Control interno de los inventarios en el sector eléctrico,

caso práctico CNEL Santa Elena

Ing. Claudio Alberto Cacao Santistevan[1]

albertosan-14@hotmail.com

https://orcid.org/0000-0001-7899-5288

Universidad Península de Santa Elena

Ecuador

Eco. Wendy Esthela WasbrumTinoco, MSc.

wewasbrun@espe.edu.ec,

https://orcid.org/0000 -0002 -5187 -9620

Universidad de Fuerzas Armadas ESPE

Ecuador

RESUMEN

El control de inventarios desempeña un papel fundamental en el sector eléctrico, particularmente para las empresas de servicios públicos, como es el caso de CNEL EP Unidad de Negocio Santa Elena. En este estudio, se buscó analizar la importancia del control interno de inventarios en las empresas de este sector, a través de una evaluación exhaustiva de las normas y procedimientos existentes, con el fin de mejorar la eficiencia económica. El objetivo principal de esta investigación fue examinar el cumplimiento de las normas internacionales de contabilidad NICSP 12 y NIC 2 en la gestión de inventarios de la empresa eléctrica, asegurándose de seguir los lineamientos establecidos, se adoptó un enfoque de investigación mixto, combinando elementos descriptivos y aplicando un método inductivo. Se concluye que la Unidad de negocios Santa Elena de CNEL EP, al pertenecer al sector público, está obligada a cumplir con las NICSP 12 y NIC 2 que rigen el tratamiento contable de los inventarios, siendo el Departamento Financiero el responsable de su aplicación adecuada. El análisis realizado resalta la importancia de un control interno efectivo de los inventarios, lo cual contribuye al logro de los objetivos organizacionales y a una gestión más eficiente de los recursos económicos.

Palabras clave: inventarios; control; método y sector eléctrico.

Internal control of inventories in the electricity sector, case study CNEL Santa Elena

ABSTRACT

Inventory control plays a fundamental role in the electrical sector, particularly for public utility companies, such as CNEL EP Santa Elena Business Unit. This study aimed to analyze the importance of internal inventory control in companies within this sector through a comprehensive evaluation of existing standards and procedures in order to enhance economic efficiency. The main objective of this research was to examine compliance with the international accounting standards NICSP 12 and NIC 2 in the management of the electric company's inventories. By ensuring adherence to established guidelines, a mixed research approach was adopted, combining descriptive elements and applying an inductive method. It is concluded that the Santa Elena Business Unit of CNEL EP, as a public sector entity, is obligated to comply with NICSP 12 and NIC 2, which govern the accounting treatment of inventories. The Financial Department is responsible for their proper implementation. The conducted analysis highlights the importance of effective internal inventory control, which contributes to achieving organizational objectives and more efficient management of economic resources.

Keywords: inventories; control; method and electrical sector.

Artículo recibido 15 Abril 2023

Aceptado para publicación: 15 Mayo 2023

INTRODUCCIÓN

A nivel global, las empresas del sector eléctrico consideran los inventarios como una parte significativa de su operación económica, ya que se utilizan en la compra y venta de bienes o servicios. Los inventarios son fundamentales para la estructura de estas compañías, por lo tanto, es esencial gestionarlos adecuadamente y aplicar un tratamiento contable apropiado.

El control de inventarios es esencial para las empresas eléctricas, ya que respalda sus operaciones. En particular, en una compañía de servicios públicos, donde el Estado supervisa y regula las operaciones para asegurar la disponibilidad y calidad del servicio. La regulación del sector eléctrico requiere mantener inventarios amplios a costos favorables, lo que implica un manejo y cuidado adecuado de los activos de la empresa.

Por esta razón, se han establecido normas internacionales que se centran en la implementación efectiva del tratamiento contable de los inventarios. Un ejemplo de ello es la Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público 12 y NIC 2, que tiene como propósito proporcionar directrices prácticas para determinar el costo y, por lo tanto, el reconocimiento de los inventarios como activos o gastos.

