DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i5.3465
Incidencia de la organización del área de gestión administrativa en los procesos de mejoramiento de las instituciones
educativas en Colombia
Alex Paúl Rojas Montoya
alexpauleducació[email protected]
https://orcid.org/0000-0003-2565-4679
Universidad de Santander (UDES)
Bucaramanga – Colombia
RESUMEN
El presente artículo se basa en la investigación sobre la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes que se analizó y desarrolló en la Institución Educativa Los Cauchos del municipio de San Agustín, departamento del Huila, en Colombia; teniendo en cuenta que, los resultados en la autoevaluación institucional del año 2019 presentaron un porcentaje de bajo cumplimiento en la gestión administrativa. En consecuencia, se buscó fortalecer la organización institucional para hacer seguimiento y mejorar los procesos institucionales desde el direccionamiento de los directivos y docentes. Se utilizó en el proceso, una metodología que vinculó a la comunidad educativa con instrumentos de apoyo y recolección de datos para la toma de decisiones como la encuesta y la entrevista. Estos instrumentos arrojaron resultados satisfactorios en torno a la problemática inicial y se concluyó que la organización de la gestión administrativa dentro del mejoramiento institucional ayuda en gran manera a cumplir con las metas institucionales, articulando las áreas de gestión académica, comunitaria y directiva.
Palabras clave: organización; gestión; mejoramiento.
Correspondencia: alexpauleducació[email protected]
Artículo recibido 10 agosto 2022 Aceptado para publicación: 10 septiembre 2022
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Cómo citar Rojas Montoya, A. P. (2022). Incidencia de la organización del área de gestión administrativa en los procesos de mejoramiento de las instituciones educativas en Colombia. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 6(5), 5135-5153. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i5.3465
Incidence of the organization of the administrative management area in the improvement processes of educational
institutions in Colombia
ABSTRACT
This article is based on research on the organization of administrative management from the strengthening of its processes and components that was analyzed and developed at the Los Cauchos Educational Institution in the municipality of San Agustin, department of Huila, in Colombia; considering that, the results in the institutional self-assessment of the year 2019 presented a percentage of low compliance in administrative management. Consequently, it was sought to strengthen the institutional organization to monitor and improve institutional processes from the direction of principals and teachers. In the process, a methodology was used that linked the educational community with support instruments and data collection for decision making, such as the survey and the interview. These instruments yielded satisfactory results around the initial problem, and it was concluded that the organization of the administrative management within the institutional improvement greatly helps to meet the institutional goals, articulating the areas of academic, community and directive management.
Keywords: organization; management; improvement.
INTRODUCCIÓN
La Institución Educativa Los Cauchos, del municipio de San Agustín ofrece los servicios educativos desde el grado preescolar hasta el grado undécimo, siendo parte de la zona rural y abarcando 12 sedes educativas completas (Los Cauchos, El Barniz, Unión La Loma, Los Andes, Las Eras, Alto Matanzas, Santa Clara, Barcelona, La Ermita, Bajo Frutal, La Tribuna, Alto Frutal) con un total de 743 estudiantes según cifras del sistema de matrícula estudiantil (SIMAT, 2018). Cuenta con el personal encargado de liderar todos los procesos organizacionales de la institución propuestos en el proyecto educativo institucional teniendo en cuenta las orientaciones nacionales y departamentales para funcionar adecuadamente en pro de un mejoramiento continuo.
A lo largo de su vida institucional este establecimiento educativo ha pasado por varias reformas de resolución de aprobación, atendiendo las orientaciones del ministerio de educación nacional de Colombia y la Secretaría de Educación del Departamento del Huila. Dichas reformas como parte estructural de procesos de mejoramiento institucional invitan a plantear una organización institucional cada vez más completa.
Con orientaciones nacionales para el mejoramiento institucional, la institución educativa viene organizándose desde su propio proceso de autoevaluación en 4 gestiones. (Gestión académica o pedagógica, gestión administrativa, gestión directiva y gestión financiera) abarcando todas sus áreas, procesos y componentes. (MEN, 2008)
Los resultados de la autoevaluación institucional del año 2019 teniendo en cuenta cada una de las gestiones arrojaron que solo el 50% de los procesos institucionales de gestión administrativa funcionan sin ningún tipo de contratiempos, el 60 % de la gestión directiva es operativo. El 75 % de la gestión académica ha logrado las metas de cumplimiento. El 70 % de la gestión comunitaria viene funcionando de manera pertinente y efectiva.
