DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i6.3825

Nueva metodología orientada a la gestión documentaria en las organizaciones

Héctor Vidalón Jorge

[email protected]

[email protected]

https://orcid.org/0000-0003-3757-8589

Universidad Nacional Federico Villarreal

Lima – Perú

Italo David Bustamante Jáuregui

[email protected]

[email protected]

[email protected]

https://orcid.org/0000-0001-7774-6685

Universidad Nacional Federico Villarreal

Lima - Perú

RESUMEN

Con el objetivo de mejorar el proceso documentario, surge la necesidad y oportunidad para hacer investigación al respecto. Este modelo metodológico, aplica nuevos procesos en búsqueda de la satisfacción del usuario mediante buenas prácticas del gobierno de TI. En cuanto al método, se aplicó la metodología para la construcción de nuevo conocimiento (KCM) donde se recopiló, evaluó y depuró gran cantidad de bibliografía sobre los sistemas pertinentes consultados previamente: ITIL, COBIT e ISO/IEC 38500; el análisis, identificación y adopción de sus respectivas actividades consideradas de mayor relevancia, permitieron su orquestación con las actividades propuestas por los investigadores – autores a través de la elaboración de flujogramas con el software modelador de procesos Bizagi. Como resultado, se obtuvo una nueva metodología comprendida por 6 fases: Planear, Producir, Gestionar – Tramitar, Organizar, Transferir y Preservar a largo plazo.

Palabras clave: Nueva metodología, Gestión, Mejora de procesos, Gobierno de TI

Correspondencia: [email protected]

Artículo recibido: 11 octubre 2022. Aceptado para publicación: 11 noviembre 2022.

Conflictos de Interés: Ninguna que declarar

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Como citar:  Vidalón Jorge, H., & Bustamante Jáuregui, I. D. (2022). Nueva metodología orientada a la gestión documentaria en las organizaciones. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 6(6), 5519-5537. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i6.3825

New methodology oriented to document management in organizations

ABSTRACT

In order to improve the documentary process, the need and opportunity arises to do research in this regard. This methodological model applies new processes in search of user satisfaction through good IT governance practices. Regarding the method, the methodology for the construction of new knowledge (KCM) was applied, where a large amount of bibliography on the pertinent systems previously consulted was collected, evaluated and refined: ITIL, COBIT and ISO/IEC 38500; the analysis, identification and adoption of their respective activities considered most relevant, allowed their orchestration with the activities proposed by the researchers - authors through the development of flow charts with the Bizagi process modeling software.

As a result, a new methodology comprised of 6 phases was obtained: Plan, Produce, Manage – Process, Organize, Transfer and Preserve in the long term.

Keywords: New methodology, Management, Process improvement, IT Governance

1. INTRODUCCIÓN

El gobierno de TI, es una práctica fundamental en toda organización que busca mantener su competitividad ante un mercado cada vez más exigente y crítico. En materia archivístico, el trabajo disciplinario y la experiencia profesional van delineando los vínculos que existen entre la documentación y las actividades que se realizan en las instituciones ya sea en forma individual o en contexto del trabajo organizado. El concepto de “valor documental” es un elemento esencial del entorno sobre el cual se desarrolla la actividad de gestión documentaria sujeta a un ciclo de vida determinado.

Sin embargo, ante la falta de una mayor divulgación y conocimiento sobre los modelos de gobierno de TI estandarizados o de buenas prácticas de gobierno aceptadas a nivel mundial, han sido reconocidas solo a nivel técnico mas no estratégico.

Por tal motivo, es conveniente para toda institución de educación superior, implementar un modelo de Gobierno de TI que permita: el alineamiento estratégico con la TI, la entrega de valor por medio de la TI, la gestión de riesgos relacionados con la TI, la gestión de los recursos relacionados con la TI y la medición del rendimiento, es decir, conocer el nivel de madurez o capacidad que tiene las tecnologías de información de la universidad. (López, 2018)

Por otro lado, sobre el principio de gestión documental para la planificación archivística, Guerrero (2003) sostiene que “debe comenzar en el primer nivel de acción que es la dirección del archivo sustentándose el valor de la información documental para el trabajo de las personas dentro de la organización”.

