlo, la velocidad de reacción ante la alerta que los sentidos transmite (…)”, (La Rotta, 1997, pág. 85).

Así mismo es importante tener en cuenta que un estudio de nivel de riesgo a personas, según la Resolución 03297 del 15 de octubre de 2010, que trata del “Manual de protección a personas por parte  de la Policía Nacional”, estipula que:

Es el resultado del análisis de seguridad sobre la gravedad e inminencia de la situación de riesgo y amenaza en que se encuentra una persona natural, así como de las condiciones particulares de vulnerabilidad que les afecta, efectuado por las entidades estatales conforme a la normatividad vigente, (Policía Nacional, 2010, p. 102).

 Y con el fin de fortalecer el procedimiento para realizar estudios de nivel de riesgo a personas, que permita mejorar el acceso a la información, por parte de los analistas de estudios de nivel de riesgo se planteó la pregunta de investigación ¿Cómo mejorar el acceso a la información de los responsables de estudios de seguridad de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, para que se tenga celeridad e inmediatez en el desarrollo de sus funciones? 

“La capacidad de filtrar y reorganizar convenientemente la información a través de los usos correctos de las herramientas cognitivas permitirá generar conocimientos”. (Aparicio, 2018. p.75).  Es de relevancia que se siga generando al interior de la Policía Nacional de Colombia (PONAL), la gestión del conocimiento para que se faciliten los procesos de innovación y se  generen soluciones precisas, que se adapten a los cambios que impone los tiempos actuales en un mundo cada vez más digitalizado, donde la información es fundamental para la toma de decisiones al interior de las organizaciones, por consiguiente  tomando el postulado de Sequeira, (2019), en  su artículo “Tendencias y desafíos para las ciencias de la información en el mundo actual”, manifiesta que la gestión del conocimiento:

Tiene el fin de transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear, (Fuentes Fort, 2008), e implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, así como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de éstas, (Sequeira, 2019, p. 5).

La celeridad e inmediatez de la información es un requisito preponderante para atender la  solicitud propia de un individuo o de una entidad del estado, hacia una persona para implementar medidas de protección oportunas, para proteger la vida, libertad e integridad de quienes sienten vulnerados sus derechos innominados y nominados en la Constitución Política de Colombia; la celeridad consiste en “garantizar que todo proceso (…) se desarrolle sin dilataciones, donde se acaten los plazos (…), procurando no imponer la práctica de actos innecesarios de formalismos que retrasan los trámites, para así lograr obtener un procedimiento más ágil, eficaz y sencillo” (Jarama & otros 2019, p. 315).  El propósito del artículo se relaciona con optimizar el acceso a la información que permita celeridad e inmediatez para la realización de los estudios de nivel de riesgos a personas, en la Dirección de Protección y Servicios Especiales. “La complejidad de los datos demanda la creación de nuevas arquitecturas que optimicen el tiempo de procesamiento” (Meneses, 2019).

2. MATERIALES Y MÉTODOS

La investigación fue de tipo cualitativo, con estudios descriptivos; durante el desarrollo se aplicaron instrumentos de recolección de información tales como consulta a expertos, al exjefe del Grupo de Estudios de Nivel de Riesgo a Personas de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, Mayor Andrés Chapal Sanchéz, abogado y docente de la Especialización Técnica Profesional en Estudios de Niveles de Riesgos; Intendente Jefe de la Reserva Activa, Edgar Alfredo Grimaldo Torres, Magister en Psicología Clínica y de Familia, el cual tiene amplia experiencia en la realización de estudios de nivel de riesgos y, el señor Intendente Jefe de la Reserva Activa Jorge Enrique Bernal, Especialista Técnico en Estudios de Nivel de Riesgo e Ingeniero Electrónico, también con amplia experiencia en la realización de estudios de nivel de riesgo.