Cuando se ha analizado y profundizado en las causas de estos resultados, se destaca la falta de organización institucional desde la gestión administrativa para conectar todos los procesos que se dan en la institución y que permitan mejorarlos, considerando necesario hacer énfasis en esta gestión para fortalecer la organización institucional y, más específicamente desde sus propios procesos y componentes e igualmente plantear las estrategias y herramientas que permitan hacer seguimiento y fortalecer la organización de los procesos institucionales con los directivos, administrativos y docentes involucrados en su totalidad.
Es así, que, a través de la revisión del Plan de Mejoramiento Institucional, en el desarrollo de procesos administrativos, se posibilitó establecer una radiografía de la realidad que involucra directamente la gestión administrativa, descubriendo que dicha gestión es la base de la organización institucional en todos sus componentes y áreas ya que los conecta desde la toma de decisiones en la autoevaluación institucional hasta el mejoramiento constante. (I.E. Los Cauchos, 2019)
El plan de mejoramiento institucional brindó información relevante de cómo se llevan a cabo los procesos directivos, administrativos, financieros, académicos y comunitarios. En este sentido el análisis se enfocó en determinar cómo estaban organizados los objetivos, encontrando que en lo general se buscaba involucrar las diferentes áreas de gestión, abordando progresivamente diversos procesos educativos para específicamente, mejorar la organización institucional desde la gestión administrativa; desde el trazado de las metas e indicadores, se buscaba que a 2022 toda la comunidad educativa participe activamente en la organización institucional, para lo cual las acciones y seguimiento se enfocaron en autoevaluación institucional y estructuración de componentes y procesos de la gestión administrativa; cada uno de estos, complementándolo con los docentes y directivos docentes responsables que tenían a cargo cada proceso. (I.E. Los Cauchos, 2019)
En consecuencia y percibiendo la importancia y el impacto; se tendría que organizar la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes y con ayuda de una página web, lo cual indicaría en forma positiva, lo que ese camino adoptado puede arrojar como resultados, dentro del mejoramiento del proceso institucional.
Así mismo, cabe mencionar que dentro de los lineamientos que plantea el Ministerio de Educación Nacional a los procesos de gestión institucional, la tecnología está presente mediante plataformas que la institución utiliza permanentemente. Dichas herramientas como: SIMAT, SIGAWEB, SUPERATE, APRENDAMOS, etc., son externos a la institución y no organizan los procesos administrativos internos. Además, en años anteriores se estableció el Índice Sintético de Calidad Educativa (ISCE) que midió con certeza cómo están las instituciones en cada uno de sus ciclos educativos: Básica Primaria, Básica Secundaria y Media que desde 4 componentes: progreso, desempeño, eficiencia y ambiente escolar suministrando el puntaje total de calidad educativa. (MEN, 2015)
Para el caso particular de la institución educativa Los Cauchos el índice arrojó un promedio de 5,91 en una escala de 1 a 10 con la descripción en progreso de 1,74, en desempeño de 2,46, en eficiencia de 0,94 y en ambiente escolar de 0,77; implicando una organización y compromiso desde la gestión administrativa para que los demás procesos y gestiones den resultados ya que en este momento el mejoramiento en torno a la eficiencia no ha sido el mejor. (Colombia Aprende, 2018).
En este sentido, el análisis de estas problemáticas que involucraban directamente la gestión administrativa institucional por la poca organización de procesos y apoyo a las demás gestiones(directiva, académica y comunitaria) con ayudas tecnológicas para un mejoramiento continuo, llevó a pensar en reestructurar y organizar los procesos de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus propios procesos con fácil acceso y manejo para mejorar la gestión y conectarlo con todos los demás procesos institucionales.
