pág. 85
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS PARA UNAPYME MEDIANTE
LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
AUTOMATIZADO EN EXCEL
INVENTORY CONTROL AND MANAGEMENT FOR AN SME
THROUGH THE IMPLEMENTATION OF AN AUTOMATED
EXCEL SYSTEM
Magali Miranda Noguez
Tecnológico Nacional de México
Israel Becerril Rosales
Tecnológico Nacional de México
pág. 86
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v10i4.24941
Control y administración de inventarios para una PyME mediante la
implementación de un sistema automatizado en Excel
Magali Miranda Noguez1
magymir136@gmail.com
https://orcid.org/0009-0001-4245-5172
Tecnológico Nacional de México
México/Tecnológico de Estudios Superiores
de Jocotitlán
Israel Becerril Rosales
israel.becerril@tesjo.edu.mx
https://orcid.org/0000-0001-6985-1354
Tecnológico Nacional de México
México/Tecnológico de Estudios Superiores de
Jocotitlán
RESUMEN
El presente artículo expone el proceso de desarrollo e implementación estratégica de un sistema de
control y administración de inventarios para una PyME del sector abarrotero ubicada en la región de
Calpulalpan, Estado de México. El objetivo principal de este proyecto, es optimizar la gestión de
existencias, minimizar pérdidas por caducidad y mejorar la rentabilidad del negocio. Para su desarrollo
se empleó una metodología descriptiva y aplicada, apoyada en un diagnóstico organizacional mediante
análisis FODA, observación directa, encuestas operativas y la implementación de la metodología PEPS
(Primeras Entradas, Primeras Salidas). Además, se diseñó una herramienta automatizada en Microsoft
Excel mediante programación de macros, que permite registrar entradas y salidas, controlar niveles
máximos y mínimos de inventario, generar reportes y facilitar la toma de decisiones. Los resultados
demostraron que previo a la intervención, la PyME presentaba carencias significativas en el control de
inventarios, consiguiendo un 87 % de actividades sin administración adecuada y pérdidas económicas
equivalentes al 6 % de la inversión total debido a productos caducos u obsoletos. Con la implementación
del sistema, se obtuvo una precisión del 95 % en la gestión del inventario, reduciendo considerablemente
las pérdidas, mejorando la disponibilidad de productos y optimizando la eficiencia operativa y la
competitividad del negocio.
Palabras clave: control de inventarios; PyME; PEPS; Microsoft Excel; automatización.
1 Autor principal
Correspondencia: magymir136@gmail.com
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v10i4.24941
Control y administración de inventarios para una PyME mediante la
implementación de un sistema automatizado en Excel
Magali Miranda Noguez1
magymir136@gmail.com
https://orcid.org/0009-0001-4245-5172
Tecnológico Nacional de México
México/Tecnológico de Estudios Superiores
de Jocotitlán
Israel Becerril Rosales
israel.becerril@tesjo.edu.mx
https://orcid.org/0000-0001-6985-1354
Tecnológico Nacional de México
México/Tecnológico de Estudios Superiores de
Jocotitlán
RESUMEN
El presente artículo expone el proceso de desarrollo e implementación estratégica de un sistema de
control y administración de inventarios para una PyME del sector abarrotero ubicada en la región de
Calpulalpan, Estado de México. El objetivo principal de este proyecto, es optimizar la gestión de
existencias, minimizar pérdidas por caducidad y mejorar la rentabilidad del negocio. Para su desarrollo
se empleó una metodología descriptiva y aplicada, apoyada en un diagnóstico organizacional mediante
análisis FODA, observación directa, encuestas operativas y la implementación de la metodología PEPS
(Primeras Entradas, Primeras Salidas). Además, se diseñó una herramienta automatizada en Microsoft
Excel mediante programación de macros, que permite registrar entradas y salidas, controlar niveles
máximos y mínimos de inventario, generar reportes y facilitar la toma de decisiones. Los resultados
demostraron que previo a la intervención, la PyME presentaba carencias significativas en el control de
inventarios, consiguiendo un 87 % de actividades sin administración adecuada y pérdidas económicas
equivalentes al 6 % de la inversión total debido a productos caducos u obsoletos. Con la implementación
del sistema, se obtuvo una precisión del 95 % en la gestión del inventario, reduciendo considerablemente
las pérdidas, mejorando la disponibilidad de productos y optimizando la eficiencia operativa y la
competitividad del negocio.
Palabras clave: control de inventarios; PyME; PEPS; Microsoft Excel; automatización.
1 Autor principal
Correspondencia: magymir136@gmail.com
pág. 87
Inventory control and management for an sme through the implementation
of an automated Excel system
ABSTRACT
This article outlines the development and strategic implementation of an inventory control and
management system for an SME in the grocery sector located in the Calpulalpan region of the State of
Mexico. The project's primary objective is to optimize stock management, minimize losses due to
product expiration, and improve business profitability. The development process utilized a descriptive
and applied methodology, supported by an organizational diagnosis involving SWOT analysis, direct
observation, operational surveys, and the implementation of the FIFO (First-In, First-Out) method.
Additionally, an automated tool was designed in Microsoft Excel using macro programming; this tool
enables the recording of stock inflows and outflows, the monitoring of maximum and minimum
inventory levels, report generation, and informed decision-making. Results showed that, prior to the
intervention, the SME faced significant inventory control deficiencies, with 87% of activities lacking
proper management and economic losses amounting to 6% of the total investment due to expired or
obsolete products. Implementation of the system achieved 95% accuracy in inventory management,
significantly reducing losses, improving product availability, and optimizing both operational efficiency
and business competitiveness.
Keywords: inventory control; SME; FIFO; Microsoft Excel; automation.
Artículo recibido 20 mayo 2026
Aceptado para publicación: 20 junio 2026
Inventory control and management for an sme through the implementation
of an automated Excel system
ABSTRACT
This article outlines the development and strategic implementation of an inventory control and
management system for an SME in the grocery sector located in the Calpulalpan region of the State of
Mexico. The project's primary objective is to optimize stock management, minimize losses due to
product expiration, and improve business profitability. The development process utilized a descriptive
and applied methodology, supported by an organizational diagnosis involving SWOT analysis, direct
observation, operational surveys, and the implementation of the FIFO (First-In, First-Out) method.
Additionally, an automated tool was designed in Microsoft Excel using macro programming; this tool
enables the recording of stock inflows and outflows, the monitoring of maximum and minimum
inventory levels, report generation, and informed decision-making. Results showed that, prior to the
intervention, the SME faced significant inventory control deficiencies, with 87% of activities lacking
proper management and economic losses amounting to 6% of the total investment due to expired or
obsolete products. Implementation of the system achieved 95% accuracy in inventory management,
significantly reducing losses, improving product availability, and optimizing both operational efficiency
and business competitiveness.
Keywords: inventory control; SME; FIFO; Microsoft Excel; automation.
