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La importancia del control interno
contable en la gestión efectiva de las empresas
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Hamilton Andres Cumbicos Castillo[1] https://orcid.org/0000-0002-8005-3561 Universidad Técnica de Machala Machala – Ecuador |
Luis Octavio Señalin Morales https://orcid.org/0000-0003-2287-3534 Universidad Técnica de Machala Machala – Ecuador
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Nancy Janneth Tapia Espinoza https://orcid.org/0000-0003-0217-4330 Universidad Técnica de Machala Machala – Ecuador |
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RESUMEN
El control interno contable es esencial para la gestión eficiente de las organizaciones, garantizando la veracidad y transparencia de la información financiera. Su estructura se basa en políticas y procedimientos para proteger los activos, mantener registros precisos y cumplir con las leyes. Los beneficios incluyen la mejora de la eficacia operativa y la fiabilidad de los reportes económicos. El estudio examina cinco elementos relacionados con la administración empresarial: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión. El control interno implica la segregación de funciones, autorización de transacciones y conciliación de cuentas, entre otros aspectos clave. La metodología usada es documental-bibliográfica para una comprensión exhaustiva. Se destaca la importancia de la evaluación interna, pruebas de auditoría y conciliación periódica para un control efectivo. El auditor interno desempeña un papel vital en mejorar el control interno y garantizar finanzas organizadas y confiables.
Palabras clave: control interno contable; auditoría interna; eficiencia operativa
The importance of internal accounting control in the effective management of companies
ABSTRACT
Internal accounting control is essential for the efficient management of organizations, guaranteeing the veracity and transparency of financial information. Its structure is based on policies and procedures to protect assets, maintain accurate records and comply with the law. The benefits include improved operational efficiency and the reliability of financial reports. The study examines five elements related to business management: control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and supervision. Internal control involves the segregation of duties, authorization of transactions and reconciliation of accounts, among other key aspects. The methodology used is documentary-bibliographical for a comprehensive understanding. The importance of internal evaluation, audit tests and periodic reconciliation for effective control is highlighted. The internal auditor plays a vital role in improving internal control and ensuring organized and reliable finances.
Keywords: internal accounting control; internal audit; operational efficiency
Artículo recibido 21 junio 2023
Aceptado para publicación: 21 julio 2023
INTRODUCCIÓN
El control interno contable desempeña un rol fundamental en el proceso eficiente de toda organización, ya que garantiza la veracidad, confiabilidad y transparencia de la información financiera (Mendoza et al., 2018). En el ámbito empresarial es esencial disponer de un sistema de control sólido debido a la complejidad con la que se desarrollan actualmente las empresas, lo que logra el control es estabilizar y asegurar el crecimiento.
La gestión contable interna se estructura en políticas, procedimientos y medidas adoptadas por las organizaciones con el propósito de preservar sus activos, asegurar la exactitud de los registros contables y cumplir con las leyes establecidas. Las políticas y procedimientos han sido concebidas con el propósito de prevenir y detectar errores, fraudes, irregularidades y prácticas contables inapropiadas que puedan comprometer la viabilidad y reputación de la compañía (Vergara, 2017).
Para Baracaldo, (2013) la importancia del control interno contable radica en su capacidad para promover la confiabilidad de los informes financieros, lo cual es vital para la toma de decisiones informadas por parte de gerentes, inversionistas y otras partes interesadas. Mediante el establecimiento de una sólida estructura de control, se minimizan los riesgos de errores contables significativos, se mejora la calidad de la información financiera y se evitan posibles irregularidades que puedan tener consecuencias jurídicas y financieras adversas (Serrano et al., 2018).
Un sistema de control interno altamente eficaz ofrece una serie de beneficios. En primer lugar, contribuye a incrementar la eficiencia operativa mediante el establecimiento de líneas de trabajo claras, responsabilidades definidas y control adecuado sobre el flujo de procesos financieros. Según Calle et al., (2020) la medida propuesta minimiza la carga de esfuerzo, incrementa la productividad y disminuye los costos asociados a los errores y correcciones posteriores (p.435).
Este control interno se encuentra constituido por cinco elementos relacionados que se establecen en la administración de la organización. Estos elementos incluyen el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, la información y comunicación, y la supervisión o seguimiento.