Así mismo se diseñó y aplicó una encuestas tipo escala Likert, la cual fue validada por tres expertos temáticos, instrumento que se aplicó a los analistas de las seccionales de protección y ficha de observación al Grupo de Estudios de Seguridad de la DIPRO, los cuales sirvieron de insumo para el diseño de la herramienta virtual (módulo SISCE), que permita la optimización del procedimiento de estudios de nivel de riesgos en la Dirección de Protección y Servicios Especiales; este instrumento fue aplicado utilizando la herramienta office (Form), del correo electrónico institucional, “@correo.policia.gov.co”, al 49.20% de la totalidad de los funcionarios que laboran realizando estudios de nivel de riesgos en las SEPROS- DIPRO, a nivel nacional, que equivalen a 93 policiales de los 189 que realizan esta actividad, según datos de la Oficina de Talento Humano de la DIPRO.

El universo de la investigación, fue la Dirección de Protección y Servicios Especiales nivel central y las cincuenta y una (51) seccionales de protección, (treinta y cuatro (34) departamentos y diecisiete (17) metropolitanas de policía.  Para el estudio se tomó la Seccional de Protección y Servicios Especiales, de la Metropolitana de Bogotá.

Para el análisis de la información del instrumento encuesta, se utilizó el programa SPSS “Statistical Product and Service Solutions” (paquete estadístico aplicado a las ciencias sociales), así mismo en la triangulación de la información se utilizó el programa de análisis de datos cualitativos Atlas Ti. Se codificaron y se registraron los memos (comentarios) del investigador. Así mismo, se ingresaron 14 observaciones hechas por los participantes.  Finalmente, se establecieron 12 códigos con categorías y subcategorías.

Como criterio de búsqueda de información, se tomaron cuatro categorías, que son: a. gestión empresarial; b. seguridad de la información; c. herramientas tecnológicas, e. innovación del servicio; como idioma principal se tomó el español, para realizar la búsqueda de antecedentes, y las palabras o conceptos claves empleados fueron: articulación, servicio de policía, seguridad de la información, sistemas de información; así mismo estas palabras, fueron buscadas en bases de datos tales como: Dialnet, Redalyc, Google Schoolar, Scielo. Así mismo se consultó la Suite Vision Empresarial y la Polired de la PONAL, de tal manera que estos antecedentes, fortalecieron la investigación desarrollada.

Tabla 1.

Etapas desarrollo del SICSE

ETAPA	CARACTERISTICA
Fase de Planeación	Diligenciamiento ámbito del problema
	Planificación del diseño y software
	Levantamiento de información
	Validación de requerimientos
Fase Análisis	Elaboración casos de uso
	Diseño y arquitectura del software <<Prototipo de pantallas>>
	Elaboración Modelo Entidad Relación
	Validación diseño, casos de uso. Modelo entidad relación
Fase de Ejecución	Construcción del software
	Revisar la construcción del software
	Realizar pruebas funcionales del software en desarrollo, cumpla con las especificaciones técnicas y de desempeño en referencia al levantamiento de información aprobado
	Realizar pruebas de calidad
	Elaborar documentos técnicos: script tablas de la base de datos, script paquetes, funciones, triggers
	Realizar ajustes
Fase de Implementación	Implementación ambientes pruebas
	Realizar ajustes en ambientes pruebas
	Elaboración guías de usuario final
	Elaboración Manual Técnico

Fuente: propia

3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN

La Policía Nacional siendo una institución a cargo de uno de los diferentes programas de protección que existen en el país,  busca mejorar el procedimiento que llevan los grupos de estudio de nivel de riesgo de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, ya que en ellos se evalúa y determina las medidas de prevención y protección, es por eso que, resulta de vital importancia ajustar y ejecutar mecanismos que lleven a tener un módulo a nivel nacional, donde los responsables  de estudios de nivel de riesgo puedan alimentar y dejar soportado  lo realizado en cada análisis.  Importante tener en cuenta que  Bouvier (2018), sostiene que “las tecnologías nos abren nuevos nichos de mercado que debemos visualizar”, (p.237).

