DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i5.5055
Estudio de factores incidentes sobre la gestión de inventarios-caso Pyme-Cibersegura
Erika Cristina Caiza Pastuña
https://orcid.org/0000-0003-2496-9812
Marina De Jesus Mena Vasconez
https://orcid.org/0000-0001-5105-5237
Acosta Camino Diego Fernando
https://orcid.org/0000-0001-9698-9578
Afiliación Institucional del equipo de investigación
Ambato – Ecuador
RESUMEN
La ausencia de un adecuado control de los inventarios en la empresa “Pyme Cibersegura”, genera deficiencias en la información financiera y por ende en las operaciones, impidiendo tener certeza en la cantidad de mercaderías y provocando no tomar decisiones oportunas y necesarias en el momento de la adquisición o venta de los diferentes productos. En base a esta necesidad es de vital importancia contar con un control de las mercancías que permita, registrar las diferentes transacciones comerciales. Para tener bases teóricas sobre la mejor forma de lograr una eficiente gestión de inventarios se hace una revisión bibliográfica en temas como son la gestión y sistemas de inventarios, stock, sistema ABC y manejo de almacenes. El objetivo principal de la investigación es estudiar los factores incidentes sobre la gestión de inventaros, caso Pymecibersegura de la ciudad de Latacunga, utilizando herramientas de investigación a fin de diseñar un modelo de gestión de inventarios. Como primera instancia se realiza un diagnóstico que puntualiza incidentes de la gestión de inventarios llevada hasta el momento y en seguida proponer acciones para mejorar el control interno, supervisar el sistema, controlar los procedimientos y registros implementados.
Palabras clave: incidente; inventarios; gestión; rentabilidad; control interno.
Correspondencia:
Artículo recibido: 15 septiembre 2022. Aceptado para publicación: 15 octubre 2022.
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Como citar: Caiza Pastuña, E. C., Mena Vasconez, M. D. J., & Acosta Camino , D. F. (2023). Estudio de factores incidentes sobre la gestión de inventarios-caso Pyme-Cibersegura. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 6(5), 5789-5807. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v6i5.5055
Study of incident factors on inventory management-SME-Cybersecure case
ABSTRACT
The absence of adequate control of inventories in the company "Pyme Cibersegura", generates deficiencies in financial information and therefore in operations, preventing certainty in the amount of merchandise and causing not to make timely and necessary decisions at the time of the acquisition or sale of the different products. Based on this need, it is of vital importance to have a control of the merchandise that allows the registration of the different commercial transactions. In order to have theoretical bases on the best way to achieve efficient inventory management, a bibliographic review is made on topics such as inventory management and systems, stock, ABC system and warehouse management. The main objective of the research is to study the incident factors on inventory management, Pymecibersegura case of the city of Latacunga, using research tools in order to design an inventory management model. As a first instance, a diagnosis is made that points out inventory management incidents carried out so far and then proposes actions to improve internal control, supervise the system, control the procedures and records implemented.
Keywords: incident; inventories; management; cost effectiveness; internal control.
INTRODUCCIÓN
En la problemática de la presente investigación, se identifica que toda empresa, sea de producción, comercialización o de servicios demanda de abastecimiento de productos a fin de ejecutar cada una de sus actividades de venta y producción y por ende la existencia de mercancías, la investigación se fundamenta en el poder mantenerse como empresa en el mercado, no solo generando utilidades a través de las ventas, sino que además debe tener la liquidez suficiente para poder cubrir obligaciones con proveedores, instituciones financieras e incluso las obligaciones con el estado, con la finalidad de que el negocio no decline. Es por ello que el no tener un modelo de inventarios adecuado, es uno de los generadores que afecta a toda empresa, pues al no rotarla, no hay ventas, y por consiguiente la rentabilidad y liquidez se ve directamente afectada.
La problemática que se detecta en esta microempresa es un factor común en varias PYMES, la ausencia del uso de un modelo de gestión para los inventarios es nula, a pesar de que existen diversos modelos para el manejo adecuado de los inventarios, las microempresas no utilizan y prefieren manejar de forma empírica sus inventarios. Por lo que se ha podido observar en la microempresa, hay inconvenientes con varios productos que no cuentan con la rotación o salida adecuada, lo que hace que el almacenamiento continuo genere costos imprevistos, que pueden dar pie a pérdidas económicas ya que la mercadería se daña al no ser vendidas o a su vez venderlas por debajo del precio esperado, generando que las utilidades no sea las adecuadas. Por medio de la presente investigación se busca demostrar que la implementación de un Modelo de Inventarios permite tener un control adecuado de los mismos mejorando su tratamiento y rotación.