Artículo recibido 20 mayo 2026
Aceptado para publicación: 20 junio 2026
pág. 88
INTRODUCCIÓN
Las pequeñas y medianas empresas (PyMES) constituyen una de las principales fuentes de desarrollo
económico y generación de empleo; no obstante, su estabilidad en el mercado depende en gran medida,
de la eficiencia con la que administran sus recursos. Entre los procesos críticos para su operación está
la gestión de inventarios, ya que interviene directamente en la disponibilidad de productos, el flujo de
efectivo, la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio. En negocios comerciales, especialmente
en las tiendas de abarrotes, una administración deficiente del inventario causa pérdidas económicas por
desabasto, sobreinventario, productos caducos u obsoletos y una limitada capacidad para responder a
las variaciones de la demanda. En este sentido, el presente estudio plantea el desarrollo e
implementación de un sistema de control y administración de inventarios dirigido a fortalecer la gestión
operativa de una PyME a través del uso de herramientas tecnológicas de bajo costo.
Aun cuando se tienen muchos avances tecnológicos, las PyMES siguen utilizando procedimientos
manuales o bien registros informales para realizar el control de la existencia de sus productos. Lo que
genera errores en el registro y conteo de entradas y salidas, por lo tanto, se desconoce el inventario
disponible en tiempo real; lo que vuelve difícil el control de información en cuanto al abastecimiento,
que en muchas ocasiones se realiza con base en la experiencia del responsable del negocio y no en
información objetiva, lo que genera pérdidas económicas y baja la competitividad del negocio. Este
vacío, evidencia la necesidad de desarrollar soluciones accesibles que permitan sistematizar el control
de inventarios sin requerir inversiones elevadas en plataformas empresariales especializadas.
El aporte de esta investigación es brindar una alternativa tecnológica adecuada a las condiciones
económicas y operativas de la PyMEs. Si bien los sistemas ERP comerciales poseen amplias
funcionalidades , el costo de adquisición, implementación y mantenimiento limita su adopción en
negocios de pequeña escala. En cambio, el desarrollo de una aplicación basada en Microsoft Excel y
programada mediante macros constituye una solución viable de fácil adopción, que permite automatizar
procesos esenciales como el registro de entradas y salidas, cálculo automático del inventario disponible,
identificación de productos próximos a caducar, generación de reportes
y seguimiento para apoyar la toma de decisiones. El trabajo se sustenta en los principios de la
administración de inventarios y en modelos ampliamente reconocidos para la gestión eficiente de
INTRODUCCIÓN
Las pequeñas y medianas empresas (PyMES) constituyen una de las principales fuentes de desarrollo
económico y generación de empleo; no obstante, su estabilidad en el mercado depende en gran medida,
de la eficiencia con la que administran sus recursos. Entre los procesos críticos para su operación está
la gestión de inventarios, ya que interviene directamente en la disponibilidad de productos, el flujo de
efectivo, la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio. En negocios comerciales, especialmente
en las tiendas de abarrotes, una administración deficiente del inventario causa pérdidas económicas por
desabasto, sobreinventario, productos caducos u obsoletos y una limitada capacidad para responder a
las variaciones de la demanda. En este sentido, el presente estudio plantea el desarrollo e
implementación de un sistema de control y administración de inventarios dirigido a fortalecer la gestión
operativa de una PyME a través del uso de herramientas tecnológicas de bajo costo.
Aun cuando se tienen muchos avances tecnológicos, las PyMES siguen utilizando procedimientos
manuales o bien registros informales para realizar el control de la existencia de sus productos. Lo que
genera errores en el registro y conteo de entradas y salidas, por lo tanto, se desconoce el inventario
disponible en tiempo real; lo que vuelve difícil el control de información en cuanto al abastecimiento,
que en muchas ocasiones se realiza con base en la experiencia del responsable del negocio y no en
información objetiva, lo que genera pérdidas económicas y baja la competitividad del negocio. Este
vacío, evidencia la necesidad de desarrollar soluciones accesibles que permitan sistematizar el control
de inventarios sin requerir inversiones elevadas en plataformas empresariales especializadas.
El aporte de esta investigación es brindar una alternativa tecnológica adecuada a las condiciones
económicas y operativas de la PyMEs. Si bien los sistemas ERP comerciales poseen amplias
funcionalidades , el costo de adquisición, implementación y mantenimiento limita su adopción en
negocios de pequeña escala. En cambio, el desarrollo de una aplicación basada en Microsoft Excel y
programada mediante macros constituye una solución viable de fácil adopción, que permite automatizar
procesos esenciales como el registro de entradas y salidas, cálculo automático del inventario disponible,
identificación de productos próximos a caducar, generación de reportes
y seguimiento para apoyar la toma de decisiones. El trabajo se sustenta en los principios de la
administración de inventarios y en modelos ampliamente reconocidos para la gestión eficiente de
pág. 89
existencias. Entre ellos destaca la metodología PEPS (Primero Entradas, Primero Salidas), recomendada
para productos perecederos, debido a que favorece la rotación adecuada de mercancías y reduce las
pérdidas por caducidad. Asimismo, se emplea el análisis FODA como herramienta de diagnóstico
estratégico para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa,
permitiendo establecer acciones de mejora acordes con sus condiciones internas y externas.
Complementariamente, se incorporan conceptos relacionados con el inventario perpetuo, el punto de
reorden, la cantidad económica de pedido (EOQ), los niveles máximos y mínimos de existencias, los
cuales proporcionan una base metodológica para evaluar la eficiencia del sistema implementado.
Los antecedentes consultados muestran que la incorporación de tecnologías de información en la gestión
de inventarios genera mejoras significativas en el desempeño organizacional. Becerril Rosales, Rebollar
Fernández y Cisneros Flores reportan que la implementación de un sistema automatizado para una tienda
de abarrotes permitió disminuir las pérdidas ocasionadas por productos perecederos y optimizar la
administración del inventario. De igual forma, Corella Parra y Olea Miranda desarrollaron un sistema
de control para una empresa comercializadora que incrementó la precisión de los registros y mejoró el
nivel de servicio mediante el seguimiento automatizado de las existencias. Otros estudios coinciden en
que la digitalización de los procesos administrativos incrementa la exactitud del inventario, mejora la
planeación de compras y favorece la competitividad empresarial. No obstante, gran parte de estas
investigaciones se orienta hacia organizaciones con mayor infraestructura tecnológica o con sistemas
comerciales de alto costo, dejando abierta la necesidad de desarrollar propuestas adaptadas a las
condiciones reales de las micro y pequeñas empresas.
La investigación se desarrolla en una tienda de abarrotes ubicada en la región de Calpulalpan, Estado de
México. El diagnóstico inicial evidenció que aproximadamente el 87 % de las actividades relacionadas
con el control de inventarios carecían de procedimientos formales, lo que ocasionaba compras realizadas
sin información confiable, ausencia de registros sistematizados, desconocimiento del stock disponible y
pérdidas económicas derivadas de productos caducos y obsoletos. Asimismo, se identificó que la
organización de la mercancía se realizaba de manera empírica, sin criterios de clasificación ni control
de fechas de vencimiento, situación que afectaba la eficiencia operativa y la atención al cliente. Estas
condiciones reflejan una problemática frecuente en muchas PyMES mexicanas, donde la limitada
existencias. Entre ellos destaca la metodología PEPS (Primero Entradas, Primero Salidas), recomendada
para productos perecederos, debido a que favorece la rotación adecuada de mercancías y reduce las
pérdidas por caducidad. Asimismo, se emplea el análisis FODA como herramienta de diagnóstico
estratégico para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa,
permitiendo establecer acciones de mejora acordes con sus condiciones internas y externas.