En este aspecto se menciona las siguientes palabras de la directora resaltando el valor de la tecnología en los procesos institucionales (Nelcy, 2016) ”La tecnología es muy importante hoy en día, permite ahorrar papelería y tener todo como a la mano, en nuestra institución aún hay dificultades para hacer un efectivo uso de las herramientas tecnológicas, debido a la poca experiencia que se tiene en este campo, pero si debo reconocer que es indispensable para mejorar la calidad de educación que queremos ofrecer como institución y seguramente más adelante mejoremos los procesos de gestión institucional”
En este punto ya se consideraron dos unidades de implementación. Por un lado, la tecnología y la vinculación directa de los directivos docentes y docentes en el proceso, liderados desde la gestión administrativa, entendiendo la necesidad de realizar una apropiación de esta como instrumento en el proceso institucional aprovechando al máximo su funcionalidad como un medio innovador. Por el otro, el desarrollo de estrategias de organización fortaleciendo los procesos y componentes de la gestión administrativa que faciliten los procesos organizativos institucionales comprendiendo que es la finalidad última de este proyecto.
Con las descripciones de la problemática, salieron a flote preguntas que bien podrían ser situaciones para indagar. Sin embargo, el análisis y la reflexión llevaron a plantear ¿Cómo organizar la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes en la IE Los Cauchos?
En consecuencia, el presente proyecto apoyó claramente la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimientos de sus procesos y componentes con una página web en la Institución Educativa Los Cauchos, especificando y permitiendo conocer las propiedades, características y rasgos que podrían ser implementados dentro de un plan de mejoramiento que profundice y fortalezca cada una de las gestiones institucionales desde la sistematización y apoyo de la gestión administrativa liderada por los directivos docentes y docentes.
Dentro de la utilidad se fortaleció la organización institucional con procesos solidos de comunicación que mostraron con precisión los avances desde todas las dimensiones que abarca la gestión administrativa progresivamente y permitió enlazar los procesos institucionales con un reto global en la actualidad como lo es la implementación de la tecnología en la educación, respondiendo a las expectativas y orientaciones del Ministerio de Educación Nacional desde el fortalecimiento de sus propios procesos.
Este proceso identificó porque es relevante en el siglo XXI, la organización institucional que permite a la información estar en contacto permanente con los miembros de la comunidad educativa y definió las pautas y variables que sirvieron como base para la utilización de otras herramientas y estrategias en los procesos administrativos de las instituciones educativas. De todo lo anterior, surgió la necesidad de organizar para la investigación, los siguientes objetivos específicos como ruta de mejoramiento institucional para la organización de la gestión administrativa:
§ Diagnosticar los procesos institucionales que se pueden organizar desde la gestión administrativa.
§ Estructurar la gestión administrativa en procesos y componentes con el fin de dar soporte al trabajo y organización institucional.
§ Desarrollar los procesos y componentes de la gestión administrativa para que aporten al plan de mejoramiento institucional
§ Evaluar el impacto en la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes.
Así mismo, las instituciones educativas hacen parte de procesos continuos de mejoramiento, teniendo en cuenta tres etapas organizadas que incluyen: la evaluación institucional, la elaboración de planes de mejoramiento y el seguimiento permanente al desarrollo de los planes de mejoramiento institucional que sirven como guía para avanzar hacia una educación de calidad; tal como lo menciona la guía 34 en el marco del mejoramiento institucional “Para saber si se está contribuyendo al logro de los resultados esperados, es aconsejable tener en mente las características esenciales de un establecimiento educativo que mejora permanentemente” (MEN, 2008)
La necesidad de organizar la gestión administrativa en la Institución educativa Los Cauchos del municipio de San Agustín desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes y con la ayuda de herramientas tecnológicas que se pueden aplicar en los procesos institucionales, desencadenó en el fortalecimiento alrededor del proceso de organización en el contexto referido. Dicha aplicación en partes, guiada por lo que es la organización de la gestión administrativa, resultó bien interesante en la medida en que no fue una mirada, sólo a lo positivo de las herramientas tecnológicas actuales; sino también a las dificultades presentes en los procesos institucionales, y en especial a la implicación de estos en la organización institucional para el mejoramiento continuo.
Al desarrollar esta propuesta se planteó, además de producir conocimiento y consolidar información valiosa en torno al plan de mejoramiento institucional basado en los resultados de la autoevaluación, servir de herramienta para fortalecer la organización de los procesos de la gestión administrativa. En este sentido, toda la información llevó a la identificación, estructuración, y posterior organización de la gestión institucional desde lo administrativo con ayuda procesos y componentes sólidos que posibiliten una aplicación efectiva para el alcance de los objetivos propuestos en los procesos institucionales y como una estrategia para fortalecer los índices de cumplimiento de la gestión administrativa en la institución.