METODOLOGÍA
Enfoque
A través del enfoque cualitativo – cuantitativa, se pudo realizar un análisis completo mediante la descripción cualitativa del estado del problema, los resultados obtenidos y las conclusiones y recomendaciones, mientras en enfoque cualitativo permitió contrastar la idea a defender, analizar estadísticamente la información y analizar cuantitativamente aspectos relacionados con la gestión de inventarios.
Investigación Cualitativa
Detalla las cualidades de un fenómeno, precisa un concepto que haga parte del entorno. Es intuitiva porque es el conocimiento que se obtiene sin necesidad de un análisis o razonamiento anterior pues proyecta conclusiones generales a partir de indicios, no suele probar teorías ni hipótesis; empleando en estudios de pequeña escala, no admite un análisis estadístico, es a veces concerniente como una investigación naturalista, fenomenología o interpretativa, el planteamiento no es tan especifico como el enfoque cuantitativo (Alvarez, 2015).
Investigación Cuantitativa
Busca conocer los hechos reales tal y como se dan objetivamente, tratando de señalar sus características comunes con otros hechos semejantes, sus orígenes y sus consecuencias (Ruiz, 2012).
Esta modalidad de investigación, para el autor Hernández (2012), “se utiliza para el procesamiento de información numérica, datos matemáticos y estadísticos” que tengan relevancia al momento de procesamiento de datos, que permitan de manera objetiva el análisis y la interpretación de estos. Se utiliza esta modalidad de investigación para recabar la información sobre la gestión de los inventarios.
Modalidad Básica de la Investigación
Investigación Bibliográfica-Documental
Según Matos (2018). La investigación bibliográfica o documental consiste en la revisión de material bibliográfico existente con respecto al tema a estudiar. Se trata de uno de los principales pasos para cualquier investigación e incluye la selección de fuentes de información (pág. 13).
Se parte de una investigación tipo bibliográfica - documental, la cual permitirá conseguir la base científica necesaria para poder establecer una posible solución a la problemática, así lo señala Cazares (1980) “depende fundamentalmente de la información que se obtiene en documentos, entendidos por estos todo material al que se pueda acudir como fuente de referencia, sin que se altere su naturaleza o sentido, los cuales dan testimonio de una realidad”, expresa que el propósito de esta investigación es detectar, ampliar y profundizar diferentes enfoques, teorías, conceptualizaciones y criterios de diversos autores sobre una cuestión determinada, para la presente investigación se requiere información ya existente como es estados financieros, indicadores financieros y demás datos que permitan realizar el estudio en mención.
Se aplica la investigación bibliográfica considerando que se tomó información de libros, artículos científicos, y sitios web, con la finalidad de sustentar teóricamente el problema planteado, además este tipo de investigación permite a la investigadora tener un amplio conocimiento sobre el tema.
La investigación es documental ya que se apoyó en fuentes bibliográficas, hemerográficas y archivísticas; la primera se basó en la consulta de libros de Contabilidad y Administración, la segunda en artículos o ensayos de revistas y periódicos, y finalmente en archivos que se encuentran como artículos indexados.
Nivel o Tipo de Investigación
Teniendo como criterio la forma y el momento en que será analizado el problema, la presente investigación comprende varios niveles:
Investigación Descriptiva
Esta investigación como su nombre indica, se refiere aquella que se basa en asuntos, datos u observaciones ya pasados y que el investigador toma y analiza, asumiendo la veracidad de los datos u observaciones, este tipo de investigación es uno de los más utilizados en las humanidades y en las ciencias sociales (Rodriguez, 2011).
La investigación descriptiva trata de detallar las características más importantes del fenómeno de investigación como es la gestión de inventarios, el objetivo de un estudio descriptivo es la narración con respecto al comportamiento de las variables de estudio, los estudios descriptivos también proporcionan información para el planteamiento de nuevas investigaciones.
Como lo señala Rodríguez (2005) “Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos.” Este enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre una persona, grupo o cosa, se conduce o funciona en el presente. La investigación descriptiva trabaja sobre realidades y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta.
Investigación Explicativa
Se centra en identificar los factores que determinan o que contribuyen a la ocurrencia de los fenómenos, explicando el porqué del problema y su característica, una investigación explicativa puede ser la continuación de otra descriptiva, puesto que la identificación de factores que determinan un fenómeno exige que éste esté suficientemente descrito y detallado (Jimenez, 2011).
Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación
A continuación, se presenta la metodología más idónea a desarrollar en el presente trabajo de investigación:
Métodos
Método inductivo
Es un método basado en el razonamiento, el cual permite pasar de hechos particulares a los principios generales. Fundamentalmente consiste en estudiar u observar hechos o experiencias particulares con el fin de llegar a conclusiones que puedan inducir, o permitir derivar de ellos los fundamentos de una teoría.
Método deductivo
Está basado en el razonamiento, al igual que el inductivo, sin embargo, su aplicación es totalmente diferente, debido a que en este caso el ser humano permite pasar de principios generales a hechos particulares.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Modelo de inventarios
Un modelo de inventarios en toda empresa comercial es de gran importancia porque sirve de ayuda para que las existencias se encuentren ordenadas y codificadas previniendo perdidas. Un inventario consiste en un listado ordenado, detallado y valorado de los bienes de una empresa. Los bienes de la empresa se encuentran ordenados y detallados dependiendo de las características del bien que forman parte de la empresa agrupado los que son similares y valorados, ya que se deben expresar en valor económico para que formen parte del patrimonio de la empresa (Moscol & Flores, 2020).
Según lo señala Meana (2011) en su libro Gestión de Inventarios el objetivo e importancia en su libro Gestión de Inventarios:
El objetivo del inventario es confirmar o verificar el tipo de existencias de que disponemos en la empresa, mediante un recuento físico de los materiales existentes. Es necesario realizar inventarios para confrontar los datos anotados en nuestra base de datos con las existencias reales disponibles en el almacén. La importancia de hacer un inventario en condiciones residentes en que nos va a proporcionar una serie de factores de valoración pormenorizada de las mercancías de las que disponemos al día.
López (2014) detalla en su libro denominado Gestión de inventarios: Inventario es un registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión, pero en el mundo empresarial es la relación ordenada de bienes y existencias, que se debe efectuar en una fecha determinada (pág. 14).
A través de las diferentes definiciones de Gestión de Inventarios, y su importancia, podemos destacar que es indispensable en toda empresa comercial, puesto que los inventarios en toda entidad son la razón de ser indispensable, y al no contar con un tratamiento adecuado del mismo se puede incurrir en pérdidas incuantificables, y de esta manera se verá afectando a la rentabilidad en la empresa, es por ello la importancia de realizar un inventario para conocer el tipo de mercadería del que dispone la empresa, a través de un recuento físico de los productos existente, siendo muy necesario hacerlo para conocer los datos reales y disponibles en el almacén.
Gestión de Incidentes
Hace referencia a restaurar las operaciones normales de la empresa lo más rápido posible. Garantizar que los mejores niveles posibles de calidad y disponibilidad del servicio sean mantenidos. Minimizar el impacto negativo en las operaciones de la empresa. Asegurar que métodos y procedimientos estandarizados sean utilizados. Incrementar la visibilidad y comunicación de los incidentes (Ruano, 2017)
Como primer punto se realizó un análisis financiero para describir la situación de la empresa y en base a los resultados determinar la gestión de los inventarios de la empresa como se detalla a continuación:
Análisis horizontal
Tabla 1 Análisis Horizontal Inventarios
|
CUENTA |
2020 |
2021 |
V. ABSOLUTA |
V. RELATIVA |
|
INVENTARIOS |
$ 17.990,11 |
$43723,27 |
$ 25.733,16 |
143,04% |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Ilustración 1 Análisis Horizontal Inventarios
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Análisis Vertical
Ilustración 2 Análisis Vertical Inventarios
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Con este análisis se pudo determinar que el inventario de la empresa constituye una cuenta muy importante para los activos de la organización pues de su correcta administración va a depender que la empresa siga creando valor y generando rentabilidad.
Indicadores Financieros
Tabla 2 Indicadores Financieros
|
ROTACION INVENTARIOS |
2020 |
2021 |
|
3. Rotación de inventario (Veces) |
7,64 |
3,74 |
|
4. Rotación del inventario (Días) |
48 |
98 |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Ilustración 3 Rotación de Inventarios
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
En la aplicación de los indicadores financieros el punto más importante para el estudio fue la rotación de inventarios puesto que nos permite determinar cómo es la gestión de los inventarios en la cual se pudo determinar que del 2020 al 2021 la rotación de los inventarios es mas lenta lo cual esta generando problemas económicos para Pyme cibersegura.