Basándonos en el análisis realizado, se plantea la formulación del problema para esta investigación: ¿Cuál es el impacto del control interno de inventarios en el sector eléctrico? El objetivo general consistió en examinar la importancia del control interno de inventarios en las empresas del sector eléctrico a través de un análisis exhaustivo de las normas y procedimientos, con el fin de lograr una mayor eficiencia económica.

El propósito de este estudio de investigación es examinar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma Internacional de Contabilidad NICSP 12 y NIC 2 en relación al manejo de inventarios en las empresas del sector eléctrico. La aplicación adecuada de estas normas garantizará que los registros contables reflejen correctamente las transacciones en los libros contables. Este enfoque es de suma importancia, ya que surge de las necesidades actuales de la empresa y permitirá controlar y optimizar la gestión de inventarios. Además, un control adecuado de inventarios garantiza que la información presentada en los estados financieros sea precisa y confiable.

Desde el punto de vista teórico, la justificación de esta investigación se basa principalmente en la información proporcionada por las empresas del sector eléctrico en relación a sus procesos de control de inventarios. Además, se complementa con consultas en internet, manuales, libros, políticas, y normas específicas relacionadas con la gestión de inventarios. También se aprovechan los conocimientos adquiridos durante la formación académica con el objetivo de lograr una administración y gestión más efectiva de los inventarios.

Calderón (2015) realizó una evaluación del manejo de inventarios en Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A., centrada en la gestión de recursos para cumplir con los deberes institucionales. El estudio destacó la necesidad de valoración de activos, verificación de necesidades y procesos eficientes de gestión de inventario como elementos clave para determinar las cantidades apropiadas de bienes para un consumo adecuado en la empresa. El principal desafío identificado fue la verificación física aleatoria y los problemas de gestión de almacenes. Este estudio resalta la importancia de un manejo de inventario efectivo, que incluye una valoración adecuada de activos, verificación de necesidades y procesos eficientes. Abordar estos aspectos garantiza una selección y consumo adecuados de bienes. Sin embargo, es necesario superar desafíos como las verificaciones físicas aleatorias y las dificultades en la gestión de almacenes. La implementación de enfoques sistemáticos y consistentes para el control de inventarios es crucial para mejorar la eficiencia operativa y la utilización de recursos en la empresa.

En (Onofre, 2018), se aplicó el marco COSO en Elecsum S.A. para el manejo de inventarios, utilizando observación directa, entrevistas y cuestionarios. El estudio se centró en el control interno efectivo de los procesos mediante el análisis de indicadores de rotación de inventarios y la verificación de procesos. Este enfoque condujo a la propuesta de un esquema de control mejorado, con el objetivo de mejorar los procesos de control y garantizar una gestión más efectiva de inventarios. La investigación resalta la importancia de un control interno sólido y eficiente en el manejo de inventarios, lo cual contribuye a mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones dentro de la empresa.

En el estudio de Montero (2019), se destaca la relevancia de la logística en el manejo de inventarios. Mediante el análisis de casos a nivel mundial, se evidencia que las empresas han incurrido en errores que han ocasionado la pérdida de una considerable cantidad de materiales, lo que ha generado una incertidumbre en relación a la demanda. Además, se ha identificado la existencia de productos obsoletos en los inventarios, lo cual ha resultado en un aumento significativo de los costos de mantenimiento. Estos hallazgos subrayan la necesidad de implementar prácticas de gestión logística eficientes y efectivas, que permitan minimizar las pérdidas y optimizar el ciclo de vida de los productos, asegurando así una gestión de inventarios más efectiva y rentable.

En su tesis de grado titulada "Análisis de la falta de control en el sistema de inventarios y logística", Gómez (2016) plantea que la principal problemática en las empresas del sector comercial radica en la falta de capacitación del personal encargado de la gestión de inventarios. Esta falta de capacitación se refleja en el incumplimiento de funciones y en la falta de aprovechamiento de los recursos tecnológicos disponibles. Además, se identifica una deficiencia en la gestión de inventarios, lo que resulta en un desequilibrio en la disponibilidad de mercadería e incluso en rupturas de stock, lo cual afecta negativamente la credibilidad del negocio. Este análisis pone de manifiesto la necesidad de abordar la falta de capacitación y mejorar la gestión de inventarios en el sector comercial. Al proporcionar capacitación adecuada al personal y promover el uso eficiente de los recursos tecnológicos, las empresas pueden optimizar la disponibilidad de mercadería y evitar problemas como las rupturas de stock. Esto no solo contribuirá a fortalecer la credibilidad del negocio, sino que también mejorará su eficiencia operativa y su capacidad para satisfacer las demandas de los clientes.