Para cumplir con estos índices en la ejecución de esta propuesta ameritó organizar los procesos de la gestión administrativa sistemáticamente conectándose con las otras gestiones institucionales tales como la directiva, académica y comunitaria en la institución educativa Los Cauchos del municipio de San Agustín, como un camino que se debe repensar en su estructuración para lograr optimizar al máximo el desarrollo de los procesos que se llevan a cabo dentro del plan de mejoramiento institucional.
Se hizo necesario el análisis profundo de la situación, ya que finalizado e implementado en cada una de sus fases permitieron evaluar la pertinencia y el posterior uso en toda la comunidad educativa, teniendo en cuenta la organización institucional. Este ejercicio permitió dentro de las dinámicas institucionales servir de base para el plan de mejoramiento continuo en las que deben estar inmersos los establecimientos educativos en aras de aportar a la calidad educativa.
METODOLOGÍA
El presente proceso pretendió, cualificar e interpretar una realidad en la Institución Educativa Los Cauchos con unas condiciones dadas, donde se tuvo una comunidad educativa, una infraestructura escolar y un proyecto educativo institucional que permitió la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes apoyado con una página web y otras herramientas tecnológicas.
Así mismo, la experiencia se basó en una problemática identificada, mencionando que la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes mejorará la organización de los procesos educativos en la institución educativa Los Cauchos del municipio de San Agustín; manipulando la variable independiente gestión administrativa para observar sus resultados en la variable dependiente organización.
Comenzó en un ambiente previo para diagnosticar los procesos institucionales; luego continuó con la estructuración de la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes apoyado en una página web para dar soporte al trabajo institucional; posteriormente, se desarrollaron los procesos y componentes de la gestión administrativa para que aporten al plan de mejoramiento institucional. Finalmente, se analizó el impacto y la pertinencia de esta en el mejoramiento de los procesos desde la gestión administrativa. La secuencia que presentó el desarrollo de la metodología se hace referencia en la siguiente la tabla 2:
Tabla 1:
Fases de procedimiento de la metodología de la Investigación
|
Fases |
Objetivo |
Actividades |
|
N.º 1 Fase Diagnóstica |
Diagnosticar los procesos institucionales que se pueden organizar desde la gestión administrativa. |
-Elaborar un diagnóstico general de la Institución. |
|
N.º 2 Fase de Diseño. |
Estructurar la gestión administrativa en procesos y componentes con el fin de dar soporte al trabajo y organización institucional. |
-Revisión de PEI y Plan de mejoramiento Institucional. -Organización institucional desde los procesos y componentes de la gestión administrativa. |
|
N.º 3 Fase de Desarrollo. |
Desarrollar los procesos y componentes de la gestión administrativa para que aporten al plan de mejoramiento institucional |
-Acciones de Mejoramiento. -Diseño de estructura de página web. -Creación de página web. -Socialización de página web institucional |
|
N.º 4 Fase de Validación. |
Evaluar el impacto en la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes |
-Revisión y seguimiento a página web. - Revisión y seguimiento a organización de la gestión administrativa. |
Nota: La tabla muestra las fases, objetivos y actividades del procedimiento de la metodología de investigación (Rojas, 2020)
Cabe, además, destacar que las teorías principales utilizadas en torno al desarrollo de este proceso se basaron en su gran mayoría en autores corporativos muy necesarios para entender las dinámicas institucionales.
Organización institucional
La ley General de Educación de 1994, estableció un marco institucional del sector educativo, donde los establecimientos educativos adquirieron autonomía para elaborar su Proyecto Educativo Institucional – PEI, así como para definir el plan de estudios, los métodos pedagógicos y la manera de organizar su trabajo. De ahí que cobra total relevancia la organización institucional.