La información es considerada como el activo más importante y a la vez vulnerable de toda organización, pues de ello depende su existencia y el posicionamiento que consiga en el medio.  Son múltiples los riesgos asociados al uso de tecnologías y sistemas de información, principalmente por los nuevos desafíos organizacionales y la creciente cantidad de amenazas en el entorno. (Urgilés y Andrango, 2017, p.1).

Es importante implementar una herramienta técnica que permita la disponibilidad de la información de lo que el analista realizó en cada caso y sirva de insumo e inmediatez a algunos casos en particular o en determinada investigación. En la tabla 2, se describe los resultados del instrumento tipo encuesta que fue aplicado al 49.20 % del personal que labora realizando estudios de nivel de riesgo en las seccionales de protección del país; dentro de las trece preguntas que fueron incluidas en el instrumento, se tuvo en cuenta tres variable, así: a. Necesidad de crear un módulo para sistematizar la información; b. Pertinencia de la creación de un módulo, para la sistematización de la información por parte de los analistas  de estudios de nivel de riesgo a personas de la DIPRO y c. Contenidos del módulo sistematizado de estudios de nivel de riesgo.

Tabla 2.

Respuesta encuesta.

No.	Pregunta	Totalmente en desacuerdo	En desacuerdo	Indiferente	De acuerdo	Totalmente de acuerdo
1	Es necesario y pertinente que se cree un módulo dentro del SICSE  para sistematizar el procedimiento de estudios de nivel de riesgo a personas.	5	4	8	27	49
2	Considera usted que en la actualidad se está recopilando de manera adecuada la información de los estudios de nivel de riesgo.	13	16	18	34	12
3	Cree que el no contar con un módulo sistematizado, dificulta la toma de decisiones para que el mando institucional defina medidas preventivas y de protección.	10	15	20	22	26
4	Considera que como está diseñado el SIPRODI, (Sistema de protección a dignatarios), permite al analista recolectar toda la información correcta para la toma de decisiones	13	28	21	18	13
5	La sistematización de datos e información de un estudio de nivel de riesgo contribuye y mejora eficientemente el procedimiento	4	4	8	27	50
6	Considera usted que para la obtención de información en tiempo real,  es importante que se realice a través de una herramienta tecnológica	3	4	7	23	56
7	Sí se implementará un módulo sistematizado en el SICSE para los estudios de nivel de riesgo, contribuiría al mejoramiento del servicio de policía en ese sentido	3	6	13	25	46
8	Con la creación de una modulo sistematizado de recolección de información, se contribuye a minimizar el consumo de recursos  dando aplicabilidad a la política de cero papel.	4	10	8	21	50
9	La creación de una herramienta técnica para la sistematización del procedimiento 2PR-PR0001, ayuda a dar celeridad en el momento de requerir información en tiempo real.	2	6	8	29	48
10	El módulo sistematizado de estudios de nivel de riesgo debe contener las 14 actividades de procedimiento.	4	11	18	25	35
11	Considera que esta herramienta deba tener diferentes roles de usurarios que permitan que exista reserva de la información.	6	4	7	20	56
12	Este módulo debería ir entrelazado con otros sistemas de información de la Policía Nacional y otras entidades, para que no exista duplicidad en la información y se de agilidad a la sistematización de datos.	8	2	9	24	50
13	Considera que los datos estadísticos en esta herramienta tecnológica ayudan al mando institucional a tomar decisiones oportunas y acertadas.	4	7	10	26	46

Fuente: propia.

Se define el Sistema de Información de Protección y Servicios Especiales (SICSE), como un mecanismo para la recolección, clasificación, almacenamiento, recuperación, procesamiento, transmisión y administración de la información del despliegue del servicio de protección.  De igual manera es una herramienta tecnológica para la administración de la información del servicio de protección a personas y servicios especiales, así mismo los estudios de nivel de riesgo desarrollados en el marco del derecho a la seguridad personal, funciones a cargo de la Policía Nacional, con el fin de garantizar información confiable y oportuna para la toma de decisiones.

