Control
interno de los inventarios en el sector el�ctrico,
caso pr�ctico CNEL Santa Elena
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Ing. Claudio Alberto Cacao Santistevan[1] https://orcid.org/0000-0001-7899-5288 Universidad Pen�nsula de Santa Elena Ecuador |
Eco. Wendy Esthela WasbrumTinoco, MSc. https://orcid.org/0000-0002-5187-9620 Universidad de Fuerzas Armadas ESPE Ecuador |
RESUMEN
El control de inventarios desempe�a un papel fundamental en el sector el�ctrico, particularmente para las empresas de servicios p�blicos, como es el caso de CNEL EP Unidad de Negocio Santa Elena. En este estudio, se busc� analizar la importancia del control interno de inventarios en las empresas de este sector, a trav�s de una evaluaci�n exhaustiva de las normas y procedimientos existentes, con el fin de mejorar la eficiencia econ�mica. El objetivo principal de esta investigaci�n fue examinar el cumplimiento de las normas internacionales de contabilidad NICSP 12 y NIC 2 en la gesti�n de inventarios de la empresa el�ctrica, asegur�ndose de seguir los lineamientos establecidos, se adopt� un enfoque de investigaci�n mixto, combinando elementos descriptivos y aplicando un m�todo inductivo. Se concluye que la Unidad de negocios Santa Elena de CNEL EP, al pertenecer al sector p�blico, est� obligada a cumplir con las NICSP 12 y NIC 2 que rigen el tratamiento contable de los inventarios, siendo el Departamento Financiero el responsable de su aplicaci�n adecuada. El an�lisis realizado resalta la importancia de un control interno efectivo de los inventarios, lo cual contribuye al logro de los objetivos organizacionales y a una gesti�n m�s eficiente de los recursos econ�micos.
Palabras clave:� inventarios; control; m�todo y sector el�ctrico.
Internal control of inventories in the electricity sector, case study CNEL Santa Elena
ABSTRACT
Inventory control plays a fundamental role in the electrical sector, particularly for public utility companies, such as CNEL EP Santa Elena Business Unit. This study aimed to analyze the importance of internal inventory control in companies within this sector through a comprehensive evaluation of existing standards and procedures in order to enhance economic efficiency. The main objective of this research was to examine compliance with the international accounting standards NICSP 12 and NIC 2 in the management of the electric company's inventories. By ensuring adherence to established guidelines, a mixed research approach was adopted, combining descriptive elements and applying an inductive method. It is concluded that the Santa Elena Business Unit of CNEL EP, as a public sector entity, is obligated to comply with NICSP 12 and NIC 2, which govern the accounting treatment of inventories. The Financial Department is responsible for their proper implementation. The conducted analysis highlights the importance of effective internal inventory control, which contributes to achieving organizational objectives and more efficient management of economic resources.
Keywords:� inventories; control; method and electrical sector.
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Art�culo recibido 15 Abril 2023
Aceptado para publicaci�n: 15 Mayo 2023
INTRODUCCI�N
A nivel global, las empresas del sector el�ctrico consideran los inventarios como una parte significativa de su operaci�n econ�mica, ya que se utilizan en la compra y venta de bienes o servicios. Los inventarios son fundamentales para la estructura de estas compa��as, por lo tanto, es esencial gestionarlos adecuadamente y aplicar un tratamiento contable apropiado.
El control de inventarios es esencial para las empresas el�ctricas, ya que respalda sus operaciones. En particular, en una compa��a de servicios p�blicos, donde el Estado supervisa y regula las operaciones para asegurar la disponibilidad y calidad del servicio. La regulaci�n del sector el�ctrico requiere mantener inventarios amplios a costos favorables, lo que implica un manejo y cuidado adecuado de los activos de la empresa.
Por esta raz�n, se han establecido normas internacionales que se centran en la implementaci�n efectiva del tratamiento contable de los inventarios. Un ejemplo de ello es la Norma Internacional de Contabilidad del Sector P�blico 12 y NIC 2, que tiene como prop�sito proporcionar directrices pr�cticas para determinar el costo y, por lo tanto, el reconocimiento de los inventarios como activos o gastos.
Bas�ndonos en el an�lisis realizado, se plantea la formulaci�n del problema para esta investigaci�n: �Cu�l es el impacto del control interno de inventarios en el sector el�ctrico? El objetivo general consisti� en examinar la importancia del control interno de inventarios en las empresas del sector el�ctrico a trav�s de un an�lisis exhaustivo de las normas y procedimientos, con el fin de lograr una mayor eficiencia econ�mica.