A fin de contribuir significativamente a la transparencia pública y acceso a la información, se hace indispensable que la administración pública realice los cambios requeridos en sus sistemas de gestión documental. (Cerrillo et al., 2018)

Este modelo metodológico se fundamenta en el propicio de difusión sobre la importancia de aplicación del gobierno de TI tanto a nivel de gestión como documental para el incremento de la productividad y calidad de servicio brindado al usuario final a través del alineamiento de procesos con la misión, visión, objetivos y estrategias organizacionales.

2. METODOLOGIA

La investigación desarrollada fue de tipo básica, donde la unidad de estudio (unidad muestral) estuvo conformada por trabajos originales sobre los sistemas pertinentes consultados: ITIL, COBIT e ISO/IEC 38500.

A fin de obtener la mayor cantidad posible de bibliografía relacionada al tema de investigación (Libros, Tesis y Artículos) se dio uso a Keywords y Operadores booleanos para la formulación de 2 ecuaciones de búsqueda que fueron aplicadas parcialmente en 5 buscadores bibliográficos de nivel académico y científico: Google Scholar, Google Books, Microsoft Academic, ResearchGate y ProQuest; para la clasificación de los documentos recopilados se elaboraron criterios de exclusión y parámetros de evaluación de calidad. Como resultado, se obtuvieron 35 documentos que posterior a su lectura y análisis, permitieron la construcción de sus modelos conceptuales facilitando la localización, identificación y adopción de sus respectivas actividades consideradas de mayor relevancia en calidad de recursos para su orquestación con las actividades propuestas por los investigadores – autores dándose por concluida la construcción del modelo conceptual tentativo (en referencia a la nueva metodología) además de la obtención de otros hallazgos que le otorgan valor a su concepción y comprensión de la sinergia entre sus fases.

Figura 1

Perspectiva de la investigación básica realizada

Nota. Se consideraron 3 metodologías en calidad de sistemas pertinentes a la gestión documentaria basada en el gobierno de TI; en función de los vacíos de conocimiento identificados en cada uno, los investigadores desarrollaron las propuestas correspondientes con el objetivo de su complementación, para ello, se aplicaron las fases que comprenden a la metodología KCM para finalmente, obtener la nueva metodología referida como un sistema abstracto.

2.1 Criterios de exclusión

CE1: Los documentos no proponen una metodología única para desarrollar gobierno de TI en Institutos superiores

CE2: La metodología encontrada no se aplica a la gestión de en su totalidad sobre gobierno de TI.

CE3: Los documentos no tienen una antigüedad menor a 5 años.

CE4: Los documentos no están escritos en idioma inglés o español.

CE5: Los documentos no se publicaron en libros o conferencias o revistas revisadas por pares.

CE6: Los documentos no son únicos hay similitudes.

CE7: El abstract de los documentos no es muy relevante.

2.2 Parámetros de evaluación de la calidad

QA1: ¿El documento de la investigación está organizado?

QA2: ¿El propósito de la investigación está claramente explicado?

QA3: ¿La metodología de la investigación está claramente explicada?

QA4: ¿Se identifican e informan claramente las fases y etapas de la metodología utilizada?

QA5: ¿El documento emplea el enfoque de análisis de datos correctamente?

Figura 2

Clasificación de estudios con gestor bibliográfico Mendeley

Nota. Dentro de las bondades otorgadas por esta herramienta, nos permitió principalmente dinamizar la interacción con la documentación y su compartición entre investigadores - autores.

Figura 3

Cantidad de documentos recopilados por fuente de búsqueda

Nota. Las ecuaciones de búsqueda formuladas, fueron aplicadas en los idiomas español e inglés a fin de lograr una mayor captación de bibliografía relacionada al tema de investigación, asimismo, se obtuvo un total acumulado de 5568 documentos.

Figura 4

Gráfico prisma aplicando criterios de exclusión

Nota. Además de los criterios de exclusión, también se aplicaron los parámetros de evaluación de la calidad detallados en líneas anteriores.

Figura 5

Cuadro pictórico

Nota. En la Figura 5, se visualiza un esquema gráfico del modelo metodológico propuesto donde se presentan características respecto a su(s): Sistemas pertinentes, Recursos, Limitaciones y Medidas de desempeño; asimismo, las restricciones del entorno.

Figura 6

Modelo conceptual – ITIL (Information Technology Infrastructure Library)

Nota. El flujograma de actividades fue elaborado aplicando la notación BPMN 2.0.