También es importante tener en cuenta que dentro de los principios constitucionales y legales que orientan la función administrativa y la protección de datos, dicha herramienta aporta a esos fundamentos como son: a. reserva legal: la información relativa al despliegue del servicio, de las medidas de protección a personas y seguridad a instalaciones, es reservada y por lo tanto los usuarios del sistema, están obligados a guardar dicha reserva; b. confidencialidad: es la garantía que la información personal e institucional registrada en el Sistema, es protegida con el fin de no ser divulgada sin consentimiento de la Institución, así como de la persona objeto de medida de protección; c. exclusividad: los datos contenidos en este sistema serán de uso institucional; la destinación de la información tiene por objeto el fortalecimiento del servicio de policía. d. goce efectivo de derechos: para la recolección, registro, clasificación, almacenamiento, recuperación, procesamiento, transmisión y administración de la información, se tendrá en cuenta el conjunto de derechos constitucionales y legales y e. oportunidad: la información debe ser registrada de forma ágil y veraz.

La información registrada en el Sistema de Información de Protección y Servicios Especiales (SICSE), puede emplearse para la toma de decisiones, con el fin de fortalecer el servicio de policía, así como la rendición de informes, boletines y comunicados a diferentes entidades del Estado, organizaciones o la comunidad; esto observando el principio de reserva legal; de igual manera puede emplearse el reporte del servicio de protección, como minuta de servicio y soporte de la actividad diaria realizada por los esquemas de seguridad, reemplazando el diligenciamiento de libros o reportes a la central de radio y de esta manera optimizar el control operacional del servicio.

La administración técnica del sistema, estará a cargo de la Oficina de Telemática de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, la cual garantizará el correcto funcionamiento de la herramienta tecnológica, brindando el soporte técnico del sistema; desarrollar acciones que permitan la seguridad de la información, en cuanto a integridad, confidencialidad y disponibilidad; también le corresponde realizar verificación y seguimiento al cumplimiento de los protocolos establecidos en el marco del Sistema de Seguridad de la Información, al respecto,  “las vulnerabilidades de seguridad de la red datos de una empresa, es susceptible a un sinnúmero de ataques cuando no se aplican las medidas de prevención, con la finalidad de coadyuvar a mejorar la seguridad de los sitio”, (Tirado, & otros, 2017. p. 469).

La administración funcional del sistema, le corresponde a Área de Protección a Personas e Instalaciones, de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, (ARPRO- DIPRO), el cual debe gestionar los incidentes generados por los usuarios del sistema de información; así mismo, realizar el seguimiento y control a la información cargada en el sistema de información; también aplicar acciones de tratamiento, cuando se evidencie que los usuarios ingresaron datos no veraces o imprecisos. De igual forma esta dependencia es la encargada de solicitar el nombramiento de los administradores operaciones requeridos para el funcionamiento del sistema SISCE, con el fin de que se garantice la permanencia en el cargo y de esta manera lograr la sostenibilidad y el correcto funcionamiento de la herramienta tecnológica.

ARPRO- DIPRO, también le corresponde elaborar las guías, instructivos o comunicaciones que le permitan orientar sobre el uso correcto del sistema; de igual manera tiene que estar elaborando planes de capacitación para fortalecer el perfil por competencias, del personal policial que maneje la herramienta y sea encargado de incorporarle los datos y por último gestionar el sostenimiento y mantenimiento del sistema. La administración operacional del sistema, le corresponde a las seccionales de protección del país, (SEPROS), las cuales son cincuenta y una en total (51), para lo cual deben suscribir el consentimiento informado del protegido, para el tratamiento de datos personales en base de datos de la Policía Nacional. A ellas también les corresponde actualizar el SICSE, con información veraz y precisa del desarrollo del servicio como son: medidas de protección, estudio de nivel de riesgo, de modo que permita realizar consultas de manera fidedigna y oportuna, facilitando la toma de decisiones.