El prop�sito de este estudio de investigaci�n es examinar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma Internacional de Contabilidad NICSP 12 y NIC 2 en relaci�n al manejo de inventarios en las empresas del sector el�ctrico. La aplicaci�n adecuada de estas normas garantizar� que los registros contables reflejen correctamente las transacciones en los libros contables. Este enfoque es de suma importancia, ya que surge de las necesidades actuales de la empresa y permitir� controlar y optimizar la gesti�n de inventarios. Adem�s, un control adecuado de inventarios garantiza que la informaci�n presentada en los estados financieros sea precisa y confiable.�
Desde el punto de vista te�rico, la justificaci�n de esta investigaci�n se basa principalmente en la informaci�n proporcionada por las empresas del sector el�ctrico en relaci�n a sus procesos de control de inventarios. Adem�s, se complementa con consultas en internet, manuales, libros, pol�ticas, y normas espec�ficas relacionadas con la gesti�n de inventarios. Tambi�n se aprovechan los conocimientos adquiridos durante la formaci�n acad�mica con el objetivo de lograr una administraci�n y gesti�n m�s efectiva de los inventarios.
Calder�n (2015) realiz� una evaluaci�n del manejo de inventarios en Empresa El�ctrica Ambato Regional Centro Norte S.A., centrada en la gesti�n de recursos para cumplir con los deberes institucionales. El estudio destac� la necesidad de valoraci�n de activos, verificaci�n de necesidades y procesos eficientes de gesti�n de inventario como elementos clave para determinar las cantidades apropiadas de bienes para un consumo adecuado en la empresa. El principal desaf�o identificado fue la verificaci�n f�sica aleatoria y los problemas de gesti�n de almacenes. Este estudio resalta la importancia de un manejo de inventario efectivo, que incluye una valoraci�n adecuada de activos, verificaci�n de necesidades y procesos eficientes. Abordar estos aspectos garantiza una selecci�n y consumo adecuados de bienes. Sin embargo, es necesario superar desaf�os como las verificaciones f�sicas aleatorias y las dificultades en la gesti�n de almacenes. La implementaci�n de enfoques sistem�ticos y consistentes para el control de inventarios es crucial para mejorar la eficiencia operativa y la utilizaci�n de recursos en la empresa.
En (Onofre, 2018), se aplic� el marco COSO en Elecsum S.A. para el manejo de inventarios, utilizando observaci�n directa, entrevistas y cuestionarios. El estudio se centr� en el control interno efectivo de los procesos mediante el an�lisis de indicadores de rotaci�n de inventarios y la verificaci�n de procesos. Este enfoque condujo a la propuesta de un esquema de control mejorado, con el objetivo de mejorar los procesos de control y garantizar una gesti�n m�s efectiva de inventarios. La investigaci�n resalta la importancia de un control interno s�lido y eficiente en el manejo de inventarios, lo cual contribuye a mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones dentro de la empresa.
En el estudio de Montero (2019), se destaca la relevancia de la log�stica en el manejo de inventarios. Mediante el an�lisis de casos a nivel mundial, se evidencia que las empresas han incurrido en errores que han ocasionado la p�rdida de una considerable cantidad de materiales, lo que ha generado una incertidumbre en relaci�n a la demanda. Adem�s, se ha identificado la existencia de productos obsoletos en los inventarios, lo cual ha resultado en un aumento significativo de los costos de mantenimiento. Estos hallazgos subrayan la necesidad de implementar pr�cticas de gesti�n log�stica eficientes y efectivas, que permitan minimizar las p�rdidas y optimizar el ciclo de vida de los productos, asegurando as� una gesti�n de inventarios m�s efectiva y rentable.
En su tesis de grado titulada "An�lisis de la falta de control en el sistema de inventarios y log�stica", G�mez (2016) plantea que la principal problem�tica en las empresas del sector comercial radica en la falta de capacitaci�n del personal encargado de la gesti�n de inventarios. Esta falta de capacitaci�n se refleja en el incumplimiento de funciones y en la falta de aprovechamiento de los recursos tecnol�gicos disponibles. Adem�s, se identifica una deficiencia en la gesti�n de inventarios, lo que resulta en un desequilibrio en la disponibilidad de mercader�a e incluso en rupturas de stock, lo cual afecta negativamente la credibilidad del negocio. Este an�lisis pone de manifiesto la necesidad de abordar la falta de capacitaci�n y mejorar la gesti�n de inventarios en el sector comercial. Al proporcionar capacitaci�n adecuada al personal y promover el uso eficiente de los recursos tecnol�gicos, las empresas pueden optimizar la disponibilidad de mercader�a y evitar problemas como las rupturas de stock. Esto no solo contribuir� a fortalecer la credibilidad del negocio, sino que tambi�n mejorar� su eficiencia operativa y su capacidad para satisfacer las demandas de los clientes.