Figura 7

Modelo conceptual – COBIT

Nota. El flujograma de actividades fue elaborado aplicando la notación BPMN 2.0.

Figura 8

Modelo conceptual - ISO/IEC 38500

Nota. El flujograma de actividades fue elaborado aplicando la notación BPMN 2.0.

Tabla 1

Validación de la metodología tentativa con la realidad

Actividad	Mecanismo presente	Medida de desempeño	Cambio propuesto	¿Deseable sistemáticamente?	¿Viable culturalmente?	Comentarios
1. Formular los procesos y actividades de la entidad	Diagramas de flujos de procesos por función	Realizar anualmente		Si	Si
2. Considerar el progreso administrativo,económico y legal	Resolución para el incio del proyecto de mejora.	El proyecto debe iniciarse en la fecha establecida en resolución.		Si	Si
3. Verificar gestión documentaria en el plan de accion de la entidad	------------------------------		Considerar la actividad
4. Aprobar y documentar el pgb en la web institucional	------------------------------		Considerar la actividad	Si	Si
5. Ingresar a la web institucional	------------------------------		Considerar la actividad
6. Seleccionar gestión documentaria	------------------------------		Sistematizar actividades a través de un diagrama	Si	Si
7. Rellenar FUT	------------------------------		Considerar la actividad
8. Interpretar y analizar la solicitud	Registros de información sobre producción	Realizar mensualmente		Si	Si
9. Reenviar al solicitante el llenado en forma correcta	------------------------------		Considerar la actividad	Si	Si	.
10. Referenciar la gestión documental	------------------------------		Considerar la actividad
11. Gestionar consulta del tipo de trámite	------------------------------		Considerar la actividad
12. Gestionar el conocimiento	Documentación solicitada	Realizar en un máximo de 48 horas		Si	Si
13. Registrar la comunicación	Registro de actividad	diariamente	Considerar la actividad	Si	si	El registro es mediante canales digitales
14. Categorizar el requerimiento del trámite	------------------------------		Considerar la actividad
15. Gestionar la disponibilidad	------------------------------	Según requerimiento	Considerar la actividad	Si	Si
16. Gestionar tiempos de respuesta	------------------------------	Según requerimiento	Considerar la actividad	Si	Si
17. Referencia la tabla de valoracion documental	------------------------------	Según requerimiento	Considerar la actividad	Si	Si
18. Gestionar continuidad de los servicios de TI	------------------------------			Si	Si
19. Migrar información	Migración de documentos	Diariamente	Considerar la actividad	Si	Si
20. Verificar políticas de seguridad de TI	Verificar acceso a sistemas	Semanalmente	Considerar la actividad	Si	Si
21. Emular almacenamiento de E/S	Verificar funcionamiento desistema	Diariamente	Considerar la actividad	Si	Si
22. Replicar información	Copias de seguridad	Diariamente	Considerar la actividad	Si	Si
23. Aplicar refreshing	Copiar contenido a un digital.	Diariamente	Considerar la actividad	Si	Si
24. Aplicar firma digital	Regular la utilización	Diariamente	Considerar la actividad	Si	Si
25. Expedir documento electrónico	Utilizar canales digitales de internet	Diariamente	Considerar la actividad	Si	Si