El componente de ambiente de control es importante para diseñar un sistema de manejo interno. En él se explica cómo una buena o mala dirección del CI afecta a los resultados de toda la entidad. En este elemento se definen los valores éticos, se establece una estructura clara, se asignan responsabilidades y se promueve una cultura de integridad y responsabilidad en toda la organización (Guerrero & Mangones, 2016).
El procedimiento de evaluación de riesgos requiere detectar y examinar los obstáculos que enfrenta la organización en sus operaciones financieras (Beltrán & Murcia, 2016, p.34). La evaluación de los factores internos y externos puede tener un impacto en el éxito de los objetivos financieros, así como la creación de tácticas y controles de gestión de riesgos adecuados.
Los procedimientos y políticas utilizados se usan para asegurar la correcta y segura ejecución de las operaciones financieras. Según Rivas, (2011) estos controles internos incluyen la segregación de funciones, la autorización y aprobación de transacciones, la conciliación de cuentas, la auditoría interna y otros controles internos cruciales.
Los términos de "información y comunicación" se relacionan con el acceso y la fiabilidad de la información financiera, como el medio de comunicación efectiva de los resultados financieros y la política responsable dentro de la organización. Es importante que se adopten sistemas de información fiables, documentos adecuados del proceso financiero y una comunicación clara de las políticas y el procedimiento de revisión de cuentas (Sánchez, 2008).
El componente, conocido como supervisión o seguimiento, garantiza la ejecución de los controles establecidos con éxito y mantenerse actualizados (Vega & Nieves, 2016). Esto requiere realizar revisión periódica, auditorías internas y evaluaciones de desempeño con el fin de asegurar que el control interno continúe siendo aplicado y sea eficaz en un entorno comercial que se encuentra en constante cambio.
El enfoque de este estudio consiste en examinar de manera exhaustiva el papel que desempeña el control interno en la gestión eficiente de las empresas, considerando los cinco factores interrelacionados previamente mencionados. Además de examinar cómo el control interno adecuado puede incrementar la eficiencia operativa, incrementar la confiabilidad de los informes financieros y asegurar el cumplimiento de las normas pertinentes en cada una de estas áreas.
METODOLOGÍA
La metodología empleada en este estudio tiene un enfoque documental-bibliográfico de carácter cualitativo el cual proporciona una comprensión completa y exhaustiva del tema. Los resultados del estudio están basados en una perspectiva sólida que se obtuvo mediante la indagación de fuentes confiables y exhaustivas. Asimismo, esta metodología brinda la oportunidad de establecer conexiones entre teorías, investigaciones anteriores y prácticas comerciales, lo cual enriquece nuestra comprensión.
Una vez que se ha recopilado toda la información, el siguiente paso es interpretarla y analizarla de manera crítica. Se buscan enlaces, pautas y tendencias relevantes que puedan proporcionar una mejor comprensión del control contable interno y cómo afecta la gestión empresarial. Se ha otorgado especial importancia a la calidad y fiabilidad de las fuentes utilizadas para garantizar la precisión y validez de los resultados alcanzados.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Empresarialmente, el sistema contable de control interno se utiliza para formar una estructura que consienta la clasificación y registro de todas las transacciones realizadas por la entidad. Esta iniciativa posee como propósito esencial la generación de información relevante y la evaluación de los resultados obtenidos, lo cual es fundamental para asegurar datos fiables sin importar si se trata de una pequeña, mediana o gran empresa (Díaz et al., 2018). Asimismo, este sistema se considera como una herramienta fundamental para optimizar los resultados financieros de las empresas (Hernández, 2016).
No obstante, en primera instancia, las organizaciones tienden a enfocarse en la producción y la venta de sus productos y no destinando recursos a la adopción de sistemas de control adecuados. Esta carencia de inversión en un sistema de control fiable hace que la empresa carezca de los datos necesarios para proporcionar a los beneficiarios externos, como los inversores, derivaciones que reflejen su entorno financiera actual (Zambrano, 2016). Como resultado, la empresa no puede tomar decisiones precisas en el momento en que se requiera.
