Gestión de Actos
Preparatorios, Mejora de Procesos de Contratación Pública: Caso Hospital de Ecuador
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Sandra María Montero Delgado[1] https://orcid.org/0000-0002-2476-6348
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Luis Javier Boada Villa https://orcid.org/0009-0002-2825-1875 Universidad César Vallejo PIURA – PERÚ 2023
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RESUMEN
La presente investigación fue planteada con el propósito de diseñar una propuesta que permita establecer estructuralmente un modelo de gestión que permita dinamizar las actuaciones preparatorias de los procesos de contratación pública de un hospital de Quevedo. La investigación fue de tipo aplicada, su nivel descriptivo y el enfoque cuantitativo, se consideró a toda la población de servidores que participan en las fases de los procesos de compra. Como técnica de investigación se aplicó la encuesta, utilizando el cuestionario como instrumento, en donde el procesamiento de los resultados se realizó con el software estadístico SPSS, donde el nivel de confiabilidad fue de 0.965, alcanzado a través del coeficiente Alfa de Cronbach. Por otro lado, se realizó un análisis documental a los expedientes de los procesos de adquisición realizados por un hospital de Ecuador. Según los resultados alcanzados, se concluyó que se encuentran en un nivel medio de su cumplimiento, lo cual se debe mala planificación de las necesidades, retrasos en la elaboración de los documentos y el poco conocimiento que tienen los servidores, esto como consecuencia de la falta de capacitación. Finalmente se concluye con la importancia de implementar un plan de acción que permita mejorar las actuaciones preparatorias de los procesos de contratación y de esta manera alcanzar las metas planteadas en la programación inicial.
Palabras claves: Actos preparatorios, contratación pública, planificación.
Management of Preparatory Acts, Improvement of Public Procurement Processes: Ecuador Hospital Case
ABSTRACT
The present investigation was raised with the purpose of designing a proposal that allows to structurally establish a management model that allows to stimulate the preparatory actions of the public contracting processes of a hospital in Quevedo. The research was of an applied type, its descriptive level and the quantitative approach, the entire population of servers that participate in the phases of the purchasing processes was considered. As a research technique, the survey was applied, using the questionnaire as an instrument, where the processing of the results was carried out with the statistical software SPSS, where the level of reliability was 0.965, achieved through the Cronbach's Alpha coefficient. On the other hand, a documentary analysis was carried out on the records of the acquisition processes carried out by a hospital in Ecuador. According to the results achieved, it was concluded that they are at a medium level of compliance, which is due to poor planning of the needs, delays in the preparation of the documents and the little knowledge that the servers have, this as a consequence of the lack of training. Finally, it concludes with the importance of implementing an action plan that allows improving the preparatory actions of the contracting processes and in this way achieving the goals set in the initial programming.
Keywords: Preparatory acts, public contracting, planning.
Artículo recibido 15 julio 2023
Aceptado para publicación: 15 agosto 2023
INTRODUCCIÓN
El sistema de contratación pública implica hacer uso de los recursos públicos, tomando como prioridad que la gestión pública se realice de manera eficiente en cuanto a la ejecución de las obligaciones contractuales establecidas, debido a que afecta de manera importante a la economía y al PIB nacional. (Moreno, 2019). Frente a esto (Correa & Delgado, 2020), agregaron que los procedimientos de contrataciones públicas se relacionan con el uso adecuado de los recursos públicos durante la ejecución de los concursos. Es así, que acuerdan que el control interno es realizado por personas acreditadas mediante procedimientos, seguimiento, etc., con el propósito de utilizar eficientemente los recursos de un estado; sin embargo esta acción no es realizada en muchas de las ocasiones ya que las autoridades no ejecutan su labor de fiscalizador.
Para la Organización mundial del Comercio (Omc, 2018), la contratación pública representa entre el 10-15% del PIB de la economía de un país. Representa un mercado significativo y un aspecto importante en el comercio internacional. La tarea de la Organización Mundial del Comercio en materia de contratación pública tiene por objetivo promover la transparencia, la integridad y la competencia de este mercado.