En base a los resultados obtenidos del análisis financiero es necesario mejorar la gestión de los inventarios para lo cual se propone un modelo que permita mejorar la gestión de los mismos, se inicia estableciendo los objetivos financieros:
Tabla 3 Objetivos Financieros
|
Cuentas |
Áreas criticas |
Objetivo financiero |
|
Actividad (rotación y edad promedio de inventarios) |
En el año 2020 los inventarios rotan 7,64
veces al año cada 48 días se convierte en efectivo. |
Disminuir la edad promedio de inventarios a 50 días o menos |
|
En el año 2020 los inventarios representaron el
23,54% del total activos. |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Planteamiento de estrategias
Tabla 4 Planteamiento de Estrategias
|
|
Objetivo financiero |
Estrategias financieras |
|
Actividad (rotación y edad promedio de inventarios) |
Disminuir la edad promedio de inventarios a 50 días o menos |
Implementar el control de inventarios ABC para priorizar los productos que brindad ganancia a la empresa, reduciendo los tiempos de llegada de la nueva mercadería. |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Plan Táctico
Tabla 5 Plan Táctico
|
Estrategias financieras |
Actividades |
Medio de |
Tiempo |
Responsable
|
Presupuesto |
|
verificación |
|||||
|
Implementar el control de inventarios ABC para priorizar los productos que brindan ganancias a la empresa, reduciendo los tiempos de llegada de la nueva mercadería. |
· Analizar los precios unitarios de cada grupo de artículos de oferta la empresa. · Realizar un informe final de los productos que generan una mayor utilidad a la empresa
|
Informe de productos que generan utilidad a la empresa
|
1 año |
Persona encarga del control de inventario. |
Sueldo de la persona contratada para los dos años $5100,00 |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Políticas de Gestión de Inventarios
Tabla 6 Políticas de Gestión de Inventarios
|
Características |
Políticas de control |
Métodos de control |
|
Ítems clase A Son los más importantes, representan el mayor porcentaje de volumen de ventas |
Control estricto con supervisión personal Comunicación directa con los administradores y los proveedores. Cubrimiento de existencias entre 1 y 4 semanas. |
Monitoreo frecuente o continuo Registros precisos de la mercadería. Políticas basadas en el nivel de servicio al cliente. Contar con m,m áreas de almacenamiento aseguradas. |
|
Ítems clase B Los niveles de ventas son considerables |
Control clásico de inventarios Administración por excepción |
Sistema de control computarizado clásico Reporte por excepciones. |
|
Ítems clase C Representa los productos con bajos niveles de ventas o bajo valor unitario |
Supervisión mínima Pedidos bajo orden Tamaños de órdenes grandes. |
Sistema de control simple Evitar agotados y excesos de inventario. |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Una vez planteado los objetivos, estrategias y plan táctico se procede a diseñar un modelo de gestión de inventarios que permita una correcta administración de los mismos e identificar la rentabilidad que tiene cada ítem de inventarios para la utilidad de la empresa, para lo cual de aplica el modelo ABC de inventarios. El origen del método ABC de gestión del stock proviene de la conocida como regla del 80/20 o principio de Pareto, según el que una pequeña parte del total de las cosas es la que contribuye a la mayor parte de la consecución de los resultados. Aplicando la regla 80/20 a la realidad de la empresa, un 20% del total de referencias, son las que generarían el 80% de los beneficios.
Ilustración 4 Metodología ABC
Primero se ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en su precio.
Tabla 7 Fase I Metodologia ABC
|
Artículo |
Costo unitario |
Cantidad |
Ventas totales por articulo |
|
27 |
$740 |
2 |
$1.480 |
|
15 |
$295 |
5 |
$1.475 |
|
5 |
$270 |
8 |
$2.160 |
|
9 |
$255 |
2 |
$510 |
|
25 |
$235,20 |
8 |
$1.882 |
|
12 |
$212,80 |