Ante el creciente aumento de la demanda global de energ�a el�ctrica debido al desarrollo industrial, la aparici�n de dispositivos y herramientas el�ctricas, as� como las expectativas de los consumidores, las empresas del sector el�ctrico se enfrentan a la necesidad de adaptarse y desarrollar estrategias para satisfacer las demandas de la sociedad. Adem�s, se ven motivadas a reducir los costos operativos y aumentar la rentabilidad de sus negocios.
METODOLOG�A
El enfoque de la presente investigaci�n fue mixto, es decir, cualitativo y cuantitativo. Cualitativo, en cuanto se aplicaron los cuestionarios y entrevistas dirigidas al personal del �rea contable y compras, que permitir� conocer el punto de vista de cada individuo, y cuantitativa, donde se procurar� realizar el an�lisis de los inventarios de la empresa del sector el�ctrico a trav�s de la aplicaci�n de la NICSP 12 y NIC 2, vali�ndose de razones financieras para conocer el impacto en los estados financiero de la entidad.
Seg�n Creswell (2014), "el enfoque mixto combina elementos de la investigaci�n cualitativa y cuantitativa en un solo estudio, permitiendo as� abordar de manera m�s completa y profunda las preguntas de investigaci�n y generar un mayor entendimiento de los fen�menos estudiados" (p�g. 27). Creswell ha contribuido significativamente al campo de la metodolog�a mixta, proporcionando orientaci�n sobre c�mo dise�ar e implementar investigaciones mixtas de manera pragm�tica. Sus trabajos han sido de gran utilidad para los investigadores, quienes han podido aprovechar al m�ximo las ventajas de este enfoque para abordar sus preguntas de investigaci�n de manera m�s efectiva.
El m�todo aplicado en esta investigaci�n fue el m�todo inductivo, donde se prioriza extraer una idea particular para despu�s generar conclusiones en su generalidad. Dichas variables de estudios fueron obtenidas de las herramientas utilizadas por el personal de la entidad para el tratamiento de los inventarios; documentaci�n, pol�ticas, rotaci�n del inventario.
En su obra "Constructing Grounded Theory: A Practical Guide Through Qualitative Analysis" (2006), Kathy Charmaz examina el enfoque inductivo en la investigaci�n cualitativa, espec�ficamente en relaci�n con la teor�a fundamentada. Charmaz resalta la importancia de utilizar el m�todo inductivo para generar teor�a a partir de los datos recolectados en el campo, sin partir de teor�as preexistentes. El investigador se sumerge en los datos para identificar patrones emergentes, temas y categor�as relevantes, y mediante la codificaci�n y el an�lisis, se construye una teor�a fundamentada en los propios datos y perspectivas de los participantes. Charmaz enfatiza la apertura a nuevos descubrimientos y perspectivas durante el proceso de investigaci�n, proponiendo un enfoque reflexivo e iterativo en el cual los datos son revisados constantemente, las categor�as se refinan y la teor�a se desarrolla a medida que avanza la investigaci�n. Asimismo, destaca la interacci�n entre los datos y la teor�a, permitiendo una retroalimentaci�n continua. En resumen, Charmaz defiende el uso del enfoque inductivo en la investigaci�n cualitativa, ya que proporciona una comprensi�n profunda de los fen�menos estudiados. Su enfoque pr�ctico y orientado a la acci�n brinda pautas claras y procesos rigurosos para llevar a cabo investigaciones basadas en la teor�a fundamentada.
En el presente trabajo de investigaci�n se utiliz� un tipo de investigaci�n descriptiva explicativa, porque, a trav�s del levantamiento de informaci�n llevado a cabo en la empresa del sector el�ctrico, se verificar� los procesos y procedimientos aplicados, as� mismo, se analiz� la incidencia que genera la aplicaci�n de la NICSP 12 y NIC 2, mediante el empleo de instrumentos financieros utilizados para medir el cumplimento de los objetivos planteados.