Complementariamente, se incorporan conceptos relacionados con el inventario perpetuo, el punto de
reorden, la cantidad económica de pedido (EOQ), los niveles máximos y mínimos de existencias, los
cuales proporcionan una base metodológica para evaluar la eficiencia del sistema implementado.
Los antecedentes consultados muestran que la incorporación de tecnologías de información en la gestión
de inventarios genera mejoras significativas en el desempeño organizacional. Becerril Rosales, Rebollar
Fernández y Cisneros Flores reportan que la implementación de un sistema automatizado para una tienda
de abarrotes permitió disminuir las pérdidas ocasionadas por productos perecederos y optimizar la
administración del inventario. De igual forma, Corella Parra y Olea Miranda desarrollaron un sistema
de control para una empresa comercializadora que incrementó la precisión de los registros y mejoró el
nivel de servicio mediante el seguimiento automatizado de las existencias. Otros estudios coinciden en
que la digitalización de los procesos administrativos incrementa la exactitud del inventario, mejora la
planeación de compras y favorece la competitividad empresarial. No obstante, gran parte de estas
investigaciones se orienta hacia organizaciones con mayor infraestructura tecnológica o con sistemas
comerciales de alto costo, dejando abierta la necesidad de desarrollar propuestas adaptadas a las
condiciones reales de las micro y pequeñas empresas.
La investigación se desarrolla en una tienda de abarrotes ubicada en la región de Calpulalpan, Estado de
México. El diagnóstico inicial evidenció que aproximadamente el 87 % de las actividades relacionadas
con el control de inventarios carecían de procedimientos formales, lo que ocasionaba compras realizadas
sin información confiable, ausencia de registros sistematizados, desconocimiento del stock disponible y
pérdidas económicas derivadas de productos caducos y obsoletos. Asimismo, se identificó que la
organización de la mercancía se realizaba de manera empírica, sin criterios de clasificación ni control
de fechas de vencimiento, situación que afectaba la eficiencia operativa y la atención al cliente. Estas
condiciones reflejan una problemática frecuente en muchas PyMES mexicanas, donde la limitada
pág. 90
incorporación de tecnologías administrativas restringe el crecimiento y la competitividad del negocio.
El aporte de esta investigación consiste en diseñar, desarrollar e implementar un sistema integral de
control y administración de inventarios basado en Microsoft Excel y programación mediante macros,
incorporando la metodología PEPS como herramientas de seguimiento para el control de existencias. A
diferencia de otras propuestas, el sistema integra en una sola plataforma el registro de inventarios,
compras, ventas, proveedores, clientes, reportes estadísticos y control de productos próximos a caducar,
ofreciendo una solución funcional, económica y adaptable a empresas con recursos limitados. Además,
el estudio proporciona evidencia práctica sobre la viabilidad de emplear herramientas de uso común
para mejorar la administración empresarial sin requerir infraestructura tecnológica especializada.
Con base en lo anterior, la hipótesis de investigación establece que la implementación de un sistema
automatizado de control y administración de inventarios sustentado en la metodología PEPS y
desarrollado mediante macros en Microsoft Excel incrementa la eficiencia del proceso de gestión de
inventarios, mejora la precisión de los registros y reduce significativamente las pérdidas ocasionadas
por la caducidad y obsolescencia de los productos. En consecuencia, el objetivo general de la
investigación consiste en desarrollar e implementar un sistema de control de inventarios que permita
sistematizar la administración de existencias, controlar las entradas y salidas de mercancías, establecer
niveles máximos y mínimos de inventario y disminuir en un 95 % las pérdidas por caducidad,
fortaleciendo la rentabilidad, la eficiencia operativa y la competitividad de la PyME.
METODOLOGÍA
Esta investigación fue realizada bajo un enfoque cuantitativo que permitió obtener, medir y analizar
información relacionada con el desempeño del sistema de control de inventarios antes y después de su
implementación. El estudio corresponde a una investigación de tipo aplicativo y presenta un alcance
descriptivo, al caracterizar las condiciones existentes en la administración de inventarios y evaluar los
cambios generados mediante la incorporación del sistema desarrollado.
La unidad de análisis correspondió al proceso de administración y control de inventarios de una PyME
dedicada a la venta de abarrotes, ubicada en la región de Calpulalpan, Estado de México. Debido a las
características particulares del estudio, se realizó un muestreo intencional o por conveniencia,
seleccionando una PyME que presentaba deficiencias evidentes en la gestión de inventarios y que
incorporación de tecnologías administrativas restringe el crecimiento y la competitividad del negocio.
El aporte de esta investigación consiste en diseñar, desarrollar e implementar un sistema integral de
control y administración de inventarios basado en Microsoft Excel y programación mediante macros,
incorporando la metodología PEPS como herramientas de seguimiento para el control de existencias. A
diferencia de otras propuestas, el sistema integra en una sola plataforma el registro de inventarios,
compras, ventas, proveedores, clientes, reportes estadísticos y control de productos próximos a caducar,
ofreciendo una solución funcional, económica y adaptable a empresas con recursos limitados. Además,
el estudio proporciona evidencia práctica sobre la viabilidad de emplear herramientas de uso común
para mejorar la administración empresarial sin requerir infraestructura tecnológica especializada.
Con base en lo anterior, la hipótesis de investigación establece que la implementación de un sistema
automatizado de control y administración de inventarios sustentado en la metodología PEPS y
desarrollado mediante macros en Microsoft Excel incrementa la eficiencia del proceso de gestión de
inventarios, mejora la precisión de los registros y reduce significativamente las pérdidas ocasionadas
por la caducidad y obsolescencia de los productos. En consecuencia, el objetivo general de la
investigación consiste en desarrollar e implementar un sistema de control de inventarios que permita
sistematizar la administración de existencias, controlar las entradas y salidas de mercancías, establecer
niveles máximos y mínimos de inventario y disminuir en un 95 % las pérdidas por caducidad,
fortaleciendo la rentabilidad, la eficiencia operativa y la competitividad de la PyME.
METODOLOGÍA
Esta investigación fue realizada bajo un enfoque cuantitativo que permitió obtener, medir y analizar
información relacionada con el desempeño del sistema de control de inventarios antes y después de su
implementación. El estudio corresponde a una investigación de tipo aplicativo y presenta un alcance
descriptivo, al caracterizar las condiciones existentes en la administración de inventarios y evaluar los
cambios generados mediante la incorporación del sistema desarrollado.
La unidad de análisis correspondió al proceso de administración y control de inventarios de una PyME
dedicada a la venta de abarrotes, ubicada en la región de Calpulalpan, Estado de México. Debido a las
características particulares del estudio, se realizó un muestreo intencional o por conveniencia,
seleccionando una PyME que presentaba deficiencias evidentes en la gestión de inventarios y que
pág. 91
manifestó interés en participar en la implementación de una herramienta tecnológica para mejorar sus
procesos administrativos. El informante clave fue el propietario y responsable de la operación del
establecimiento, quien proporcionó la información necesaria para el diagnóstico, validación y
evaluación del sistema.
La estrategia metodológica se estructuró en seis etapas secuenciales que garantizaron el desarrollo
ordenado de la investigación. En la primera etapa se efectuó el diagnóstico de la situación inicial
mediante la observación directa de los procesos operativos, la aplicación de una encuesta estructurada.