Los controles de auditoría son empleados en la mayoría de las compañías con el fin de mantener la seguridad de todo. Los controles abarcan la obtención de autorizaciones y aprobaciones mediante registros e informes que monitorean las actividades operativas y preservan las operaciones de la compañía (Núñez, 2017). Para Piña (2013) los ingresos son las ganancias que se obtienen por ventas o servicios prestados, y los gastos son pérdidas o disminuciones que se causaron por inversiones que no generaron ganancias. Asimismo, resulta imperativo llevar a cabo una contabilidad detallada de las operaciones, inversiones y activos de la compañía con el fin de obtener una comprensión clara de su salud financiera. Estos datos son fundamentales para determinar el estado efectivo del negocio, su capacidad de financiación y el valor que está generando.
El control es un paso que se hace por parte de la gerencia, el comité ejecutivo o la entidad encargada de la gestión organizacional para minimizar los peligros y agrandar la posibilidad de conseguir las metas y objetivos determinados. La gerencia planea, organiza y supervisa el control contable para afirmar que se alcancen los fines y objetivos financieros establecidos.
En la mayoría de las entidades, es común que el personal encargado de manejar el dinero no tenga acceso directo a los registros contables. Además, se aseguran de que todos los documentos relacionados con las transacciones sean de naturaleza numérica (Durán, 2012, p.62). Esta práctica garantiza que todas las instrucciones se lleven a cabo siguiendo las políticas establecidas por la dirección, lo que asegura la presentación de información financiera confiable y de acuerdo con los principios contables aceptados. Para lograr esto, la organización debe tener una clara comprensión de las responsabilidades relacionadas con la contabilidad, contratación, pago de empleados, gestión de la propiedad y el presupuesto, todo ello en cumplimiento de las normativas aplicables. En esencia, se busca mantener una separación adecuada de funciones y asegurar el cumplimiento de las normas contables y administrativas.
Se tienen en cuenta tres elementos fundamentales sobre el control controlable interno. Para prevenir conflictos de intereses, el primer paso es asegurarse de que diferentes personas realicen diferentes tareas. El segundo paso es establecer controles internos y hacer pruebas independientes para asegurarse de que la información sea exacta. El tercer objetivo es emplear operaciones de auditoría interna para asegurar un nivel apropiado de supervisión de las operaciones contables (Alvarado & Tuquiñahui, 2011).
Con el fin de prevenir la presencia de un único empleado en el control físico, financiero y administrativo de las actividades y propiedades, resulta imperativo que todas las tareas sean separadas. Esto se denomina segregación de funciones. Es esencial que las entidades tengan la capacidad de establecer unidades autónomas para operaciones o servicios y contabilidad, a fin de mantener su autonomía (Norka, 2005). Asimismo, es imperativo que la autoridad total de cualquier empleado en las transacciones sea total, tanto desde el ámbito financiero como operativo.
La evaluación interna se centra en establecer medidas de control durante las transacciones con el fin de asegurar una ejecución efectiva y garantizar la protección contra el fraude (Avilés et al., 2022). Los siguientes elementos se consideran relevante al establecer métodos y procedimientos de evaluación interna:
Tabla 1: Aspectos (Control interno)
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Aspectos Clave de la Comprobación Interna |
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Revisión de las transacciones |
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Comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas |
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Información de control |
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Independencia del asesoramiento |
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Evaluación continua del control interno |
Fuente: (Avilés et al., 2022)
Cuando se emplean procedimientos de auditoría interna, se requiere una comprobación para determinar la legitimidad y adecuación de las actividades comerciales registradas o los datos operativos y financieros. Si se establecen los métodos y procedimientos adecuados, es importante considerar estos factores:
Tabla 2: Auditoría interna
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Métodos de Auditoría Interna |
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Pruebas de auditoría |
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Exactitud matemática |
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Revisión de normas y prácticas |
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Concordancia con políticas establecidas |
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Observación e inspección física |
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Confirmación selectiva con terceros |
Fuente: (Avilés et al., 2022)
El control interno responsable requiere la definición de los documentos necesarios para las transacciones financieras, como facturas, requisiciones internas de materiales, recibos de inventario e informes de gastos de viaje (Salvatierra et al., 2022). Estos documentos son importantes para mostrar con precisión las finanzas de la organización.