En este sentido el (MEN, 2008) afirma “Los establecimientos educativos han evolucionado: han pasado de ser instituciones cerradas y aisladas a funcionar como organizaciones abiertas, autónomas y complejas. Esto significa que requieren nuevas formas de gestión para cumplir sus propósitos, desarrollar sus capacidades para articular sus procesos internos y consolidar su PEI” (p.27)
De la anterior propuesta surgen dentro de la organización institucional planteada por el Ministerio de Educación Nacional de Colombia cuatro áreas de gestión, que involucran todos los elementos y componentes estructurales dentro de los procesos institucionales. En estas áreas de gestión se plantean todas las acciones de mejoramiento que involucran los procesos institucionales, de ahí la importancia de desglosarlos y fortalecerlos constantemente teniendo en cuenta los procesos que permitirán una dinámica de organización del establecimiento educativo cada vez más acorde con sus propias necesidades.
Áreas de gestión
La gestión directiva se refiere a la manera como el establecimiento educativo es orientado. La gestión académica se encarga de los procesos de diseño curricular, prácticas pedagógicas institucionales, gestión de clases y seguimiento académico. La gestión comunitaria se encarga de las relaciones de la institución con la comunidad. La gestión administrativa y financiera da soporte al trabajo institucional y dentro de este proceso investigativo cobra mayor relevancia incluyendo a las otras gestiones dentro de sus procesos y componentes, de ahí que se establece una profundización de esta dentro del proyecto de investigación. (MEN, 2008, pág. 27)
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
La presente elaboración tuvo como base la orientación del Ministerio en torno a los procesos de mejoramiento institucional, donde desglosa cada una de las áreas de gestión. Sin embargo, en este proceso se parte de la necesidad de fortalecer la gestión administrativa. De ahí que se consolida, desde esta gestión; el apoyo a la gestión académica, directiva y comunitaria. “En el interior de las áreas de gestión hay un conjunto de procesos y componentes que deben ser evaluados periódicamente, a fin de identificar los avances y las dificultades, y de esta forma establecer las acciones que permitan superar los problemas. Tanto los procesos como los componentes son los referentes para emprender la ruta del mejoramiento” (MEN, 2008, pág. 27)
Figura 1
Organización institucional desde el área de Gestión Administrativa I.E. Los Cauchos 2020
Nota: La figura muestra la articulación de la gestión administrativa con las demás áreas de gestión. (Rojas, 2020)
Se llevaron a cabo todas las actividades planteadas dentro del plan de mejoramiento institucional con el ánimo de fortalecer la Organización y gestión institucional. Es de aclarar que estas actividades son solo la primera parte de un proceso que debe ser continuo y con la participación de toda la comunidad educativa y como parte del plan de mejoramiento Institucional.
En este sentido, cabe resaltar que para que el proceso de autoevaluación sea fructífero y sus resultados sean realmente útiles en la toma de decisiones, es fundamental que los participantes en el mismo compartan algunos principios básicos: Veracidad. Corresponsabilidad. Participación. Continuidad. Coherencia. Legitimidad. (MEN, 2008, pág. 37)
A continuación, se mencionan las actividades que resultaron en este proceso de mejoramiento institucional:
§ Estructura desde el equipo de calidad de la organización institucional desde los procesos y componentes de la gestión administrativa: con el equipo de calidad institucional se revisaron cada uno de los elementos de la autoevaluación por resolver, posteriormente se socializó la opinión de los directivos en torno al mejoramiento de la gestión administrativa y se pasó a revisar igualmente la guía 34 para el mejoramiento institucional. Con todos estos insumos se pasó a consolidar los procesos y componentes de la gestión administrativa que conecten las demás gestiones institucionales.
§ Ubicación de un espacio – cartel informativo en la entrada de la institución como estrategia de comunicación y apoyo para dar a conocer a toda la comunidad educativa en general sobre los procesos de matrícula, resoluciones rectorales y del consejo directivo, así como los informes académicos y funcionamiento institucional: Atendiendo a las recomendaciones dentro de la gestión administrativa se ubicó un cartel informativo en el ingreso a la institución comunicando permanente mente los aspectos más relevantes del progreso y trabajo institucional buscando con esto fortalecer la comunicación e interacción del personal directivo y docente con los demás actores de la comunidad educativa como los padres de familia.