La investigaci�n descriptiva, seg�n Hern�ndez et. al (2014) en "Metodolog�a de la investigaci�n", se enfoca en recopilar datos sistem�ticamente para describir, clasificar y analizar caracter�sticas o variables de un fen�meno o poblaci�n. Su objetivo principal es establecer patrones, tendencias y relaciones entre variables observables, sin buscar explicar o predecir fen�menos. Este enfoque proporciona una base s�lida de informaci�n descriptiva y objetiva que puede servir como punto de partida para investigaciones m�s complejas y anal�ticas.
Esta investigaci�n fue documental donde la informaci�n es extra�da de libros de varios autores y de documentos utilizados como soporte para documentar la investigaci�n, entre registros de la instituci�n del manejo de inventario, permitiendo conocer el manejo y el comportamiento del inventario dentro de CNEL Santa Elena.
RESULTADOS Y DISCUSI�N
CNEL EP Santa Elena dispone de varias bodegas, entre las cuales destacan la bodega de Libertad, la bodega comercial de Santa Elena, la bodega de reutilizables y la bodega de luminarias. Esta �ltima alberga una cantidad significativa de bienes y se caracteriza por tener costos representativos.
Figura� 1
Inventario Bodegas de CNEL
Nota. Elaborado por el autor. Informaci�n proporcionada por CNEL Santa Elena
El sistema registra lo ingresado de forma autom�tica, el mismo es promediado por el total de existencias, esto se realiza a trav�s del sistema inform�tico con el que cuenta CNEL para el manejo de inventarios.
Seg�n Jacobs et. al (2013) en su libro "Administraci�n de Operaciones: Procesos y Cadena de Suministro", el manejo de inventarios es un aspecto fundamental de la gesti�n de operaciones. Los autores resaltan la necesidad de adoptar un enfoque estrat�gico y utilizar sistemas eficientes para controlar el inventario. Su enfoque se centra en la minimizaci�n de los niveles de stock y en asegurar la disponibilidad de productos cuando se requieren.
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Figura� 2
Cantidad de existencias en bodegas CNEL
Nota. Elaborado por el autor. Informaci�n proporcionada por CNEL Santa Elena
�En relaci�n a las cantidades de existencias el a�o 2019 se ten�a una cantidad m�s elevada de inventarios, pero por el tiempo de uso fueron determinados como obsoletos y en muchos casos chatarrizados por lo que se disminuyeron en el a�o 2020 a 5.852.262,13 para disminuir a�n m�s hasta 2021 y aumentaron los niveles de inventarios en el a�o 2022 con una cantidad de 6.345.607,71.
Durante las entrevistas realizadas al personal de las diversas bodegas en CNEL Santa Elena, se obtuvo informaci�n relevante sobre el procedimiento utilizado para el control de inventarios en la organizaci�n. Este procedimiento se basa en la clasificaci�n de los inventarios, la utilizaci�n de un sistema espec�fico de control y la necesidad de mejorar el control general de los inventarios en CNEL Santa Elena.
El control de inventarios en CNEL Santa Elena se rige por el procedimiento para la administraci�n de almac�n versi�n 03, elaborado por la Corporaci�n. Este procedimiento se ajusta a las necesidades y demandas de la Instituci�n, cumpliendo rigurosamente con la legislaci�n vigente en el campo.
Dentro de la entidad, se maneja los siguientes procedimientos:�
� Procedimiento para la administraci�n de almac�n, C�DIGO PR-ADF-ADM-001.
� Procedimiento para la administraci�n de bienes de control administrativo y propiedad, planta y equipo de CNEL EP, C�DIGO PR-ADF-ADM-005.
Los procedimientos implementados en CNEL Santa Elena est�n fundamentados en el reglamento establecido por la Corporaci�n Nacional de Electricidad CNEL EP, el cual abarca la administraci�n, utilizaci�n, manejo y control de los bienes de la empresa el�ctrica p�blica estrat�gica. En cuanto a la clasificaci�n de inventarios, se ajusta al tipo de actividad comercial que involucra la prestaci�n de servicios el�ctricos a los usuarios. Si bien existen diversos tipos de inventarios, se identifican aquellos de alta y baja rotaci�n, siendo estos �ltimos los que se utilizan principalmente en la provisi�n de servicios.
En CNEL Santa Elena, las clasificaciones de los bienes se establecen de acuerdo al reglamento vigente de la entidad, espec�ficamente en el cap�tulo II que aborda los bienes de larga duraci�n y los bienes no depreciables sujetos a control administrativo, considerando el tipo de actividad comercial. Por otro lado, el control de inventarios en CNEL Santa Elena se lleva a cabo a trav�s de un sistema espec�fico implementado desde el CGWEB. Este sistema involucra a todos los departamentos responsables del control de los bienes, desde su ingreso hasta su disposici�n final. Adem�s, facilita la obtenci�n de informaci�n financiera mediante un sistema inform�tico.