Jiménez & Roca, (2017), describen que América Latina y el Caribe modernizaron sus prácticas de contratación pública con el objetivo del alcanzar la eficiencia y eficacia en cuanto al uso de los fondos estatales, iniciando procesos de contratación más flexibles que permitan adoptar técnicas adicionales a las ya establecidas, apoyándose en un dirección más avanzada que sea compatible con los principios que rigen las compras gubernamentales. La aplicación de nuevas metodologías de mejora en las compras públicas aporta para la obtención de los logros de progreso de una región.
En el Ecuador los procesos de contratación pública representan una parte importante para la economía ya que permite al estado impulsar la dinámica económica al país al adquirir bienes, obras o servicios, así mismo constituyen un rubro significativo en los gastos del mismo. (Erauskin et al., 2017).
La demora en la ejecución de las fases de los procesos de contratación pública se ha convertido en uno de los principales problemas de la unidad médica, el cual ocasiona que las metas y objetivos institucionales no se cumplan dentro del tiempo establecido, por ende el desabastecimiento de medicamentos y dispositivos médicos no permite que se brinde la atención médica adecuada; en donde, es necesario aplicar un plan de acción que facilite implementar propuestas de solución que contribuyan en el proceso de mejora en las fases de los procedimientos de contratación que realiza el establecimiento de salud.
Para justificar el presente estudio es importante indicar que es adecuado en el contexto en el que un el estado trabaja por obtener el mejor nivel de eficiencia al optimizar el uso de los recursos públicos. La implementación de un modelo de gestión adecuado para los procesos de contratación pública, permitirá un proceso más eficiente, transparente y responsable, asegurando una mayor calidad en la contratación y el uso de los fondos públicos. Cualquier esfuerzo por mejorar los procesos de contratación será visto como un ejemplo positivo para la ciudadanía y contribuirá con el fortalecimiento de las instituciones de nuestra sociedad.
El objetivo principal del presente estudio se plantea en: Establecer un modelo de gestión de actos preparatorios para mejorar los procesos de contratación pública de un hospital de Ecuador, los objetivos específicos: a) Identificar el estado actual de los procesos de contratación pública de un hospital de Ecuador, b) Determinar los factores que contribuyen a la ineficacia en los procesos de contratación pública de un hospital de Ecuador; y, c) Estructurar un modelo de gestión de actos preparatorios para mejorar los procesos de contratación pública de un hospital de Ecuador.
METODOLOGÍA
La metodología utilizada en la presente investigación se basó en la recolección de datos y contrastación de la información obtenida, todo esto realizado bajo un estudio sistemático de herramientas confiables.
Se aplicó el diseño de investigación descriptivo, fundamentado en recolectar datos y detallar especificaciones o fenómenos tal como se presentan en un periodo en específico. En este caso, se describe y analiza las características de la realidad actual en relación con el tema de estudio (Lisboa, 2016).
El enfoque cuantitativo involucra recolectar datos numéricos y efectuar análisis estadísticos para obtener conclusiones. En este estudio se empleó la técnica de la encuesta como método de recopilación de datos (Ball, 2019), para la recolección de información se hizo uso del cuestionario como instrumento, con el fin de obtener resultados objetivos medibles.
Se recopiló una gran cantidad de artículos relacionados con las variables de estudio, utilizando fuentes de información confiables como investigaciones previas, artículos, libros digitales, de manera que los datos fueron contrastados con diferentes autores y países. Es decir, las variables en mención han sido estudiadas sobre la relación o influencia de una sobre la otra, esto con el propósito de exponer su importancia en la realidad (Guzmán, 2019).
La investigación llevó a cabo a través de una revisión sistemática, el cual consistió en recopilar artículos que permitan proporcionar un enfoque más amplio de un fenómeno en específico, de manera que con varias fuentes permita elaborar un compendio meticuloso y significativo que permita conocer un tema. (Amaya, 2016).
Por otro lado se realizó una revisión documental, donde fueron escogidos varios documentos por tener especificaciones similares, tales como: artículos científicos y libros dentro del periodo 2016-2023, y que estén escritos en el idioma inglés y español; además de que presenten las variables de estudio, conclusiones similares a las obtenidas en la presente investigación, búsqueda de teorías y trabajos previos para el contraste de la información.