§ Inclusión dentro del POA el mejoramiento de los procesos de administración de la planta física que incluya mantenimiento de planta física, seguimiento al uso de espacios, recursos para el aprendizaje, reglamentos, suministro y mantenimiento de equipos y luego socializarlo y aprobarlo en el consejo directivo: entendiendo la importancia de relacionar las actividades del plan de mejoramiento institucional con el plan operativo anual y atendiendo a la necesidad de abordar dentro de los procesos institucionales el mantenimiento de la planta física se incluyó un seguimiento al suministro y mantenimiento de la planta y recursos de la institución educativa.
§ Realización de jornadas de bienestar y capacitación para el talento humano de la institución con el ánimo de garantizar buenas condiciones de trabajo y desarrollo profesional: Estas actividades fueron programadas dentro del plan operativo anual y como estrategia para fortalecer el ambiente laboral y los lazos de sus miembros, a mismo para fortalecer el acompañamiento pedagógico y disciplinar de cada uno de los docentes. En este ejercicio se evidenció la importancia de las actividades de bienestar y capacitación permanente.
§ Realización de rendición de cuentas a la comunidad educativa del soporte financiero y contable dado para el adecuado desarrollo de las actividades de la institución educativa. Desde el direccionamiento de los directivos de la institución y entendiendo la fortaleza en la comunicación e interacción con la comunidad educativa se realizó una rendición de cuentas a todos los actores del proceso educativo, mencionando el progreso institucional y resaltando cada una de las actividades llevadas a cabo en pro del mejoramiento constante y el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas.
§ Conformación de la escuela de padres como una estrategia de apoyo y proyección a la gestión inclusión y participación comunitaria. Se conformó un plan de acompañamiento a los padres de familia que involucró capacitación permanente dentro de un espacio denominado escuela de padres donde tuvieron la oportunidad de estar al tanto del progreso de los estudiantes y conocer igualmente los procesos que involucran la educación de sus hijos desde las actividades institucionales.
§ Construcción y actualización junto con los docentes desde reuniones académicas de trabajo el horizonte institucional y el diseño curricular: se hicieron reuniones del consejo académico con el ánimo de analizar el horizonte institucional establecido en el PEI y hacer la retroalimentación respectiva dentro del proceso de mejoramiento e igualmente en estos espacios se buscó actualizar el diseño curricular como estrategia de mejoramiento constante.
§ Creación de una página web institucional como ayuda y apoyo a los procesos de gestión administrativa: Se diseñó una página web institucional con el ánimo de apoyar los procesos que se están llevando a cabo en la organización de la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes, especialmente para efectos de información, comunicación e interacción entre todos los actores de la comunidad educativa y como plataforma para consolidar los documentos institucionales.
§ Reconociendo la importancia de las herramientas tecnológicas como ayuda a los procesos institucionales se ha desarrollado igualmente una página web institucional, cuya función es apoyar cada una de las actividades plasmadas en los procesos y componentes de la gestión administrativa especialmente al comunicar e informar oportunamente a la comunidad educativa y como adicional a la organización institucional.
Igualmente, dentro del ámbito de gestión, es de destacar en este ejercicio de desarrollo y cuando ya está definido la herramienta tecnológica que “La gestión es un juego de consensos, disensos y transformaciones que implican a toda la institución y a todos sus integrantes. La gestión implica un modo de comprender y de hacer nuestros proyectos desde una cuádruple perspectiva articulada; en nuestro caso: la político-cultural, la sanitario-social, la económica y la organizacional comunicacional” (Huergo, 2016, pág. 4)
Así mismo, este proceso se muestra desde 2 aspectos fundamentales: el primero en torno al seguimiento a la autoevaluación institucional realizado por los docentes para ver su perspectiva y los avances de mejoramiento en torno al diagnóstico inicial y luego de haber realizado todas las actividades propuestas. El segundo aspecto es el apoyo brindado por la página web a la organización de la gestión administrativa.
Además, se realizó un ejercicio de autoevaluación para conocer el impacto de las actividades planteadas en el plan de mejoramiento y el plan operativo anual como parte fundamental del proyecto de investigación haciendo énfasis en la gestión administrativa teniendo en cuenta que desde está gestión se articulan las otras gestiones de la organización institucional.