14 |
$2.979 |
|
17 |
$195 |
4 |
$780 |
|
29 |
$185 |
3 |
$555 |
|
20 |
$171,44 |
4 |
$686 |
|
21 |
$136 |
2 |
$272 |
|
33 |
$130 |
6 |
$780 |
|
10 |
$120,19 |
4 |
$481 |
|
31 |
$70 |
3 |
$210 |
|
8 |
$65 |
4 |
$260 |
|
30 |
$61,60 |
5 |
$308 |
|
11 |
$58 |
10 |
$580 |
|
13 |
$42,04 |
4 |
$168 |
|
19 |
$31,53 |
5 |
$158 |
|
3 |
$21 |
10 |
$210 |
|
26 |
$18 |
5 |
$90 |
|
32 |
$16,25 |
2 |
$33 |
|
24 |
$13,50 |
8 |
$108 |
|
7 |
$13,27 |
8 |
$106 |
|
16 |
$8 |
8 |
$64 |
|
2 |
$7,25 |
15 |
$109 |
|
22 |
$6,44 |
15 |
$97 |
|
28 |
$6,27 |
10 |
$63 |
|
14 |
$5,54 |
10 |
$55 |
|
4 |
$5 |
15 |
$75 |
|
23 |
$4,81 |
20 |
$96 |
|
1 |
$4,08 |
20 |
$82 |
|
6 |
$2,25 |
14 |
$32 |
|
18 |
$1,14 |
20 |
$23 |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Tabla 8 Fase II Metodologia ABC
|
Artículo |
Costo unitario |
Cantidad |
Ventas totales por articulo |
Clase |
|
27 |
$740 |
2 |
$1.480 |
A |
|
15 |
$295 |
5 |
$1.475 |
A |
|
5 |
$270 |
8 |
$2.160 |
A |
|
9 |
$255 |
2 |
$510 |
A |
|
25 |
$235,20 |
8 |
$1.882 |
A |
|
12 |
$212,80 |
14 |
$2.979 |
A |
|
17 |
$195 |
4 |
$780 |
A |
|
29 |
$185 |
3 |
$555 |
B |
|
20 |
$171,44 |
4 |
$686 |
B |
|
21 |
$136 |
2 |
$272 |
B |
|
33 |
$130 |
6 |
$780 |
B |
|
10 |
$120,19 |
4 |
$481 |
B |
|
31 |
$70 |
3 |
$210 |
B |
|
8 |
$65 |
4 |
$260 |
B |
|
30 |
$61,60 |
5 |
$308 |
B |
|
11 |
$58 |
10 |
$580 |
C |
|
13 |
$42,04 |
4 |
$168 |
C |
|
19 |
$31,53 |
5 |
$158 |
C |
|
3 |
$21 |
10 |
$210 |
C |
|
26 |
$18 |
5 |
$90 |
C |
|
32 |
$16,25 |
2 |
$33 |
C |
|
24 |
$13,50 |
8 |
$108 |
C |
|
7 |
$13,27 |
8 |
$106 |
C |
|
16 |
$8 |
8 |
$64 |
C |
|
2 |
$7,25 |
15 |
$109 |
C |
|
22 |
$6,44 |
15 |
$97 |
C |
|
28 |
$6,27 |
10 |
$63 |
C |
|
14 |
$5,54 |
10 |
$55 |
C |
|
4 |
$5 |
15 |
$75 |
C |
|
23 |
$4,81 |
20 |
$96 |
C |
|
1 |
$4,08 |
20 |
$82 |
C |
|
6 |
$2,25 |
14 |
$32 |
C |
|
18 |
$1,14 |
20 |
$23 |
C |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Tabla 9 Fase III Metodologia ABC
|
Tipo |
Productos |
Porcentaje |
Inversión |
Porcentaje |
|
A |
7 |
20% |
$11.266 |
80% |
|
B |
8 |
30% |
$3.552 |
15% |
|
C |
18 |
50% |
$2.147 |
5% |
|
TOTAL |
33 |
100% |
$16.964 |
100% |
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Tabla 10 Valoracion Inventarios Pyme Cibersegura
Elaborado por: Caiza, Mena, Acosta.
Se cumple con la regla del 80/20 o principio de Pareto, según el que una pequeña parte del total de las cosas es la que contribuye a la mayor parte de la consecución de los resultados. Aplicando la regla 80/20 a la realidad de la empresa, un 20% del total de referencias, son las que generarían el 80% de los beneficios.
CONCLUSIONES
- La implementación de un sistema de gestión de inventarios después de analizar el área teórica se puede determinar que la clave es manejar una excelente política de administración de inventario que permita a la empresa una mayor liquidez, disminución de los costos y en consecuencia, aumento de la rentabilidad. Por lo tanto, se debe estudiar la gestión del inventario desde el momento que se proyecta la compra, pasando por el proceso de fabricación y hasta la distribución del producto final.
- A través de un diagnóstico aplicado se pude determinar que si bien existe registros empíricos para controlar el inventario este no es suficiente para soportar todo el proceso de gestión de inventario de una empresa. La persona responsable del inventario tiene asignadas varias tareas administrativas y operativas que hacen que no se dedique el tiempo suficiente a las tareas que amerita el inventario. A pesar de que se lleve el control de entradas y salidas de los artículos, esta tarea se hace soportada en un registro de anotaciones más no en un sistema de información.
- Es necesario llevar a cabo los diferentes procedimientos planteados en el diseño, para el manejo y control de los inventarios de acuerdo con cada área y de manera que se adapte de forma eficiente en la empresa.
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