Se utilizaron buscadores como el repositorio de la universidad cesar vallejo, google académico, revistas como scielo, scopus, ciencia latina y repositorios internacionales confiables. Para la búsqueda fueron utilizadas palabras claves como: contratación pública, procesos de contratación, fases de procesos de contratación, entre otros.
Luego de una revisión rigurosa, se seleccionaron varios artículos pertenecientes a revistas indexadas y confiables, los cuales compartían objetivos similares a los establecidos en la presente investigación y con resultados relevantes. Los criterios para su utilización están basados en el año de publicación, contenido relacionado a la investigación y los resultados que obtuvieron otros investigadores, de contribución como aporte a la presente investigación.
RESULTADOS
Los resultados del estudio se presentan considerando los objetivos planteados, las variables de estudios representadas en tablas y figuras, seguido de su análisis.
Tabla 1: Matriz de correlación de elementos
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Fase Preparatoria |
Fase Precontractual |
Fase Contractual |
Régimen Común |
Régimen Especial |
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Fase Preparatoria |
1,000 |
,372 |
,257 |
,282 |
,333 |
|
Fase Precontractual |
,372 |
1,000 |
,479 |
,416 |
,227 |
|
Fase Contractual |
,257 |
,479 |
1,000 |
,334 |
,374 |
|
Régimen Común |
,282 |
,416 |
,334 |
1,000 |
,429 |
|
Régimen Especial |
,333 |
,227 |
,374 |
,429 |
1,000 |
De a los resultados presentados en la matriz de correlación se determina que las dimensiones de las variables que se relacionas a los objetivos planteados, mantienen una relación dentro del rango aceptable.
Tabla 2: Pruebas de normalidad
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Kolmogorov-Smirnova |
Shapiro-Wilk |
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Estadístico |
gl |
Sig. |
Estadístico |
gl |
Sig. |
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Fase Preparatoria |
,266 |
102 |
,000 |
,867 |
102 |
,000 |
|
Fase Precontractual |
,326 |
102 |
,000 |
,800 |
102 |
,000 |
|
Fase Contractual |
,298 |
102 |
,000 |
,818 |
102 |
,000 |
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Régimen Común |
,224 |
102 |
,000 |
,900 |
102 |
,000 |
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Régimen Especial |
,299 |
102 |
,000 |
,842 |
102 |
,000 |
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a. Corrección de significación de Lilliefors
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Se realizó la validación de los datos obtenidos de las variables de estudio generados en el programa estadístico Ibm Spss Statistics, donde se verificó si se cumple o no la hipótesis establecida en el presente estudio.
Tabla 3: Análisis de correlación para validar la hipótesis
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SUMAVAR1 (Agrupada) |
SUMAVAR2 (Agrupada) |
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Rho de Spearman |
SUMAVAR1 (Agrupada) |
Coeficiente de correlación |
1,000 |
,612** |
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Sig. (bilateral) |
. |
,000 |
||
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N |
102 |
102 |
||
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SUMAVAR2 (Agrupada) |
Coeficiente de correlación |
,612** |
1,000 |
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|
Sig. (bilateral) |
,000 |
. |
||
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N |
102 |
102 |
||
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**. La correlación es significativa en el nivel 0,01 (bilateral). |
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Con un Rho de spearman de 0,612, la tabla 4 evidenció una correlación aceptable entre los actos preparatorios y los procesos de contratación pública. Asi mismo, demostró un nivel de significancia del 0,01, lo que conlleva aceptar la hipótesis afirmativa y rechazar la nula.
DISCUCIÓN
La discusión de los resultados de la presente investigación, se basa en los objetivos planteados, sintetiza los principales hallazgos, compara las teorías utilizadas, relaciona el aporte e importancia de la investigación realizada con estudios previos considerados en los antecedentes expuestos.
Una vez aplicados los análisis estadísticos, la información obtenida como resultado del estudio demostró, que existe una relación entre las variables actos preparatorios y procesos de contratación con un coeficiente de 0.965, lo cual representa un valor alto de confiablidad.