Tabla 2

Definición raíz inferida al modelo metodológico propuesto

Un sistema abstracto basado en la aplicación del gobierno de TI para la mejora en la atención de trámites documentarios en sus diferentes canales promoviéndose una comunicación efectiva entre usuarios y organizaciones a través de sus recursos humanos, para ello, se recurre a: Planear, Producir, Gestionar - Tramitar, Organizar, Transferir y Preservar a largo plazo.
C:	Organizaciones del sector público y privado.
A:	Empresarios, ejecutivos, directores de proyectos, jefaturas inmediatas y cargos afines.
T:	Organizaciones con problemas de atención además de contar con ineficientes procesos para el trámite documentario, específicamente, en la solicitud, tiempo de análisis y ordenamiento generándose zozobra y desesperación en los usuarios por los prolongados tiempos de espera.	→	Organizaciones que cuentan con un sistema de trámite documentario eficiente que proveen de una atención de calidad al usuario evidenciándose a través de los tiempos oportunos de respuesta a las diversas solicitudes impartidas por este. Además, de la preservación y disponibilidad de la información a largo plazo.
W:	Los directivos de organizaciones deben enfocar esfuerzos en la mejora de sus procesos a través de la incorporación de tecnologías bajo el concepto del gobierno de TI en sus diferentes canales de atención al usuario a fin de la satisfacción de sus requerimientos cumpliéndose o inclusive, superándose las expectativas de este.
O:	Empresarios, directores y ejecutivos.
E:	Restricciones internas: Estructura organizacional, Presupuesto, Normas internacionales y Planes estratégicos corporativos. Restricciones externas: Dinámica del entorno, Política financiera, Social, Cultural, Legal y Tecnológica.
¿Qué?	Dar a conocer a los empresarios, directores y ejecutivos sobre la importancia de la aplicación del Gobierno de TI en las organizaciones a fin de contar con procedimientos optimizados en la gestión documentaria además de lograr la satisfacción del usuario en la atención de sus requerimientos.
¿Cómo?	A través de: Planear, Producir, Gestionar - Tramitar, Organizar, Transferir y Preservar a largo plazo.
¿Para qué?	Para que las organizaciones puedan tener conocimiento sobre este modelo metodológico orientada a la gestión documentaria basado en la aplicación del gobierno de Ti a través de buenas prácticas y uso de tecnologías para el alcance de la eficiencia en sus diversos canales de servicio.

Figura 9

Modelo metodológico propuesto a nivel detallado

2.3 Detalle de fases del modelo metodológico propuesto

Ø Fase N° 1: Planear

La alta dirección en conjunto con las jefaturas inmediatas de la organización, se encargan de la formulación sobre el funcionamiento y procesos a cumplir con el fin de argumentar en el TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos) la planificación de costos considerándose el proceso administrativo, económico y legal para la gestión documentaria verificando su posterior publicación en la página web institucional con los links de acceso correspondientes para su tratamiento por parte del usuario.

Ø Fase N° 2: Producir

El recepcionista analiza e interpreta la solicitud remitida por el usuario a fin de referenciarla a secretaría, en caso de no contener la información requerida, se procede a su reenvío al solicitante para que este realice el levantamiento de observaciones, caso contrario se procede a su atención.

Ø Fase N° 3: Gestionar – Tramitar

Se gestiona el tipo de trámite ya sea lógico o físico según corresponda y con ello, proceder a la interacción e intercambio de información entre el personal de secretaría y la data base; ello se justifica en el hecho de que todo trámite requiere de su registro y almacenamiento a través de la utilización de recursos tecnológicos tangibles o intangibles.

Ø Fase N° 4: Organizar

Se procede a la categorización del trámite a fin de gestionar los tiempos de respuesta correspondientes con una mayor precisión e inmediatez.

Ø Fase N° 5: Transferir

Se realiza la migración de toda la información a la data base considerando políticas de seguridad: instalación de softwares antivirus, establecimiento de passwords en sistemas operativos, etc., posterior a ello, se hace colocación de la firma digital respectiva a fin de dar respuesta al usuario vía e-mail concluyéndose de esta manera, el proceso de atención de trámite documentario.

Ø Fase N° 6: Preservar a largo plazo

Corresponde al almacenamiento y generación de backups por trámite concluido en aras de facilitar y agilizar su accesibilidad a los Stakeholders internos según sea requerido.

3. CONCLUSIONES

El objetivo de esta nueva metodología fue fusionar la potencia de la ingeniería dirigida por modelos con los paradigmas de gobernanza de tecnologías de la información para la mejora de procesos en la gestión documentaria. en ese sentido, su valor agregado radica en: Mejoras en gestión de la organización, su producción documentaria y tiempos de respuesta a los Stakeholders externos. Además, la bibliografía consultada sobre los sistemas pertinentes; a través de su conceptualización, síntesis y aplicación en casos prácticos, contribuyeron de manera sustancial a la comprensión de estos para la construcción del nuevo modelo conceptual tentativo.

Se observó que la transparencia por diseño hace referencia a la consecución de los objetivos a través de la aplicación de la metodología de gobierno de TI en la gestión documentaria propiciando su viabilidad con la información generada por cada administración (ya sea pública o privada) en el ejercicio de sus funciones. Asimismo, su operación y control, deben enmarcarse en políticas previamente definidas además de la implementación de sistemas de gestión afines; siendo esto último, de vital importancia su consideración durante el proceso de planificación.

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