Se reconoce la necesidad de mejorar significativamente el sistema de almacenamiento para lograr una distribuci�n m�s eficiente y un flujo fluido de los materiales. Esto implicar�a la adquisici�n de racks y equipos, como un contador de cables, que contribuir�an a mejorar los despachos diarios en l�nea con la naturaleza de la actividad comercial.
El establecimiento de pol�ticas de inventario enfocadas en el control interno es un elemento clave en la gesti�n de inventarios en el sector p�blico. Se reconoce la importancia de realizar verificaciones f�sicas constantes, lo cual est� en l�nea con lo expuesto en el estudio de�(Calder�n, 2015) este enfoque implica verificar las necesidades y determinar las cantidades apropiadas de diversos bienes almacenados.
En CNEL Santa Elena, se cumple con la aplicaci�n de la Norma Internacional de Contabilidad NICSP 12 y NIC 2. No obstante, es fundamental mejorar los procesos relacionados con la gesti�n de inventarios. Aunque se siguen reglamentos del sector p�blico, existe una diferencia con el estudio realizado por Onofre en 2018, donde se aplica el sistema COSO para el manejo de inventarios�(Onofre, 2018). Ser�a factible implementar este m�todo en el sector p�blico, adapt�ndolo a las normativas generales. En resumen, se destaca la importancia de cumplir con las normas contables internacionales en CNEL Santa Elena, pero tambi�n se sugiere la posibilidad de considerar el sistema COSO como una alternativa en la gesti�n de inventarios en el sector p�blico.
De acuerdo con la informaci�n proporcionada por CNEL Santa Elena, los inventarios almacenados en sus bodegas son considerados como recursos estatales que se utilizan tanto para llevar a cabo reparaciones como para procesos previos en el sector el�ctrico. Estos inventarios son com�nmente empleados en diversos mantenimientos dentro de esta industria. Aunque existe una diferencia en t�rminos de enfoque en comparaci�n con el trabajo de G�mez (2016) en relaci�n con las roturas de stocks, es importante destacar que un manejo inadecuado o la falta de disponibilidad de estos recursos pueden tener un impacto negativo o incluso imitar las actividades que realiza esta empresa p�blica.
CONCLUSIONES
La aplicaci�n de la NIC 2 es obligatoria para todas las empresas, tanto p�blicas como privadas, y ha servido como punto de partida para la elaboraci�n de la Norma Internacional de Contabilidad del Sector P�blico. Sin embargo, existen algunas diferencias en cuanto a los sistemas, m�todos y manejo de la informaci�n en comparaci�n con las Normas Internacionales de Contabilidad, ya que la NIC 2 se enfoca espec�ficamente en el sector p�blico.
Seg�n la NICSP 12, se mencionan tres m�todos de costeo: LIFO, FIFO y promedio. Sin embargo, en el caso de CNEL, se sigue un enfoque de manejo de inventario que se centra en calcular el promedio de todos los elementos que ingresan, y este promedio se aplica al total de existencias en las bodegas (Contralor�a General del Estado, 2020, art.30).
Siendo parte del sector p�blico, la Corporaci�n Nacional de Electricidad (CNEL) est� sujeta a cumplir con las normas internacionales que regulan el tratamiento contable de los inventarios. Estas normas incluyen la Norma Internacional de Contabilidad del Sector P�blico 12 y la NIC 2, las cuales establecen directrices para el adecuado registro contable de los inventarios. Es esencial contar con una gu�a pr�ctica que permita determinar el costo de los inventarios, lo cual a su vez determinar� su reconocimiento como un activo o gasto en los estados financieros de CNEL.
Los hallazgos de este estudio implican que toda la administraci�n debe adoptar un enfoque consistente en lo que respecta al movimiento y control de la propiedad, planta y equipo, las existencias y los bienes sujetos a control administrativo dentro de la empresa. Implementar un sistema que aborde estos aspectos permitir� alcanzar los niveles de eficiencia deseados en los procesos internos de control de inventarios.
Una de las necesidades actuales en CNEL Santa Elena es mejorar el control de los inventarios mediante la implementaci�n de tecnolog�a en las plataformas utilizadas. Esto permitir� optimizar los recursos de la Corporaci�n y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente, as� como alcanzar los objetivos tanto institucionales como del departamento de Inventario.
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