En cuanto al cumplimiento de los objetivos planteados se puede verificar luego del análisis de los resultados y según la perspectiva de las áreas involucradas, los procesos se encuentran en un nivel medio de cumplimiento debido a factores como las demoras en la elaboración de documentos en la fase preparatoria, retrasos en las entregas o terminación de los contratos, lo que ocasiona dificultad en la continuidad de los procesos de la unidad médica.
Además, se identificó que las áreas involucradas no cuentan con el conocimiento sobre contratación pública considerando que en su mayoría forman parte del área médica, no se cuenta con capacitación; por ello, no se logra alcanzar las metas planteadas debido a la deficiente planificación de las necesidades.
A partir de los resultados obtenidos y mostrados en la tabla 3, se puede comprobar de manera satisfactoria la hipótesis planteada, ya que mediante la implementación de un modelo de gestión aportará de manera significativa a dinamizar todas las fases de los procesos de contratación pública que lleva a cabo un hospital de Quevedo. Su aplicación contribuirá a la reducción significativa de tiempo dentro de las actuaciones de las áreas y permitirá que el flujo de los procesos se realice de manera más ágil y oportuna; y así, lograr alcanzar que la unidad médica obtenga los bienes y servicios deseados en el tiempo establecido en su programación inicial.
Según los resultados que se muestran se puede concluir que existe una mala planificación de las necesidades debido a la recurrencia en la formulación de reformas que se realizan al Plan anual de contrataciones durante el ejercicio fiscal lo que ocasiona que el mismo no se cumpla de manera oportuna de acuerdo a lo establecido en la programación inicial de necesidades, contrastando con lo que refieren (Quispe et al., 2022).
Asimismo, los datos obtenidos, y relacionado con la investigación realizada por Callupe, (2021), en la cual determina que el desarrollo de las actuaciones preparatorias afectaron la continuidad de los procesos de contratación, en tal sentido, indica, que evidentemente existe una incidencia entre las variables de estudio, siendo la etapa más vulnerable la fase preparatoria debido a que no existe comunicación entre las áreas.
Consecuentemente los factores que inciden en la ineficiencia para la ejecución de los procesos de contratación según muestran los resultados obtenidos en la figura 6, es falta de capacitación a los servidores que forman parte de las fases de los procedimientos de adquisición y el desconocimiento de la normativa que rige este tipo de procedimientos y políticas ocasiona que los mismos no se realicen de manera adecuada y oportuna.
De acuerdo al análisis documental realizado, se determinó que un proceso tiene una duración de entre 70 y 90 días desde el planteamiento de la necesidad hasta la liquidación de los valores. Esto debido a que existen factores que afectan el normal desarrollo de los procesos tales como, la falta de actualización de la normativa que rige este tipo de procedimientos, la poca colaboración que existe de parte de los proveedores al momento de remitir la información solicitada por la entidad contratante, el desconocimiento de las áreas sobre el manejo del flujo de los procesos, la rotación del personal que participa en las fases de los procesos de contratación pública.
Según análisis que se observa que la actividad que genera mayor retraso en la gestión preparatoria corresponde a la elaboración del estudio de mercado para la determinación del presupuesto referencial, el mismo que requiere un periodo aproximado de 20 días, el cual representa un tiempo considerable que no permite continuar con el flujo, esto debido en gran parte al retraso en la emisión de las cotizaciones por parte de los proveedores y al interés que estos puedan tener de querer contratar con el estado.
Estos resultados se relacionan a los obtenidos por Gonzalez, (2020), quien concluyo que sin duda la elaboración del estudio de mercado es la etapa que ocasiona más retrasos y esto debido la falta de respuesta de los proveedores ya que la misma no es oportuna y evidencia la ausencia de proformas, lo cual no depende de la entidad sino del interés que tengan los proveedores para contratar con el estado.
El aporte de Berrío & Gutiérrez, (2020), con el que definen al estudio de mercado como la revisión contrataciones previas de similares características para la determinación del presupuesto referencial del proceso de contratación, el mismo debe ser elaborado dando estricto cumplimiento a las directrices que para el efecto emite el ente rector de la contratación pública sin dejar de lado las disposiciones establecidas por cada entidad contratante.