Ante el creciente aumento de la demanda global de energía eléctrica debido al desarrollo industrial, la aparición de dispositivos y herramientas eléctricas, así como las expectativas de los consumidores, las empresas del sector eléctrico se enfrentan a la necesidad de adaptarse y desarrollar estrategias para satisfacer las demandas de la sociedad. Además, se ven motivadas a reducir los costos operativos y aumentar la rentabilidad de sus negocios.

METODOLOGÍA

El enfoque de la presente investigación fue mixto, es decir, cualitativo y cuantitativo. Cualitativo, en cuanto se aplicaron los cuestionarios y entrevistas dirigidas al personal del área contable y compras, que permitirá conocer el punto de vista de cada individuo, y cuantitativa, donde se procurará realizar el análisis de los inventarios de la empresa del sector eléctrico a través de la aplicación de la NICSP 12 y NIC 2, valiéndose de razones financieras para conocer el impacto en los estados financiero de la entidad.

Según Creswell (2014), "el enfoque mixto combina elementos de la investigación cualitativa y cuantitativa en un solo estudio, permitiendo así abordar de manera más completa y profunda las preguntas de investigación y generar un mayor entendimiento de los fenómenos estudiados" (pág. 27). Creswell ha contribuido significativamente al campo de la metodología mixta, proporcionando orientación sobre cómo diseñar e implementar investigaciones mixtas de manera pragmática. Sus trabajos han sido de gran utilidad para los investigadores, quienes han podido aprovechar al máximo las ventajas de este enfoque para abordar sus preguntas de investigación de manera más efectiva.

El método aplicado en esta investigación fue el método inductivo, donde se prioriza extraer una idea particular para después generar conclusiones en su generalidad. Dichas variables de estudios fueron obtenidas de las herramientas utilizadas por el personal de la entidad para el tratamiento de los inventarios; documentación, políticas, rotación del inventario.

En su obra "Constructing Grounded Theory: A Practical Guide Through Qualitative Analysis" (2006), Kathy Charmaz examina el enfoque inductivo en la investigación cualitativa, específicamente en relación con la teoría fundamentada. Charmaz resalta la importancia de utilizar el método inductivo para generar teoría a partir de los datos recolectados en el campo, sin partir de teorías preexistentes. El investigador se sumerge en los datos para identificar patrones emergentes, temas y categorías relevantes, y mediante la codificación y el análisis, se construye una teoría fundamentada en los propios datos y perspectivas de los participantes. Charmaz enfatiza la apertura a nuevos descubrimientos y perspectivas durante el proceso de investigación, proponiendo un enfoque reflexivo e iterativo en el cual los datos son revisados constantemente, las categorías se refinan y la teoría se desarrolla a medida que avanza la investigación. Asimismo, destaca la interacción entre los datos y la teoría, permitiendo una retroalimentación continua. En resumen, Charmaz defiende el uso del enfoque inductivo en la investigación cualitativa, ya que proporciona una comprensión profunda de los fenómenos estudiados. Su enfoque práctico y orientado a la acción brinda pautas claras y procesos rigurosos para llevar a cabo investigaciones basadas en la teoría fundamentada.

En el presente trabajo de investigación se utilizó un tipo de investigación descriptiva explicativa, porque, a través del levantamiento de información llevado a cabo en la empresa del sector eléctrico, se verificará los procesos y procedimientos aplicados, así mismo, se analizó la incidencia que genera la aplicación de la NICSP 12 y NIC 2, mediante el empleo de instrumentos financieros utilizados para medir el cumplimento de los objetivos planteados.