Desde las SEPRO, se solicitará ARPRO, los permisos de acceso al SICSE, de acuerdo al rol que desempeñe el usuario final; de igual forma se encargará que el personal de su seccional utilice la aplicación web o aplicación móvil para el registro de la información; este personal deberá reportar los inicios y finalización del servicios, además de las actividades del servicio de protección a personas con nivel de riesgo comprobado, observando en todo momento los derechos de las personas, así como la administración de la información, la cual se encuentra informada y requerida por los principios de libertad, necesidad, veracidad, integralidad, incorporación, finalidad, utilidad, circulación restringida, caducidad e individualidad.

Se resalta que en ningún momento las anotaciones que se realicen en el SICSE, podrán trasgredir el derecho a la intimidad, como también vulnerar los derechos de las personas protegidas, por la indebida administración de la información. Las anotaciones allí contenidas corresponderán a los registros escritos, con el propósito de plasmar una actividad relacionada directamente, con las funciones desempeñadas; así mismo la información que sea depositada en esta herramienta tecnológica, por el usuario a quien se le delegó el permiso para el insertar la información, será tomada como documento público, teniendo en cuenta que se desarrolla en el cumplimiento de las funciones como servidor público.

Discusión

Borrego, y Barrantes, (2008), sostienen que la innovación es “el proceso que permite la creación de ventajas competitivas en las organizaciones. Forma parte de la estrategia empresarial como fuente de competitividad y diferenciación”, (p.33).  Así mismo para lograr la optimización del acceso a la información que permita celeridad e inmediatez en la realización de los estudios de nivel de riesgos a personas, en la Dirección de Protección y Servicios Especiales y teniendo en cuenta los volúmenes de datos, habitualmente complejos, que no pueden procesarse por métodos tradicionales, se requiere del diseño de esa herramienta electrónica, que en un futuro esté contenida en una big data institucional.  La sociedad actual está en la era del Big data, “que se manifiesta por la generación de grandes cantidades de datos estructurados y no estructurados en tiempo real o diferido, los cuales necesitan ser analizados por las empresas para crear valor”, (Coello & Pico, 2018, p. 186).

La tecnología big data es capaz de manejar a gran velocidad grandes volúmenes de información valiosa, compleja, interconectada y de tipología muy variada, que puede utilizarse para tomar decisiones. Sin embargo, la garantía de la veracidad de los datos y la ausencia de sesgos solo queda asegurada por la capacidad humana de gestionar el proceso. (Badia, & otros, 2018, p. 3).

Con relación a los estudios de nivel de riesgo, es el procedimiento que se realiza mediante una orden de trabajo emitida por el comandante de la unidad previa solicitud propia de un individuo o de una entidad del estado hacia una persona para implementar medidas de protección oportunas, establecidas por la Policía Nacional, en el marco de la normatividad vigente que avala a la institución para proteger la vida, libertad e integridad de quienes sienten vulnerados sus derechos innominados y nominados en la Constitución Política de Colombia, de acuerdo a lo anterior, El capítulo 9 de la Resolución No. 03297 del 15 de octubre de 2010, indica que:

Los estudios de seguridad, entendidos como estudios de nivel de riesgo a personas y de seguridad a instalaciones, son la herramienta base para la implementación de medidas especiales de protección, diseñadas para establecer el riesgo, amenaza y vulnerabilidad de un individuo, así como para determinar las vulnerabilidades de una estructura física, y permiten realizar las recomendaciones necesarias para contrarrestar agresiones de cualquier tipo. (Policia Nacional, 2010, p. 102).