El instrumento de autoevaluación usado para validar las actividades desarrolladas dentro del plan de mejoramiento se basa en el sugerido por la guía 34 del Ministerio de Educación Nacional que evalúa de 1 a 4; donde 1 es existencia, 2 es pertinencia, 3 es apropiación y 4 es mejoramiento continuo, y es indispensable mencionarlos en este aspecto teniendo en cuenta las características propias de este proceso. “La autoevaluación es el punto de partida para la organización institucional y el mejoramiento constante. Este es el momento en el que el establecimiento educativo recoge, recopila, sistematiza, analiza y valora toda la información relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus resultados en cada una de las cuatro áreas de gestión”. (MEN, 2008, pág. 37)
Se observa en esta consolidación de la autoevaluación institucional de 1 a 4 puntos, una mejoría considerable de los procesos de organización institucional más allá del 50% inicial que parten de la gestión administrativa. El primer proceso basado en el apoyo a la gestión académica puntea un promedio de 3,67, el proceso de administración de la planta física y recursos un promedio de 3,50 que sale de un puntaje de 2 en un componente, dos componentes con 3 puntos y 5 componentes con 4 puntos. El proceso de administración y servicios complementarios tiene un promedio de 3,20 que surgen de un componente de 2 puntos, dos componentes con 3 puntos y un componente con 4 puntos. El proceso de talento Humano tiene un promedio de 3,91 que surge de nueve componentes con 4 puntos y un componente con 3 puntos, así mismo el proceso de apoyo financiero y contable cuenta con todos sus 4 componentes con cuatro puntos.
Este seguimiento inicial al proceso de autoevaluación institucional muestra claramente un avance significativo y un mejoramiento trascendental en los procesos de organización de la Institución Educativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes, pasando incluso por el 80% de cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores. En este sentido es acertado el camino tomado por este proyecto de investigación de basar su estructura en el plan de mejoramiento propuesto a nivel nacional “Para saber si se está contribuyendo al logro de los resultados esperados, es aconsejable tener en mente las características esenciales de un establecimiento educativo que mejora permanentemente”. (MEN, 2008, pág. 20)
Teniendo en cuenta el objetivo general, se concluyó que para organizar la gestión administrativa desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes, la planeación, el seguimiento y la evaluación constante de los procesos institucionales son fundamentales; garantizando que los procesos de mejoramiento sean sólidos y fortalezcan el Proyecto Educativo Institucional. Una base teórica al respecto la presenta el mismo ministerio de educación que menciona: “El PEI, el plan de mejoramiento y el plan de estudios son herramientas para orientar las acciones escolares hacia el logro de los propósitos y las metas definidas por el equipo directivo y la comunidad educativa. De esta forma, la institución tiene una “carta de navegación”, la cual debe ser conocida por todos para lograr su compromiso, bajo el liderazgo del rector y de su equipo directivo” (MEN, 2008, pág. 20)
Además, la comunicación institucional es fundamental dentro del reconocimiento y el respeto a los procesos en las instituciones educativas, y es pertinente que sean liderados desde la organización de la gestión administrativa. Así mismo, una buena comunicación liderada desde la organización de la gestión administrativa facilita la construcción de estrategias comunes para enfrentar los problemas que afectan a la institución, fortaleciendo cada uno de los procesos institucionales. Es fundamental, hacer énfasis en la gestión administrativa para fortalecer la organización institucional y, más específicamente desde sus propios procesos y componentes planteando estrategias y herramientas para el mejoramiento institucional.
Respecto al primer objetivo específico, se concluyó que para diagnosticar los procesos institucionales que se pueden organizar desde la gestión administrativa, es vital trabajar de manera conjunta y organizada dentro de una Institución Educativa; aumentando las posibilidades de tener resultados positivos, de ahí la importancia de vincular las experiencias y conocimientos de todos los integrantes de la comunidad educativa al proceso de mejoramiento y organización institucional.