Los cuales se detallan en la Tabla 1.
Tabla 1. Encuesta realizada usando lista de chequeo al encargado de la tienda
PREGUNTA SI NO OBSERVACIÓN
1. ¿Actualmente se controlan
los productos que tienen en la
tienda?
X Se hace una revisión visual de lo que se tiene en el
transcurso del día pero no se tiene registro
2. ¿Actualmente en la tienda se
controlan los productos por
fechas de caducidad?
X No Porque se compran productos como se van
terminando, pero si no se venden en ocasiones caducan
3. ¿La tienda lleva algún
control sobre las salidas? X No se lleva control, por ello no se sabe de manera exacta
lo que se vendió en un día de actividad
4. ¿Actualmente se conoce el
stock de sus productos? X No se tiene un stock de productos por lo que en
ocasiones no se cubre la demanda
5. ¿La tienda conoce el total de
insumos, equipos, materiales
con los que se cuenta?
X
Es difícil conocer el total exacto de esta información,
debido a que no se manejan formatos que contengan esta
información
6. ¿La tienda controla el tiempo
en que debe adquirir insumos
para realizar sus ventas?
X
No se tiene como controlar esta información, pues no se
tiene sistematizado este proceso. En algunos momentos
la empresa hace compras de último momento lo que
lleva a graves pérdidas de dinero y tiempo.
7. ¿La tienda controla la
entrada y salida de insumos? X No se tiene como controlar esta información, pues no se
tiene sistematizado este proceso.
8. ¿Se tiene organizada y
divididos los, insumos, para el
control de cantidades?
X No, todo se coloca según la llegada de cada compra de
insumos donde se tenga espacio
9. ¿Qué medio o herramienta se
utiliza para realizar el control
de inventario?
3
OPCIONES
1.Registro manual en una libreta
2. Registro en una hoja de Excel
3. No llevo registro
Enseguida se muestra la Gráfica 1. que se realizó considerando que el 100% de las preguntas se
diseñaron para que al ser respondidas con un sí, que indiquen que el manejo de la tienda está controlado
y administrado.
manifestó interés en participar en la implementación de una herramienta tecnológica para mejorar sus
procesos administrativos. El informante clave fue el propietario y responsable de la operación del
establecimiento, quien proporcionó la información necesaria para el diagnóstico, validación y
evaluación del sistema.
La estrategia metodológica se estructuró en seis etapas secuenciales que garantizaron el desarrollo
ordenado de la investigación. En la primera etapa se efectuó el diagnóstico de la situación inicial
mediante la observación directa de los procesos operativos, la aplicación de una encuesta estructurada.
Los cuales se detallan en la Tabla 1.
Tabla 1. Encuesta realizada usando lista de chequeo al encargado de la tienda
PREGUNTA SI NO OBSERVACIÓN
1. ¿Actualmente se controlan
los productos que tienen en la
tienda?
X Se hace una revisión visual de lo que se tiene en el
transcurso del día pero no se tiene registro
2. ¿Actualmente en la tienda se
controlan los productos por
fechas de caducidad?
X No Porque se compran productos como se van
terminando, pero si no se venden en ocasiones caducan
3. ¿La tienda lleva algún
control sobre las salidas? X No se lleva control, por ello no se sabe de manera exacta
lo que se vendió en un día de actividad
4. ¿Actualmente se conoce el
stock de sus productos? X No se tiene un stock de productos por lo que en
ocasiones no se cubre la demanda
5. ¿La tienda conoce el total de
insumos, equipos, materiales
con los que se cuenta?
X
Es difícil conocer el total exacto de esta información,
debido a que no se manejan formatos que contengan esta
información
6. ¿La tienda controla el tiempo
en que debe adquirir insumos
para realizar sus ventas?
X
No se tiene como controlar esta información, pues no se
tiene sistematizado este proceso. En algunos momentos
la empresa hace compras de último momento lo que
lleva a graves pérdidas de dinero y tiempo.
7. ¿La tienda controla la
entrada y salida de insumos? X No se tiene como controlar esta información, pues no se
tiene sistematizado este proceso.
8. ¿Se tiene organizada y
divididos los, insumos, para el
control de cantidades?
X No, todo se coloca según la llegada de cada compra de
insumos donde se tenga espacio
9. ¿Qué medio o herramienta se
utiliza para realizar el control
de inventario?
3
OPCIONES
1.Registro manual en una libreta
2. Registro en una hoja de Excel
3. No llevo registro
Enseguida se muestra la Gráfica 1. que se realizó considerando que el 100% de las preguntas se
diseñaron para que al ser respondidas con un sí, que indiquen que el manejo de la tienda está controlado
y administrado.
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Grafica 1. Administración y control de inventario en la Pyme
En conjunto se elaboró un análisis FODA, con el propósito de identificar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que incidían en la administración del negocio, el cual se muestra en la Tabla 2.
Tabla 2. Análisis FODA de la PyME.
Fortalezas Oportunidades
✓ Ubicación estratégica
✓ Relación cercana con clientes
✓ Variedad de productos
✓ Crecimiento del comercio electrónico
✓ Aumento del interés por productos
locales
✓ Colaboraciones con negocios locales
Debilidades Amenazas
✓ Limitaciones financieras
✓ Dependencia de proveedores locales
✓ Falta de estrategias de marketing
✓ Mala administración
✓ Aspecto de la tienda
✓ Competencia creciente
✓ Cambios en comportamiento del
consumidor
✓ Inflación y aumento de costos
Lo que llevó a generar un análisis global de la PyME, que muestra que el balance aun cuando es positivo,
la diferencia es de sólo 8% debido a que el factor de oportunidad (fortalezas y oportunidades) tiene un
54% contra las debilidades y amenazas que representa un 46%, lo que supone un factor de riesgo no es
muy alto en conjunto, y por tanto se deberá centrar más la atención en el posicionamiento y preferencia
de la PyME. Reflejado en la siguiente Gráfica 2.
87,5; 87%
12,5; 13%
Administración y control de la
Pyme
No se administra
si se administra
Grafica 1. Administración y control de inventario en la Pyme
En conjunto se elaboró un análisis FODA, con el propósito de identificar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que incidían en la administración del negocio, el cual se muestra en la Tabla 2.
Tabla 2. Análisis FODA de la PyME.
Fortalezas Oportunidades
✓ Ubicación estratégica
✓ Relación cercana con clientes
✓ Variedad de productos
✓ Crecimiento del comercio electrónico
✓ Aumento del interés por productos
locales
✓ Colaboraciones con negocios locales
Debilidades Amenazas
✓ Limitaciones financieras
✓ Dependencia de proveedores locales
✓ Falta de estrategias de marketing
✓ Mala administración
✓ Aspecto de la tienda
✓ Competencia creciente
✓ Cambios en comportamiento del
consumidor
✓ Inflación y aumento de costos
Lo que llevó a generar un análisis global de la PyME, que muestra que el balance aun cuando es positivo,
la diferencia es de sólo 8% debido a que el factor de oportunidad (fortalezas y oportunidades) tiene un
54% contra las debilidades y amenazas que representa un 46%, lo que supone un factor de riesgo no es
muy alto en conjunto, y por tanto se deberá centrar más la atención en el posicionamiento y preferencia
de la PyME. Reflejado en la siguiente Gráfica 2.