Briones, (2017), manifiesta que la administración empresarial, es un “proceso dinámico, organizado, participativo y coherente”; así mismo citando a Guegia, & otros, (2012) refieren que “(…), el acto de administrar significa planificar, organizar, dirigir, y controlar las tareas o los procesos siempre buscando lograr productividad y el bienestar de los trabajadores, y obtener lucro o beneficios, además de otros objetivos definidos por la organización” (Briones, 2017. p.951).

Zapata, & otros, (2010), con relación a las tecnologías de la información y las comunicaciones, sostienen que  las TIC son herramientas tecnológicas que permiten a las empresas de cualquier sector industrial obtener mejoras operativas y aumentar el rendimiento en todas las áreas de la empresa en las que dichas tecnologías tienen un papel importante,  “Las TIC’S se presentan como elementos esenciales para mejorar la competitividad de la organización, al permitir aumentar la capacidad, al tiempo que incidir en los costos”, (Zapata, & otros, 2010, p. 87).

De igual forma es relevante recalcar la importancia que tiene la existencia de un portal del conocimiento como una herramienta para la gestión sistemática y el crecimiento armónico de una organización, pues este:

Constituye un instrumento técnico y administrativo, con el cual deberían contar las organizaciones contemporáneas para competir mejor en un mundo cada vez más globalizado inserto en la sociedad postindustrial donde la principal ventaja competitiva la constituye sin duda el conocimiento.  Se da énfasis a los aspectos de índole administrativo más que a los de orden técnico, para implementar el portal como una herramienta gerencial que facilite la gestión del conocimiento. Se plantea que su consolidación y buen suceso depende de la existencia de un ambiente colaborativo de los profesionales de la información en la gestión sistemática del conocimiento organizacional (Morales, 2015, p.1).

Para el estudio se tomaron cuatro categorías, que son: a. gestión empresarial; b. seguridad de la información; c. herramientas tecnológicas, e. innovación del servicio; estas categorías, permiten conocer plenamente el estado actual del problema y como desde la academia se aporta para la construcción de esa herramienta ofimática que necesita la DIPRO, para mejorar y fortalecer el servicio que presta en la realización de estudios de nivel de riesgo.  Se identificaron los modelos de almacenamiento de información que se utilizan en la actualidad, por parte de instituciones homologas en seguridad en el mundo. Se estableció la información que debe incluirse en la propuesta del módulo del sistema SICSE, instaurando campos y el tipo de información. Se construyeron los elementos requeridos en dicha herramienta técnica, para que se facilite el diligenciamiento y la consulta, por parte del personal de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, grupo Estudio de Niveles de Riesgo (ESNIR).

En la tabla 3,  Trasobares (2003), citando a (Andreu, Ricart y Valor, 1991), en “Los sistemas de información: evolución y desarrollo”, realiza un bosquejo de la evolución que han tenido los sistemas de la información, como medio de coadyuvar a las instituciones hacia el logro de sus propósitos.

Tabla 3.

Etapas de los sistemas de información

Etapas

Características

1. Introducción de la informática en la organización

Los sistemas de información se aplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las computadoras y los sistemas informáticos para mejorar el proceso de contabilidad, elaborar nóminas y facturación buscando sobre todo el ahorro de costos y tiempo en la realización de dichas operaciones. Existe una carencia de formación por parte de los empleados de la organización en dichos sistemas y no hay profesionales que puedan resolver dichos problemas dentro de la compañía.

2. Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas	Tras observar como la aplicación de los sistemas informáticos en algunas áreas de la empresa originan importantes mejoras, estos se van difundiendo por los diferentes departamentos de la empresa. Dicho “contagio” se desarrolla sin ninguna planificación por parte de la organización, con lo cual se produce un alto incremento de los costes. Aumenta la formación del personal en las tecnologías de información y en las aplicaciones informáticas, existiendo ya en la organización personal capaz de solucionar los problemas planteados en el manejo del sistema de información.
3. Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la empresa	Los sistemas de información son utilizados en la totalidad de la organización y ya son tenidos en cuenta por parte de la dirección como un elemento fundamental de la empresa. Se empiezan a elaborar procedimientos de planificación de los sistemas de información y aparece la necesidad de usar los sistemas de información como un medio de cumplimiento de los objetivos de la empresa
4. Aparición de los Sistemas Estratégicos de información:	los sistemas de información son valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal modo que al elaborar la estrategia general de la compañía se establece la planificación y desarrollo de los sistemas de información como otros de los aspectos clave dentro del proceso directivo

Fuente: (Trasobares, 2003, p. 6).