Igualmente, el PEI construido con ayuda de todos los actores de la comunidad educativa y, orientando los procesos curriculares, de evaluación y promoción, y de convivencia, deben tener en la actualidad una organización desde la gestión administrativa para ser conocidas y compartidas fortaleciendo la identidad y los procesos institucionales. Según (MEN, 2008, pág. 20) “Este compromiso incluye la movilización y canalización del trabajo hacia el alcance de los objetivos en los plazos establecidos, además del seguimiento y la evaluación permanentes de los planes y acciones para saber si lo que se ha hecho permite alcanzar las metas y los resultados propuestos, y qué ajustes se deben introducir”
Respecto al segundo objetivo específico se concluyó que, para estructurar la gestión administrativa en procesos y componentes con el fin de dar soporte al trabajo y organización institucional, las estrategias de comunicación e interacción entre los miembros de la comunidad educativa liderados por los directivos; ayudan a guiar las acciones y toma de decisiones de manera más acertada en toda la institución.
Así mismo, La Ley General de Educación y sus reglamentaciones permiten, de manera clara, crear procesos institucionales que deben ser aprovechados para la participación organizada y responsable de los integrantes de la comunidad educativa en los diferentes ámbitos de gestión institucional. Igualmente, el artículo 14 del decreto 1860 de 1994 (MEN, 1994), plantea “Toda institución educativa debe elaborar y poner en práctica con la participación de la comunidad educativa, un proyecto educativo institucional que exprese la forma como se ha decidido alcanzar los fines de la educación definidos por la ley, teniendo en cuenta las condiciones sociales, económicas y culturales de su medio”
Respecto al tercer objetivo específico, se concluyó que, desarrollar los procesos y componentes de la gestión administrativa para que aporten al plan de mejoramiento institucional, permite a los establecimientos educativos ser organizaciones abiertas al mundo, autónomas en sus procesos y simplificar el manejo de la información. En este sentido, la organización de la gestión administrativa, desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes, con ayuda de la tecnología significa en la actualidad, nuevas formas de gestión para cumplir con los propósitos indispensables, desarrollar acciones de mejoramiento y articular los procesos internos del proyecto educativo institucional.
Por lo tanto, la organización desde la gestión administrativa y con el fortalecimiento de sus procesos y componentes es indispensable y fundamental, buscando los instrumentos que considere más pertinentes para su plan de mejoramiento institucional. Una base teórica importante al respecto y que ayudó a consolidar la organización y a esta conclusión es la planteada por (Velásquez, 2007, pág. 133) donde afirma, “La organización es un sistema de roles y relacionamientos con una finalidad, la cual se alcanza mediante procesos coordinados en una estructura que propicia la emergencia de atributos necesarios para actuar en un entorno”.
Respecto al cuarto objetivo específico, se concluyó que, evaluar el impacto en la organización de la gestión administrativa, desde el fortalecimiento de sus procesos y componentes permite hacer un seguimiento institucional, buscando un mejoramiento constante, donde el establecimiento educativo recoge, recopila, sistematiza, analiza y valora toda la información relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus resultados en cada una de las áreas de gestión desde un proceso de autoevaluación. En este ejercicio, la gestión administrativa puede hacer uso de una herramienta tecnológica como la página web para cumplir las metas del plan de mejoramiento.
Además, la puesta en marcha de procesos de mejoramiento institucional requiere que el equipo de gestión administrativo institucional, conformado por todos los integrantes de la comunidad educativa y liderado por los directivos y los docentes, estén organizados para de este modo, realizar cada una de las actividades dentro de la estructura institucional. En síntesis, la integración institucional organizada desde los procesos de la gestión administrativa a través de una página web institucional ayuda a fortalecer los procesos institucionales.
Una guía importante en las conclusiones y durante todo el proyecto de investigación fue la cartilla hacia el mejoramiento institucional, documento del Ministerio de Educación Nacional que marcó una pauta teórica importante.
Hacer seguimiento y evaluar los resultados del plan de mejoramiento son tareas que exigen muchos esfuerzos del rector o director y de su equipo de gestión. Cuando estos procesos se efectúan desde el inicio de la ejecución del plan, se obtiene información sobre los resultados alcanzados a través de la realización de cada una de las acciones. De esta manera es posible saber qué se logró y cómo. El seguimiento requiere de la participación responsable y comprometida de las diferentes instancias del establecimiento educativo, bajo el liderazgo del rector o director y su equipo de gestión. Esto, por sí sólo, contribuye al fortalecimiento de las relaciones profesionales, a la consolidación de mecanismos organizados de participación democrática, a la generación de aprendizajes y a la construcción de conocimiento alrededor de nuevas prácticas. (MEN, 2008, pág. 70)
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