87,5; 87%
12,5; 13%
Administración y control de la
Pyme
No se administra
si se administra
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Gráfica 2. Análisis global de la PyME, considerando el FODA.
Paralelamente, se realizó un inventario físico de los productos disponibles; se registró el
comportamiento de las entradas y salidas de mercancías y se cuantificaron las pérdidas ocasionadas por
productos caducos u obsoletos.
En la segunda etapa se diseñó la arquitectura funcional del sistema de administración de inventarios
(Figura 1), definiendo los módulos correspondientes a inventarios, compras, ventas, clientes,
proveedores, caja, reportes y administración general. Posteriormente, durante la tercera etapa, el sistema
se desarrolló en Microsoft Excel mediante programación de macros en Visual Basic for Applications
(VBA), incorporando funciones para el registro automático de movimientos, actualización de
existencias (Figura 7), control de niveles máximos y mínimos (Figura 2), seguimiento del punto de
reorden, control de productos próximos a caducar y generación de reportes estadísticos para apoyar la
toma de decisiones (Figura 6).
La cuarta etapa, comprendió la validación técnica del sistema mediante pruebas funcionales, en las que
se simularon operaciones reales de compra, venta y actualización de inventarios con el propósito de
verificar el correcto funcionamiento de cada módulo, identificar posibles inconsistencias y realizar los
ajustes necesarios antes de su implementación definitiva. Posteriormente, en la quinta etapa, se capacitó
al personal responsable del establecimiento en el manejo del sistema desarrollado, fortaleciendo la
organización física del inventario y promoviendo prácticas de mejora continua. Finalmente, en la sexta
etapa se implementó el sistema en la operación cotidiana de la empresa y se realizó un seguimiento de
46%
54%
ANÁLISIS GLOBAL DE LA PYME
%F+O %D+A
Gráfica 2. Análisis global de la PyME, considerando el FODA.
Paralelamente, se realizó un inventario físico de los productos disponibles; se registró el
comportamiento de las entradas y salidas de mercancías y se cuantificaron las pérdidas ocasionadas por
productos caducos u obsoletos.
En la segunda etapa se diseñó la arquitectura funcional del sistema de administración de inventarios
(Figura 1), definiendo los módulos correspondientes a inventarios, compras, ventas, clientes,
proveedores, caja, reportes y administración general. Posteriormente, durante la tercera etapa, el sistema
se desarrolló en Microsoft Excel mediante programación de macros en Visual Basic for Applications
(VBA), incorporando funciones para el registro automático de movimientos, actualización de
existencias (Figura 7), control de niveles máximos y mínimos (Figura 2), seguimiento del punto de
reorden, control de productos próximos a caducar y generación de reportes estadísticos para apoyar la
toma de decisiones (Figura 6).
La cuarta etapa, comprendió la validación técnica del sistema mediante pruebas funcionales, en las que
se simularon operaciones reales de compra, venta y actualización de inventarios con el propósito de
verificar el correcto funcionamiento de cada módulo, identificar posibles inconsistencias y realizar los
ajustes necesarios antes de su implementación definitiva. Posteriormente, en la quinta etapa, se capacitó
al personal responsable del establecimiento en el manejo del sistema desarrollado, fortaleciendo la
organización física del inventario y promoviendo prácticas de mejora continua. Finalmente, en la sexta
etapa se implementó el sistema en la operación cotidiana de la empresa y se realizó un seguimiento de
46%
54%
ANÁLISIS GLOBAL DE LA PYME
%F+O %D+A
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su funcionamiento mediante la generación periódica de reportes para evaluar el comportamiento del
inventario y la eficiencia del proceso administrativo.
El análisis de los datos se realizó mediante estadística descriptiva, utilizando frecuencias, porcentajes e
indicadores de desempeño para comparar la situación existente antes y después de la implementación
del sistema. Entre los principales indicadores evaluados se consideraron la exactitud del inventario
(Gráfica 3), el nivel de control de existencias (Gráfica 4), la reducción de pérdidas por productos caducos
(Gráfica 5), la disponibilidad de mercancías y la eficiencia del proceso de administración. Los resultados
fueron representados mediante tablas y gráficos que facilitaron la interpretación de la información y
permitieron evaluar el impacto de la solución desarrollada.
La investigación se desarrolló respetando los principios de confidencialidad, privacidad y uso
responsable de la información. Los datos proporcionados por la empresa fueron utilizados
exclusivamente con fines académicos y científicos, preservando en todo momento la identidad del
establecimiento y evitando la divulgación de información comercial sensible. La participación del
responsable de la empresa fue voluntaria y contó con su autorización para la recopilación de
información, la implementación del sistema y el análisis de los resultados.
El estudio se realizó en una única PyME, por lo que los resultados corresponden al contexto específico
de la empresa analizada. No obstante, la metodología desarrollada presenta un alto potencial de
replicabilidad, ya que integra herramientas ampliamente disponibles, como Microsoft Excel y Visual
Basic for Applications, junto con metodologías reconocidas para la administración de inventarios,
permitiendo su adaptación a otras micro y pequeñas empresas con características y necesidades
similares.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
La implementación de un sistema de administración y control de inventarios utilizando Microsoft Excel
(Figura 1) y programación mediante Visual Basic for Applications (VBA) ,integrando módulos para la
gestión de inventarios, compras, ventas, proveedores, clientes, caja y generación de reportes,
incorporando además la metodología PEPS para controlar la rotación de productos perecederos, el
seguimiento de niveles máximos y mínimos de inventario y el monitoreo del punto de reorden. Esto
permitió automatizar procesos que antes se realizaban manualmente, reduciendo significativamente el
su funcionamiento mediante la generación periódica de reportes para evaluar el comportamiento del
inventario y la eficiencia del proceso administrativo.
El análisis de los datos se realizó mediante estadística descriptiva, utilizando frecuencias, porcentajes e
indicadores de desempeño para comparar la situación existente antes y después de la implementación
del sistema. Entre los principales indicadores evaluados se consideraron la exactitud del inventario
(Gráfica 3), el nivel de control de existencias (Gráfica 4), la reducción de pérdidas por productos caducos
(Gráfica 5), la disponibilidad de mercancías y la eficiencia del proceso de administración. Los resultados
fueron representados mediante tablas y gráficos que facilitaron la interpretación de la información y
permitieron evaluar el impacto de la solución desarrollada.
La investigación se desarrolló respetando los principios de confidencialidad, privacidad y uso
responsable de la información. Los datos proporcionados por la empresa fueron utilizados
exclusivamente con fines académicos y científicos, preservando en todo momento la identidad del
establecimiento y evitando la divulgación de información comercial sensible. La participación del
responsable de la empresa fue voluntaria y contó con su autorización para la recopilación de
información, la implementación del sistema y el análisis de los resultados.