Asimismo, los balances de prueba periódicos diarios o semanales proporcionan información continua sobre el estado del sistema de contabilidad por partida doble, lo que garantiza la equilibrarían de los libros y la libertad de errores o inconsistencias. Estas prácticas son los pilares fundamentales del control interno que garantizan la integridad y exactitud de la información financiera de la empresa.
La conciliación periódica es un procedimiento esencial para asegurar que los ingresos en los sistemas contables coincidan con los ingresos de las cuentas con otras entidades, tales como bancos, proveedores y clientes de crédito. Posteriormente, los líderes empresariales deben otorgar ciertos tipos de transacciones con el fin de prevenir una gran cantidad de transacciones ilegales que involucren los fondos de la organización. Esta medida de controles internos es fundamentales para asegurar que las finanzas de la organización estén protegidas y que continúen siendo sujetas a una justicia legal.
El control interno es muy importante para proteger las posibles pérdidas, tanto intencionales como no intencionales, que puedan ser causadas por actividades fraudulentas. Además, es importante asegurarse de que las leyes y regulaciones nacionales, estatales y locales afectan las operaciones comerciales (Huiman, 2022).
Según Rivas, (2022) El control interno también establece un entorno favorable en el que los gerentes y el personal pueden colaborar para alcanzar las metas y objetivos operativos, mientras se maximiza la eficiencia y eficacia de las operaciones. La aplicación de esta estrategia contribuye a garantizar una eficiente gestión y la preservación de los intereses y la reputación de la compañía.
Es importante revisar constantemente si el control interno auditable y otros controles internos funcionan bien en la organización. Cada organización puede adaptarse a su propio sistema de evaluación interna con el fin de alcanzar sus objetivos y objetivos organizacionales específicos (Espinosa, 2016). Esta evaluación es fundamental para detectar áreas de mejora y consolidar la funcionalidad del sistema de control interno, asegurando de esta forma la integridad y confiabilidad de las operaciones de la organización.
Por último, es importante que los encargados aprueben ciertos tipos de transacciones para impedir que los practicantes hagan actividades comerciales ilegales con patrimonios de la empresa. Estas medidas de control interno son esenciales para asegurar que las operaciones financieras de la organización estén protegidas y continúen siendo legítimas.
Figura 1: Proceso para evaluar el control interno
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Fuente: (Llontop, 2019)
Los auditores internos deben iniciar el procedimiento de evaluación, planificando y detallando los procedimientos de control interno en relación con los objetivos establecidos por la organización. El plan debe ser coherente con la realidad institucional y cumplir con los planes estratégicos, leyes, políticas, presupuestos, normas y procedimientos que regulan las actividades relacionadas con las metas de servicio de la organización en su ámbito de competencia. Al llevar a cabo este procedimiento, es factible asegurarse de que las evaluaciones de control interno se enfocan de manera adecuada y eficaz en el lograr los objetivos y la prestación de un servicio excepcional.
Para asegurar que el control interno sea efectivo y contribuya de manera positiva a los resultados de la organización, el auditor interno desempeña una responsabilidad relevante. Es importante que la empresa maneje bien su cuenta contable. Esto ayuda a que la empresa tenga más dinero y pueda usar mejor los recursos disponibles (Zambrano, 2016).
CONCLUSIONES
El control interno contable es una estructura de seguridad dentro de una empresa que garantiza que la información financiera sea precisa y confiable. Esta estructura se compone de políticas y procedimientos que protegen los activos de la compañía y aseguran que todo se haga de acuerdo con las reglas y leyes establecidas. Además, el control interno ayuda a mejorar la eficiencia en la forma en que se manejan los procesos y recursos de la empresa.
Para asegurarse de que todo funcione correctamente, existe un auditor interno que se encarga de evaluar y revisar cómo se está aplicando el control interno en la empresa. Esto incluye planificar y realizar pruebas para asegurarse de que todo está en orden y ajustarse a los cambios que puedan ocurrir en el entorno empresarial.
En resumen, el control interno es manejado como un sistema de seguridad que protege la información financiera de la empresa y asegura que todo funcione de manera eficiente y de acuerdo con las normas. El auditor interno juega un papel crucial en esta tarea al revisar y ajustar el sistema para garantizar su efectividad en el tiempo.
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