En esta tabla se puede discriminar la evolución en sí que tiene los sistemas de información y como dicho proceso ha llevado a que en la actualidad sean una herramienta primordial y de importante ayuda para que cada organización alcance sus metas y objetivos, ya sean económicos, de mejora del servicio, de organización dentro de la misma y de competitividad.

Enfocando lo anterior a la propuesta de investigación, sobre la manera de mejorar el acceso a la información de los responsables de estudios de seguridad de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, para que se tenga celeridad e inmediatez en el desarrollo de sus funciones, con el objeto de que se optimice el procedimiento de estudios de nivel de riesgos en la Dirección de Protección y Servicios Especiales, mediante la sistematización de la información obtenida en los estudios de nivel de riesgo a personas con un módulo incluido en el sistema SICSE (sistema de información de protección y servicios especiales), que permita la disponibilidad de información oportuna y eficaz. Se tiene en cuenta que un estudio de nivel de riesgo a personas es:

El resultado del análisis de seguridad sobre la gravedad e inminencia de la situación de riesgo y amenaza en que se encuentra una persona natural, así como de las condiciones particulares de vulnerabilidad que les afecta, efectuado por las entidades estatales conforme a la normatividad vigente. (Policia Nacional, 2010).

La Dirección de Protección y Servicios Especiales, adelanta en la PONAL, los estudios de nivel de riesgo a personas, que está estandarizado en la Suite Visión Empresarial bajo el proceso de segundo nivel “Protección a Personas con Nivel de Riesgo Comprobado y Seguridad a Instalaciones Gubernamentales y Diplomáticas”, que a su vez despliega el procedimiento 2PR-PR-0001 “Realizar Estudio de Nivel de Riesgo a Personas”, que tiene como objetivo establecer el nivel de riesgo de una persona, para la toma de decisiones en materia preventiva y de protección, es por ello que este procedimiento tiene inmerso 14 tareas que se deben adelantar al momento de efectuar un estudio de nivel de riesgo y determinar las medidas para cada caso, tareas que permiten que dentro de esta actividad se tenga una organización dando pautas de obligatoriedad, para que los resultados arrojados y determinados en el comité estén debidamente soportados así como que cada labor este descrita en unos formatos controlados que han sido creados para tal fin.  En la tabla 4 se describe el paso a paso estipulado para la realización de estudios de nivel de riesgo en la PONAL.

Tabla 4. Tareas del Procedimiento

No.	Tarea	Formato Controlado
1	Recepción y análisis de la solicitud	Comunicación oficial  1DS-OF-0001
2	Emitir orden de trabajo	Apertura orden de trabajo / misión de trabajo 2PR-FR-0005 1IN-FR-0034
3	Entrevistar a la persona y asesorar en autoprotección	Recolección de información para estudio nivel de riesgo 2PR-FR-0006 Recomendaciones básicas de autoprotección 2PR-FR-0007
4	Recopilar Información	Comunicación oficial 1DS-OF-0001