El estudio se realizó en una única PyME, por lo que los resultados corresponden al contexto específico
de la empresa analizada. No obstante, la metodología desarrollada presenta un alto potencial de
replicabilidad, ya que integra herramientas ampliamente disponibles, como Microsoft Excel y Visual
Basic for Applications, junto con metodologías reconocidas para la administración de inventarios,
permitiendo su adaptación a otras micro y pequeñas empresas con características y necesidades
similares.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
La implementación de un sistema de administración y control de inventarios utilizando Microsoft Excel
(Figura 1) y programación mediante Visual Basic for Applications (VBA) ,integrando módulos para la
gestión de inventarios, compras, ventas, proveedores, clientes, caja y generación de reportes,
incorporando además la metodología PEPS para controlar la rotación de productos perecederos, el
seguimiento de niveles máximos y mínimos de inventario y el monitoreo del punto de reorden. Esto
permitió automatizar procesos que antes se realizaban manualmente, reduciendo significativamente el
pág. 95
tiempo necesario para registrar operaciones y consultar la disponibilidad de mercancías.
Las pruebas funcionales realizadas durante la etapa de validación demostraron el correcto
funcionamiento de todos los módulos desarrollados. La simulación de operaciones de compra y venta
confirmó la actualización automática del inventario, el cálculo inmediato de las existencias disponibles,
la emisión de reportes y la identificación de productos próximos a caducar.
Uno de los resultados más relevantes corresponde a la mejora en la precisión del control de inventarios.
La implementación del sistema permitió alcanzar una exactitud aproximada del 95 % en el registro y
administración de las existencias(Gráfica 3), reduciendo considerablemente los errores asociados al
control manual. Asimismo, la aplicación de la metodología PEPS favoreció una rotación más eficiente
de los productos perecederos, disminuyendo el riesgo de caducidad y optimizando el aprovechamiento
de los recursos disponibles.
El análisis económico evidenció que, antes de la implementación del sistema, la empresa registraba
pérdidas acumuladas por productos caducos y obsoletos equivalentes a aproximadamente el 6 % de la
inversión destinada al inventario. Después de la incorporación del sistema automatizado y de la
reorganización física de los productos respecto a la metodología PEPS, se observó una disminución del
5 % de dichas pérdidas, al mejorar el seguimiento de las fechas de vencimiento, la organización del
almacén y la programación de las compras de acuerdo con el comportamiento real de la
demanda(Gráfica 5). Estos resultados reflejan una mejora directa en la eficiencia operativa y en la
rentabilidad del negocio.Estos resultados obtenidos coinciden con lo reportado por Garzón Zambrano,
A. M. (2024), quien señala que la automatización del control de inventarios reduce las pérdidas
ocasionadas por productos perecederos y mejora la administración de los recursos disponibles. De igual
forma, los hallazgos son consistentes con la investigación desarrollada por Rey Escobar, I., & Valle
Nieto, J. E. (2024), quienes concluyen que la incorporación de herramientas tecnológicas incrementa la
precisión de los registros de inventario y fortalece la capacidad de respuesta de las empresas frente a la
demanda del mercado. En ambos casos, la digitalización de los procesos administrativos constituye un
elemento determinante para incrementar la eficiencia organizacional.
Desde una perspectiva teórica, los resultados confirman los principios establecidos por la administración
de inventarios respecto a la importancia de mantener registros actualizados, controlar la rotación de
tiempo necesario para registrar operaciones y consultar la disponibilidad de mercancías.
Las pruebas funcionales realizadas durante la etapa de validación demostraron el correcto
funcionamiento de todos los módulos desarrollados. La simulación de operaciones de compra y venta
confirmó la actualización automática del inventario, el cálculo inmediato de las existencias disponibles,
la emisión de reportes y la identificación de productos próximos a caducar.
Uno de los resultados más relevantes corresponde a la mejora en la precisión del control de inventarios.
La implementación del sistema permitió alcanzar una exactitud aproximada del 95 % en el registro y
administración de las existencias(Gráfica 3), reduciendo considerablemente los errores asociados al
control manual. Asimismo, la aplicación de la metodología PEPS favoreció una rotación más eficiente
de los productos perecederos, disminuyendo el riesgo de caducidad y optimizando el aprovechamiento
de los recursos disponibles.
El análisis económico evidenció que, antes de la implementación del sistema, la empresa registraba
pérdidas acumuladas por productos caducos y obsoletos equivalentes a aproximadamente el 6 % de la
inversión destinada al inventario. Después de la incorporación del sistema automatizado y de la
reorganización física de los productos respecto a la metodología PEPS, se observó una disminución del
5 % de dichas pérdidas, al mejorar el seguimiento de las fechas de vencimiento, la organización del
almacén y la programación de las compras de acuerdo con el comportamiento real de la
demanda(Gráfica 5). Estos resultados reflejan una mejora directa en la eficiencia operativa y en la
rentabilidad del negocio.Estos resultados obtenidos coinciden con lo reportado por Garzón Zambrano,
A. M. (2024), quien señala que la automatización del control de inventarios reduce las pérdidas
ocasionadas por productos perecederos y mejora la administración de los recursos disponibles. De igual
forma, los hallazgos son consistentes con la investigación desarrollada por Rey Escobar, I., & Valle
Nieto, J. E. (2024), quienes concluyen que la incorporación de herramientas tecnológicas incrementa la
precisión de los registros de inventario y fortalece la capacidad de respuesta de las empresas frente a la
demanda del mercado. En ambos casos, la digitalización de los procesos administrativos constituye un
elemento determinante para incrementar la eficiencia organizacional.
Desde una perspectiva teórica, los resultados confirman los principios establecidos por la administración
de inventarios respecto a la importancia de mantener registros actualizados, controlar la rotación de
pág. 96
mercancías y establecer mecanismos que permitan anticipar las necesidades de abastecimiento. La
incorporación de la metodología PEPS, junto con el seguimiento del punto de reorden y los niveles
máximos y mínimos de inventario, demuestra que la aplicación integrada de estas herramientas
contribuye a optimizar la utilización de los recursos financieros, reducir desperdicios y mejorar el nivel
de servicio al cliente.
La relevancia práctica del estudio trasciende el caso analizado, ya que la metodología propuesta puede
replicarse en otras PyMES con características similares, especialmente en negocios dedicados al
comercio minorista y a la comercialización de productos perecederos. Asimismo, la integración de
metodologías de administración de inventarios con herramientas informáticas de bajo costo abre nuevas
oportunidades para fortalecer la competitividad empresarial y promover procesos de mejora continua en
organizaciones con limitaciones tecnológicas.
Como perspectiva de investigación, se recomienda incorporar en futuras versiones del sistema modelos
de pronóstico de demanda, algoritmos de optimización para la gestión de compras, tableros de
indicadores en tiempo real e integración con tecnologías de identificación automática, como códigos de
barras o dispositivos móviles. Estas mejoras permitirán incrementar el nivel de automatización y ampliar
las capacidades analíticas del sistema, fortaleciendo la toma de decisiones basada en datos y
favoreciendo una administración más eficiente de los inventarios.
La Figura 1. Interfaz principal del sistema de administración y control de la PyME: captura de pantalla
en tiempo real desarrollada en Microsoft Excel.
mercancías y establecer mecanismos que permitan anticipar las necesidades de abastecimiento. La
incorporación de la metodología PEPS, junto con el seguimiento del punto de reorden y los niveles
máximos y mínimos de inventario, demuestra que la aplicación integrada de estas herramientas
contribuye a optimizar la utilización de los recursos financieros, reducir desperdicios y mejorar el nivel
de servicio al cliente.