La investigación descriptiva, según Hernández et. al (2014) en "Metodología de la investigación", se enfoca en recopilar datos sistemáticamente para describir, clasificar y analizar características o variables de un fenómeno o población. Su objetivo principal es establecer patrones, tendencias y relaciones entre variables observables, sin buscar explicar o predecir fenómenos. Este enfoque proporciona una base sólida de información descriptiva y objetiva que puede servir como punto de partida para investigaciones más complejas y analíticas.

Esta investigación fue documental donde la información es extraída de libros de varios autores y de documentos utilizados como soporte para documentar la investigación, entre registros de la institución del manejo de inventario, permitiendo conocer el manejo y el comportamiento del inventario dentro de CNEL Santa Elena.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

CNEL EP Santa Elena dispone de varias bodegas, entre las cuales destacan la bodega de Libertad, la bodega comercial de Santa Elena, la bodega de reutilizables y la bodega de luminarias. Esta última alberga una cantidad significativa de bienes y se caracteriza por tener costos representativos.

Figura 1
Inventario Bodegas de CNEL

Nota. Elaborado por el autor. Información proporcionada por CNEL Santa Elena

El sistema registra lo ingresado de forma automática, el mismo es promediado por el total de existencias, esto se realiza a través del sistema informático con el que cuenta CNEL para el manejo de inventarios.

Según Jacobs et. al (2013) en su libro "Administración de Operaciones: Procesos y Cadena de Suministro", el manejo de inventarios es un aspecto fundamental de la gestión de operaciones. Los autores resaltan la necesidad de adoptar un enfoque estratégico y utilizar sistemas eficientes para controlar el inventario. Su enfoque se centra en la minimización de los niveles de stock y en asegurar la disponibilidad de productos cuando se requieren.

Figura 2
Cantidad de existencias en bodegas CNEL

Nota. Elaborado por el autor. Información proporcionada por CNEL Santa Elena

En relación a las cantidades de existencias el año 2019 se tenía una cantidad más elevada de inventarios, pero por el tiempo de uso fueron determinados como obsoletos y en muchos casos chatarrizados por lo que se disminuyeron en el año 2020 a 5.852.262,13 para disminuir aún más hasta 2021 y aumentaron los niveles de inventarios en el año 2022 con una cantidad de 6.345.607,71.

Durante las entrevistas realizadas al personal de las diversas bodegas en CNEL Santa Elena, se obtuvo información relevante sobre el procedimiento utilizado para el control de inventarios en la organización. Este procedimiento se basa en la clasificación de los inventarios, la utilización de un sistema específico de control y la necesidad de mejorar el control general de los inventarios en CNEL Santa Elena.

El control de inventarios en CNEL Santa Elena se rige por el procedimiento para la administración de almacén versión 03, elaborado por la Corporación. Este procedimiento se ajusta a las necesidades y demandas de la Institución, cumpliendo rigurosamente con la legislación vigente en el campo.

Dentro de la entidad, se maneja los siguientes procedimientos:

§ Procedimiento para la administración de almacén, CÓDIGO PR-ADF-ADM-001.

§ Procedimiento para la administración de bienes de control administrativo y propiedad, planta y equipo de CNEL EP, CÓDIGO PR-ADF-ADM-005.

Los procedimientos implementados en CNEL Santa Elena están fundamentados en el reglamento establecido por la Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP, el cual abarca la administración, utilización, manejo y control de los bienes de la empresa eléctrica pública estratégica. En cuanto a la clasificación de inventarios, se ajusta al tipo de actividad comercial que involucra la prestación de servicios eléctricos a los usuarios. Si bien existen diversos tipos de inventarios, se identifican aquellos de alta y baja rotación, siendo estos últimos los que se utilizan principalmente en la provisión de servicios.

En CNEL Santa Elena, las clasificaciones de los bienes se establecen de acuerdo al reglamento vigente de la entidad, específicamente en el capítulo II que aborda los bienes de larga duración y los bienes no depreciables sujetos a control administrativo, considerando el tipo de actividad comercial. Por otro lado, el control de inventarios en CNEL Santa Elena se lleva a cabo a través de un sistema específico implementado desde el CGWEB. Este sistema involucra a todos los departamentos responsables del control de los bienes, desde su ingreso hasta su disposición final. Además, facilita la obtención de información financiera mediante un sistema informático.