El resultado de la investigación contrasta con la investigación realizada por Mejia, (2018), en el que concluyó que un plan de mejora constituye una propuesta de solución a los problemas enfrentados, mediante la aplicación y ejecución de planes de capacitación, la fijación de tiempos para cada uno de las actividades que se realizan dentro de los actos preparatorios de los procesos de contratación, con el fin de obtener la disminución considerable de tiempo que le permitirá dinamizar los procedimientos y de esta manera alcanzar los objetivos.
Por otro lado, según el análisis documental realizado a los expedientes de contratación del año 2023 de un hospital de Quevedo, se observa que no existe una eficiente planificación de las necesidades considerando que se realizan de manera recurrente a realizar reformas al Plan anual de contratación, además del excesivo retraso en la elaboración de los documentos habilitantes los cuales no se entregan de manera oportuna ocasionando demoras en la ejecución de la fase preparatoria.
Asimismo, los resultados se prueban con los alcanzados por Collado, (2018), quien concluyó que, en relación a la fase contractual su cumplimiento es parcial debido a que los contratistas no cumplen con las entregas establecidas según el cronograma lo que afecta el cumplimiento de metas y a su vez ocasiona retrasos en la entrega de los bienes y servicios y el desabastecimiento de la unidad médica.
En cuanto a los resultados obtenidos en relación a la variable procesos de contratación se puede observar que la entidad contratante está realizando de manera recurrente los procesos de ínfima cuantía las mismas que no se encuentran dentro de la planificación inicial lo que ocasiona que la ejecución del plan anual de contrataciones no se cumpla de manera eficiente de acuerdo a lo establecido en la programación inicial. Consecuentemente, la utilización de procesos de ínfima cuantía de manera recurrente y la publicación de procedimientos de régimen especial ha ocasionado que los mismos sean objetos de observación por los entes de control.
Para llevar a cabo una administración eficiente y que esté apegada a las normas y políticas que rigen los procedimientos de contratación pública es necesario la implementación de un modelo de gestión que establezca directrices claras, basados en criterios objetivos y de fácil aplicación que cumplan con estándares, implantando un sistema de seguimiento y control interno que permita generar alertas a posibles irregularidades y poder corregirlas de manera eficaz y oportuna.
Es fundamental implementar una serie de medidas que garanticen la transparencia, eficiencia y legalidad en el manejo de los recursos y la selección de proveedores ya que existen factores que afectan el normal desenvolvimiento de los mismos.
La aplicación de un modelo de gestión servirá de guía para la orientación, dinamización y evaluación de la mejora continua en las actuaciones preparatorias de los procesos de contratación de bienes, obras y servicios, mediante la aplicación de normas, técnicas y procedimientos que permitan realizar de manera más ágil y oportunas la elaboración de los documentos habilitantes, logrando así disminuir los tiempos de entregas en cada fase de los procedimientos.
CONCLUSIONES
En el presente estudio se comprobó que la mejora en las actuaciones preparatorias influye de forma significativa en la eficiencia de los procesos de contratación pública. Sumado a ello se observó que los procesos de contratación son eficientes en un nivel medio lo cual se deriva del retraso en la elaboración de documentos, la implementación de procedimientos que ocasiona que los procesos no fluyan, un personal con escasos conocimientos y falta de capacitación. Con los resultados obtenidos se probó que las variables están relacionadas significativamente existiendo una gran correlación, lo que deduce que la mejora en los actos preparatorios dinamizara los procesos de contratación pública.
El poco conocimiento de las áreas involucradas en procesos de compras, la mala planificación de las necesidades de adquisición además de falta de capacitación en temas relacionados con la normativa que rige los procesos de contratación pública, dificulta que los mismos se lleven a cabo de manera adecuada y oportuna. Los procesos de contratación no se realizan de acuerdo a los parámetros establecidos, lo que ocasiona que los mismos no se ejecuten de acuerdo a lo determinado en la planificación inicial, todo esto debido a falta de cumplimiento de procedimientos y lineamientos claros y estandarizados en cada fase de los procesos.
El modelo de gestión propone propuestas de mejora a la problemática encontrada, como la aplicación de un plan de capacitación en el manejo de temas de contratación pública, implementación de diagramas de flujos y formatos útiles para la elaboración de los documentos habilitantes; y, determinar tiempos límite para cada fase de los procesos de contratación pública.
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