La relevancia práctica del estudio trasciende el caso analizado, ya que la metodología propuesta puede
replicarse en otras PyMES con características similares, especialmente en negocios dedicados al
comercio minorista y a la comercialización de productos perecederos. Asimismo, la integración de
metodologías de administración de inventarios con herramientas informáticas de bajo costo abre nuevas
oportunidades para fortalecer la competitividad empresarial y promover procesos de mejora continua en
organizaciones con limitaciones tecnológicas.
Como perspectiva de investigación, se recomienda incorporar en futuras versiones del sistema modelos
de pronóstico de demanda, algoritmos de optimización para la gestión de compras, tableros de
indicadores en tiempo real e integración con tecnologías de identificación automática, como códigos de
barras o dispositivos móviles. Estas mejoras permitirán incrementar el nivel de automatización y ampliar
las capacidades analíticas del sistema, fortaleciendo la toma de decisiones basada en datos y
favoreciendo una administración más eficiente de los inventarios.
La Figura 1. Interfaz principal del sistema de administración y control de la PyME: captura de pantalla
en tiempo real desarrollada en Microsoft Excel.
pág. 97
Figura 1. Interfaz principal del sistema
Asimismo, se muestran los módulos que lo integran (Figuras 2, 3, 4, 5 ,6 y 7 ), diseñados con el uso de
macros y programados con Visual Basic para atender las necesidades de la pyme en las cuales se llevan
a cabo las diferentes actividades para administrar y controlar el flujo de información del negocio desde
que se ingresan los productos hasta su venta .
Figura 2. Formulario de inventarios
Permite el registro, modificación y eliminación de productos e insumos en el sistema.
Figura 1. Interfaz principal del sistema
Asimismo, se muestran los módulos que lo integran (Figuras 2, 3, 4, 5 ,6 y 7 ), diseñados con el uso de
macros y programados con Visual Basic para atender las necesidades de la pyme en las cuales se llevan
a cabo las diferentes actividades para administrar y controlar el flujo de información del negocio desde
que se ingresan los productos hasta su venta .
Figura 2. Formulario de inventarios
Permite el registro, modificación y eliminación de productos e insumos en el sistema.
pág. 98
Figura 3. Formulario de agregar productos
Añade productos, edita o borra, anexando a la base de datos de inventario para dar de alta todos los
productos que se adquieren para la venta.
Figura 4. Formulario de ventas
Este es el que permite generar el proceso de venta, que a su vez genera la baja de los productos vendidos
registrando cantidad, costos.
Figura 5. Formulario de clientes
Resguarda la información de los clientes para generar su historial y con ello conocer las
preferencias de productos en el apartado de estadísticas.
Figura 3. Formulario de agregar productos
Añade productos, edita o borra, anexando a la base de datos de inventario para dar de alta todos los
productos que se adquieren para la venta.
Figura 4. Formulario de ventas
Este es el que permite generar el proceso de venta, que a su vez genera la baja de los productos vendidos
registrando cantidad, costos.
Figura 5. Formulario de clientes
Resguarda la información de los clientes para generar su historial y con ello conocer las
preferencias de productos en el apartado de estadísticas.
pág. 99
Figura 6. Formulario de reportes y estadísticas
Muestra la información de las ventas realizadas considerando fecha, cliente, método de pago, cantidades
y totales .
Figura 7. Formulario de compras
Este formulario dará de alta los productos que ingresan a la tienda en el apartado de inventarios,
registrando la cantidad y el costo de las mercancías adquiridas en el apartado de datos.
Respecto a los KPI´s utilizados para esta investigación están:
Exactitud del inventario que mide la concordancia entre el inventario físico y el registrado en el
sistema.
Este indicador es crítico porque determina la confiabilidad de la información utilizada para la toma de
decisiones en la pyme después de hacer suso del sistema de administración y control se obtuvo una
exactitud en los registros del 95% como se muestra en la Gráfica 3.
Figura 6. Formulario de reportes y estadísticas
Muestra la información de las ventas realizadas considerando fecha, cliente, método de pago, cantidades
y totales .
Figura 7. Formulario de compras
Este formulario dará de alta los productos que ingresan a la tienda en el apartado de inventarios,
registrando la cantidad y el costo de las mercancías adquiridas en el apartado de datos.
Respecto a los KPI´s utilizados para esta investigación están:
Exactitud del inventario que mide la concordancia entre el inventario físico y el registrado en el
sistema.
Este indicador es crítico porque determina la confiabilidad de la información utilizada para la toma de
decisiones en la pyme después de hacer suso del sistema de administración y control se obtuvo una
exactitud en los registros del 95% como se muestra en la Gráfica 3.
pág. 100
Gráfica 3. Exactitud del inventario
Rotación del inventario: Este indicador mide cuántas veces se renueva el inventario en un
periodo (generalmente anual). Para la PyME de esta investigación el inventario se renueva 4 veces
al año lo que indica mejor flujo de mercancía como se muestra en la gráfica 4.
Gráfica 4. Rotación de inventario de la PyME.
Reducción de pérdidas: Este indicador mide la eficiencia del sistema en la reducción de mermas,
que en la PyME se redujo un 70.24% gracias al uso del sistema creado para mejorar el control y
reducirlas como se muestra en la gráfica 5.
Gráfica 3. Exactitud del inventario
Rotación del inventario: Este indicador mide cuántas veces se renueva el inventario en un
periodo (generalmente anual). Para la PyME de esta investigación el inventario se renueva 4 veces
al año lo que indica mejor flujo de mercancía como se muestra en la gráfica 4.
Gráfica 4. Rotación de inventario de la PyME.
Reducción de pérdidas: Este indicador mide la eficiencia del sistema en la reducción de mermas,
que en la PyME se redujo un 70.24% gracias al uso del sistema creado para mejorar el control y
reducirlas como se muestra en la gráfica 5.
pág. 101
Gráfica 5. Reducción de pérdidas de la PyME.
CONCLUSIONES.
La implementación del sistema automatizado para el control y la administración de inventarios permitió
optimizar de manera significativa los procesos operativos de la PyME objeto de estudio, al proporcionar
una herramienta tecnológica accesible, eficiente y adaptable a las necesidades de la organización. El
diagnóstico inicial evidenció importantes deficiencias en la gestión del inventario, tales como registros
imprecisos, falta de control sobre las entradas y salidas de mercancía, inexistencia de criterios para la
rotación de productos y elevados niveles de pérdidas ocasionadas por la caducidad de artículos
perecederos. Estas condiciones impactaban de forma negativa la rentabilidad, la toma de decisiones y la
capacidad de respuesta de la PyME frente a la demanda del mercado.
La integración de un sistema desarrollado en Microsoft Excel mediante programación de macros,
complementado con la aplicación de la metodología Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) y el
análisis estratégico FODA, garantizo la automatizacion de los procesos de registro, consulta y
actualización de la información, incrementando la confiabilidad de los datos y reduciendo
considerablemente los errores asociados al control manual. Los resultados obtenidos reflejan una
disminución del 70.24 % en las pérdidas ocasionadas por la caducidad de productos y una exactitud del
95 % en los registros de inventario, indicadores que demuestran la eficacia del sistema implementado
para mejorar el desempeño operativo de la PyME .