5	Trabajo de campo
6	Matriz de valoración	Matriz de valoración de riesgo 2PR-FR-0017 Matriz de valoración de riesgo para oficiales generales en retiro 2PR-FR-0018
7	Analizar información recibida	Estudio nivel de riesgo 2PR-FR-0008
8	Revisión pre-comité	Acta 1DS-AC-0001
9	Determinar comité competente
10	Aval comité	Decisión o recomendación comité 2PR-FR-0009 Acta 1DS-AC-0001 Compromiso de reserva, confidencialidad y seguridad de la información 2PR-FR-0019
11	informar al Director de Protección y Servicios Especiales, comandantes de policías metropolitanas ò departamentos policía	Implementación, modificación, suspensión o finalización de medidas preventivas o de protección 2PR-FR-0010
12	Comunicar la decisión	Comunicado oficial 1DS-OF-0001
13	Alimentar base de datos	Almacenar información
14	Enviar el expediente  del estudio de nivel de riesgo al archivo	Lista de chequeo estudios de nivel de riesgo 2PR-FR-0011

Fuente: Policía Nacional- 2PR-PR-0001 “Realizar Estudio de Nivel de Riesgo a Personas”

Discriminando cada tarea del procedimiento se logra evidenciar que la actividad número trece trata de “Alimentar Base de Datos” en ese punto como tal, es que nota la problemática de la no existencia de una herramienta tecnológica que permita almacenar la información de manera articulada, lo que también se concluyó con la labor de campo realizada.

Es de relevancia enunciar que para mejorar el acceso a la información de los responsables de estudios de seguridad de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, se debe tener en cuenta todos los protocolos establecidos por la Oficina de Telemática de la Policía Nacional de Colombia, con el fin de preservar la seguridad de la información y evitar daños antijurídicos por posibles violaciones a derechos fundamentales, si la información contenida en el SISCE, es vulnerada por personas inescrupulosas que pueden tomar provecho de información personal de las personas beneficiarias del programa de protección a cargo de la PONAL, al respecto “de todos modos los daños producidos por la falta de seguridad pueden causar pérdidas económicas, falta de credibilidad y prestigio en una organización; por consiguiente, se considera seguro un sistema que cumple con las propiedades de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información” (Tirado, & otros, 2017. p. 466).

4. CONSIDERACIONES FINALES

El Sistema de Información de Protección y Servicios Especiales - SICSE - módulo estudios de nivel de riesgo a personas, es una herramienta tecnológica diseñada con el propósito de sistematizar los estudios de nivel de riesgo que realiza la Policía Nacional a través de la Dirección de Protección y Servicios Especiales, minimizando la materialización de traumatismos a la hora de consultar los procedimientos realizados, por cuanto en muchas ocasiones, la celeridad e inmediatez de la información, no sobresalen. Dicha plataforma tiene sus facultades legales de conformidad con la responsabilidad asignada a la Institución en el Decreto 1066 de 2015, reglamentado a través de la Resolución 03036 de 2021 “Por la cual se actualiza el Programa de Prevención y Protección a cargo de la Policía Nacional”, en consecuencia, se expide el presente acto administrativo con el propósito de determinar su funcionalidad a través de las unidades desconcentradas de esta Dirección, que permitan determinar la viabilidad del mismo, estas visitas de acompañamiento podrán realizarse de forma presencial o virtual, según lo amerite.

En la actualidad la DIPRO, realiza el procedimiento de estudios de nivel de riegos, de manera física y la información es archivada en carpetas, lo que dificulta la consulta de la información por parte del Mando, cuando alguna autoridad competente o la persona a quien se le realizó el estudio, solicita la información.

Se está desaprovechando las capacidades institucionales con que cuenta la Policía Nacional y la Dirección de Protección y Servicios Especiales, pues poseen la infraestructura y el desarrollo tecnológico, como el talento humano para crear la herramienta, lo que beneficiará el servicio que presta la Institución policial.

Como parte del proceso de transformación y modernización Institucional, en coherencia con las dinámicas del Programa de Prevención y Protección a cargo de la Policía Nacional, la Dirección de Protección y Servicios Especiales debe determinar la pertinencia, optimización y funcionamiento del Sistema de Información de Protección y Servicios Especiales (SICSE) - módulo estudios de nivel de riesgo a personas.

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