Se reconoce la necesidad de mejorar significativamente el sistema de almacenamiento para lograr una distribución más eficiente y un flujo fluido de los materiales. Esto implicaría la adquisición de racks y equipos, como un contador de cables, que contribuirían a mejorar los despachos diarios en línea con la naturaleza de la actividad comercial.

El establecimiento de políticas de inventario enfocadas en el control interno es un elemento clave en la gestión de inventarios en el sector público. Se reconoce la importancia de realizar verificaciones físicas constantes, lo cual está en línea con lo expuesto en el estudio de (Calderón, 2015) este enfoque implica verificar las necesidades y determinar las cantidades apropiadas de diversos bienes almacenados.

En CNEL Santa Elena, se cumple con la aplicación de la Norma Internacional de Contabilidad NICSP 12 y NIC 2. No obstante, es fundamental mejorar los procesos relacionados con la gestión de inventarios. Aunque se siguen reglamentos del sector público, existe una diferencia con el estudio realizado por Onofre en 2018, donde se aplica el sistema COSO para el manejo de inventarios (Onofre, 2018). Sería factible implementar este método en el sector público, adaptándolo a las normativas generales. En resumen, se destaca la importancia de cumplir con las normas contables internacionales en CNEL Santa Elena, pero también se sugiere la posibilidad de considerar el sistema COSO como una alternativa en la gestión de inventarios en el sector público.

De acuerdo con la información proporcionada por CNEL Santa Elena, los inventarios almacenados en sus bodegas son considerados como recursos estatales que se utilizan tanto para llevar a cabo reparaciones como para procesos previos en el sector eléctrico. Estos inventarios son comúnmente empleados en diversos mantenimientos dentro de esta industria. Aunque existe una diferencia en términos de enfoque en comparación con el trabajo de Gómez (2016) en relación con las roturas de stocks, es importante destacar que un manejo inadecuado o la falta de disponibilidad de estos recursos pueden tener un impacto negativo o incluso imitar las actividades que realiza esta empresa pública.

CONCLUSIONES

La aplicación de la NIC 2 es obligatoria para todas las empresas, tanto públicas como privadas, y ha servido como punto de partida para la elaboración de la Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público. Sin embargo, existen algunas diferencias en cuanto a los sistemas, métodos y manejo de la información en comparación con las Normas Internacionales de Contabilidad, ya que la NIC 2 se enfoca específicamente en el sector público.

Según la NICSP 12, se mencionan tres métodos de costeo: LIFO, FIFO y promedio. Sin embargo, en el caso de CNEL, se sigue un enfoque de manejo de inventario que se centra en calcular el promedio de todos los elementos que ingresan, y este promedio se aplica al total de existencias en las bodegas (Contraloría General del Estado, 2020, art.30).

Siendo parte del sector público, la Corporación Nacional de Electricidad (CNEL) está sujeta a cumplir con las normas internacionales que regulan el tratamiento contable de los inventarios. Estas normas incluyen la Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público 12 y la NIC 2, las cuales establecen directrices para el adecuado registro contable de los inventarios. Es esencial contar con una guía práctica que permita determinar el costo de los inventarios, lo cual a su vez determinará su reconocimiento como un activo o gasto en los estados financieros de CNEL.

Los hallazgos de este estudio implican que toda la administración debe adoptar un enfoque consistente en lo que respecta al movimiento y control de la propiedad, planta y equipo, las existencias y los bienes sujetos a control administrativo dentro de la empresa. Implementar un sistema que aborde estos aspectos permitirá alcanzar los niveles de eficiencia deseados en los procesos internos de control de inventarios.

Una de las necesidades actuales en CNEL Santa Elena es mejorar el control de los inventarios mediante la implementación de tecnología en las plataformas utilizadas. Esto permitirá optimizar los recursos de la Corporación y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente, así como alcanzar los objetivos tanto institucionales como del departamento de Inventario.

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