Gráfica 5. Reducción de pérdidas de la PyME.
CONCLUSIONES.
La implementación del sistema automatizado para el control y la administración de inventarios permitió
optimizar de manera significativa los procesos operativos de la PyME objeto de estudio, al proporcionar
una herramienta tecnológica accesible, eficiente y adaptable a las necesidades de la organización. El
diagnóstico inicial evidenció importantes deficiencias en la gestión del inventario, tales como registros
imprecisos, falta de control sobre las entradas y salidas de mercancía, inexistencia de criterios para la
rotación de productos y elevados niveles de pérdidas ocasionadas por la caducidad de artículos
perecederos. Estas condiciones impactaban de forma negativa la rentabilidad, la toma de decisiones y la
capacidad de respuesta de la PyME frente a la demanda del mercado.
La integración de un sistema desarrollado en Microsoft Excel mediante programación de macros,
complementado con la aplicación de la metodología Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) y el
análisis estratégico FODA, garantizo la automatizacion de los procesos de registro, consulta y
actualización de la información, incrementando la confiabilidad de los datos y reduciendo
considerablemente los errores asociados al control manual. Los resultados obtenidos reflejan una
disminución del 70.24 % en las pérdidas ocasionadas por la caducidad de productos y una exactitud del
95 % en los registros de inventario, indicadores que demuestran la eficacia del sistema implementado
para mejorar el desempeño operativo de la PyME .
pág. 102
Asimismo, la investigación confirma que la incorporación de herramientas tecnológicas de bajo costo
constituye una estrategia viable para fortalecer la competitividad, la eficiencia administrativa y la
sostenibilidad de las pequeñas y medianas empresas. El sistema desarrollado no solo mejora el control
de inventarios, sino que también proporciona información confiable para apoyar la planeación, el
abastecimiento y la toma de decisiones. Debido a su facilidad de implementación, bajo costo y capacidad
de adaptación, esta propuesta puede ser replicada en otras PyMES con características similares,
contribuyendo a impulsar su proceso de transformación digital y a mejorar su desempeño organizacional
en un entorno cada vez más competitivo.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Arredondo, F. (2024, 19 de marzo). Revolución silenciosa en la gestión de inventarios. Asociación de
Emprendedores de México (ASEM). https://asem.mx/blog_asem/revolucion-silenciosa-en-la-
gestion-de-inventarios/
Ballou, R. H. (2004). Logística: Administración de la cadena de su ministro (5.ª ed.). Pearson
Educación.
Betalleluz Tobar, A., Ramos Lapa, C., Ramos Canahuire, M. G., Neyra Camarena, A. S., & Villegas
Rivera, A. (2024). La implementación de ERP para la mejora en el rendimiento de ventas de
una PyME: Macronegocios EIRL.
Carrero Lugo, G. P., & Sastre Ruidiaz, L. A. (2021). Factores que influyen en la adopción de tecnologías
RFID para el control de inventarios en las pymes de manufactura de Bogotá (Tesis de maestría).
Chase, R. B., Jacobs, F. R., & Aquilano, N. J. (2009). Administración de operaciones para una ventaja
competitiva. McGraw-Hill.
Chávez Caiche, V. E. (2024). Gestión de la cadena de suministro y el desempeño organizacional (Tesis
de maestría). Universidad Laica Vicente Rocafuerte.
Chopra, S., & Meindl, P. (2016). Administración de la cadena de suministro (6.ª ed.). Pearson.
De Felipe, H. (2023). Uso de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de la cadena de suministro y
logística (pp. 1-9). Universidad Rey Juan Carlos.
Echeverri, S. P., & Lozano, A. J. (2014). Análisis y diseño de una herramienta de control de inventarios
para pequeñas tiendas en el municipio de Mariquita [Tesis de licenciatura, Universidad
Asimismo, la investigación confirma que la incorporación de herramientas tecnológicas de bajo costo
constituye una estrategia viable para fortalecer la competitividad, la eficiencia administrativa y la
sostenibilidad de las pequeñas y medianas empresas. El sistema desarrollado no solo mejora el control
de inventarios, sino que también proporciona información confiable para apoyar la planeación, el
abastecimiento y la toma de decisiones. Debido a su facilidad de implementación, bajo costo y capacidad
de adaptación, esta propuesta puede ser replicada en otras PyMES con características similares,
contribuyendo a impulsar su proceso de transformación digital y a mejorar su desempeño organizacional
en un entorno cada vez más competitivo.
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una PyME: Macronegocios EIRL.
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pág. 103
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https://repository.unad.edu.co/handle/10596/2555
Enríquez, S. F., Noriega, A. O., & Montijo, F. C. (2021). Conocimiento y aplicación de las disposiciones
legales-fiscales relacionadas con el costo de ventas e inventarios en las pequeñas y medianas
empresas (PYMES) comerciales, en Hermosillo, Sonora. Revista de Investigación Académica
Sin Frontera, 35.
Garzón Zambrano, A. M. (2024). Ruta de mejoramiento orientada a la transformación digital de dos
MiPyMEs vinculadas al Centro de Desarrollo Empresarial–CDE de la UNAB (Tesis doctoral).
Universidad Autónoma de Bucaramanga.
González Alomoto, G. L. (2023). Control de inventario en la ferretería Colores, cantón La Libertad en
el año 2022 [Tesis de licenciatura, Universidad Estatal Península de Santa Elena].
Guerrero Ortega, J. M., Pillajo Bastidas, P. G., & García Chávez, S. A. (2023). Análisis de los factores
críticos que influyen en la gestión de inventarios en las PYMES (Sector Farmacéutico) Santo
Domingo, 2023. Boletín Científico de Investigación (BCIV), 3(E1), 534-552.
Heizer, J., Render, B., & Munson, C. (2017). Dirección de la producción y operaciones (12.ª ed.).
Pearson.
Hernández Matías, J. C., & Vizán Idoipe, A. (2013). Lean manufacturing: Conceptos, técnicas e
implantación. Escuela de Organización Industrial.
Hurtado, N. C., & Morales, S. B. (s.f.). Administración y control del sistema de inventario con múltiples
productos y demanda incierta para una empresa de cosméticos en la ciudad de Cali.
http://hdl.handle.net/20.500.11912/11720
Jacobs, F. R., & Chase, R. B. (2009). Administración de operaciones y cadena de suministro (13.ª ed.).
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Krajewski, L. J., Ritzman, L. P., & Malhotra, M. K. (2013). Administración de operaciones. Pearson.
Lisardo, T., & Kayap, J. (2023). Diseño de un sistema de control de inventarios para la empresa
Agrotaisha, del cantón Taisha, provincia de Morona Santiago.
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para mejorar los procesos productivos de una organización. E-IDEA Journal of Business
Sciences.
Manzano Ramírez, M., & Gisbert Soler, V. (2016). Lean manufacturing: Implantación 5S. 3C
Tecnología: Glosas de Innovación Aplicadas a la Pyme, 5(4), 16-26.
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Production Economics, 145(2), 557-565.
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empresa Comercial Mercedita del cantón El Carmen.
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en el desempeño empresarial de las compañías exportadoras e importadoras de vidrios de
seguridad para automóviles y maquinaria pesada ubicadas en Lima Metropolitana durante el
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